K2: årsredovisning i mindre företag

Generella utgångspunkter

De företag som är skyldiga att upprätta en årsredovisning enligt 6 kap. 1 § BFL är av varierande storlek och företagsform. Redovisningsreglerna för mindre företag är ett steg för att förenkla redovisningen för dessa företag utifrån användarens behov och företagets storlek.

I dagsläget finns det två allmänna råd om årsredovisning för mindre företag (K2), som båda är utformade från samma utgångspunkter. Det ena allmänna rådet gäller mindre aktiebolag som ska upprätta årsredovisning (BFNAR 2008:1 Årsredovisning i mindre aktiebolag). Det andra allmänna rådet gäller för mindre ekonomiska föreningar (BFNAR 2009:1 Årsredovisning i mindre ekonomiska föreningar). Utgångspunkten vid utformningen av de två regelverken har varit desamma, dock med hänsyn till de särdrag som de två företagsformerna har. På denna sida benämns aktiebolag och ekonomiska föreningar som företag.

Det valda regelverket ska tillämpas i sin helhet (BFNAR 2008:1 punkt 1.4 respektive BFNAR 2009:1 punkt 1.4). Det går inte att kombinera reglerna i respektive allmänt råd med regler i annan normgivning.

K2-regelverken bygger på försiktighetsprincipen. Det innebär bl.a. att det inte finns någon möjlighet att värdera finansiella instrument till något verkligt värde. Även möjligheterna till uppskrivning har begränsats till att bara gälla fastigheter.

Befintlig normgivning

Utgångspunkten för BFN när de nya regelverken inom K2 har tagits fram har varit befintlig redovisningsnormgivning och den praxis som tillämpats av företagen. De allmänna råden inskränker vissa av de redovisningsmöjligheter som ÅRL ger. Avstegen har gjorts som en del i arbetet att förenkla för företagen.

Reglerna präglas av förenkling och försiktighet

Reglerna präglas av förenkling, t.ex. ges möjlighet att välja schablonlösningar. Även försiktighetsprincipen är en viktig utgångspunkt, vilket fått till följd att endast värdering till anskaffningsvärde är tillåten. Egenupparbetade immateriella tillgångar får inte heller aktiveras. Väsentlighetsregler finns som gränsvärden när nedskrivning och avsättning ska göras.

Alla regler är samlade och lätta att läsa

Utgångspunkten för BFN har varit att reglerna ska vara så enkla som möjligt, men ändå motsvara de krav som bör ställas på redovisningen hos ett mindre företag. Reglerna ska vara lätta att läsa och förstå. De ska vara tydliga och de flesta situationer som företaget ställs inför ska vara reglerade.

Reglerna i K2 beaktar det samband som finns mellan redovisning och beskattning. Det blir lättare för företaget om redovisningsreglerna så långt som möjligt överensstämmer med de skattemässiga reglerna.

De allmänna råden är regelbaserade, vilket innebär att varje situation är noggrant beskriven. Det finns tabeller som beskriver olika situationer, t.ex. vid vilken tidpunkt som en inkomst blir en intäkt. Målet är att regelverken ska vara heltäckande och ge vägledning i samtliga situationer som företaget måste redovisa.

Samtliga regler som företaget behöver när årsredovisningen ska upprättas finns i huvudsak i det allmänna rådet med tillhörande vägledning. I två fall finns hänvisningar till andra allmänna råd som får tillämpas. Det är hänvisning till det allmänna rådet om fusion av helägt aktiebolag (BFNAR 1999:1) och till det allmänna rådet om redovisning av fusion (BFNAR 2003:2).

Även uppställningsformen för årsredovisningen är noggrant beskriven och reglerad inom K2 för att det ska vara enkelt att uppfylla lagens krav (BFNAR 2008:1 kapitel 4 respektive BFNAR 2009:1 kapitel 4). ÅRL tillåter att resultaträkningen upprättas enligt en kostnadsslagsindelning eller en funktionsindelning (3 kap. 3 § ÅRL). K2 tillåter dock bara att resultaträkningen följer den kostnadslagsindelade uppställningsformen (BFNAR 2008:1 punkt 3.3 respektive BFNAR 2009:1 punkt 3.3).

Avsteg från årsredovisningslagen

I de allmänna råden görs en rad avsteg från olika redovisningsmöjligheter som ges i ÅRL. Anledningen till detta är att reglerna ska vara enkla och att företagen inte ska behöva göra några svåra bedömningar. Av de allmänna råden framgår när reglerna avviker från reglerna i ÅRL.

Avvikelser från periodiseringsregeln

Det finns ett visst inslag av kontantmetoden i de allmänna råden. Ett företag behöver inte periodisera inkomster och utgifter som var för sig understiger 5 000 kronor (BFNAR 2008:1 punkt 2.4 respektive BFNAR 2009:1 punkt 2.4). Regeln är en avvikelse från den grundläggande periodiseringsregeln i ÅRL som anger att intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret ska tas med i årsredovisningen oavsett tidpunkten för betalningen. Förenklingsregeln ger uttryck för en schablonmässig väsentlighetsprincip.

Inga indirekta kostnader i egentillverkade varor

Några indirekta tillverkningskostnader får inte räknas med i anskaffningsvärdet för egentillverkade varor i lagervärdet, trots det som anges i 4 kap. 3 § tredje stycket ÅRL (BFNAR 2008:1 punkt 12.10 respektive BFNAR 2009:1 punkt 12.10). Detta gäller dock inte djur i jordbruk och renskötsel som värderas enligt 17 kap. 5 § IL.

Endast byggnader och mark kan skrivas upp

Reglerna i K2 ger bara möjlighet att skriva upp anläggningstillgångar i form av byggnader och mark (BFNAR 2008:1 punkt 10.37 respektive BFNAR 2009:1 punkt 10.38). Dessa regler är en inskränkning av 4 kap. 6 § ÅRL som även tillåter uppskrivning av andra anläggningstillgångar.

Immateriella tillgångar

Årsredovisningslagen ger möjlighet, under vissa förutsättningar, att redovisa utgifter för forskning och utveckling samt andra liknande arbeten som en tillgång (4 kap. 2 § ÅRL). Det kan ofta vara svårt att bedöma vilket värde en internt upparbetad immateriell tillgång har. I en strävan att reglerna i K2 ska vara enkla finns det därför ingen möjlighet att redovisa internt upparbetade immateriella tillgångar som en tillgångspost i balansräkningen (BFNAR 2008:1 punkt 10.3 respektive BFNAR 2009:1 punkt 10.3). Utgifter för dessa ska i stället kostnadsföras i resultaträkningen.

Däremot får immateriella tillgångar som förvärvas från någon annan tas upp som tillgångar i balansräkningen om de har ett bestående värde och det är sannolikt att de kommer att ge företaget ekonomisk nytta (BFNAR 2008:1 punkt 10.3 respektive BFNAR 2009:1 punkt 10.3).

Ingen värdering av finansiella anläggningar till verkligt värde

Årsredovisningslagen ger möjlighet att värdera finansiella anläggningstillgångar till verkligt värde (4 kap. 14a § ÅRL). En sådan värdering är inte möjlig enligt reglerna i K2 (BFNAR 2008:1 punkt 11.6 respektive BFNAR 2009:1 punkt 11.6).

Vissa avsättningar är inte tillåtna

Enligt reglerna i K2 får företag bara göra avsättningar för framtida utgifter för formella åtaganden. Formella åtaganden är åtaganden till följd av avtal eller offentligrättsliga regler. Någon möjlighet att göra en avsättning för informella åtaganden finns inte (BFNAR 2008:1 punkt 16.2 respektive BFNAR 2009:1 punkt 16.2).

Förenklingsregler

Det finns även andra förenklingsregler som innebär att det allmänna rådet ger beloppsgränser för när företaget kan vidta en viss redovisningsåtgärd.

Återkommande utgifter

Om samma slag av utgift återkommer varje räkenskapsår får utgiften redovisas som kostnad det räkenskapsår som företaget erhåller fakturan eller gör en utbetalning enligt ett avtal eller liknande handling. Förenklingsregeln kan användas för att minska antalet periodiseringar men perioden belastas ändå med en årskostnad. För att förenklingsregeln ska få användas krävs att utgiften kan antas variera med högst 20 procent mellan åren och att varje räkenskapsår belastas med en årskostnad. Regeln får inte användas för personalutgifter (BFNAR 2008:1 punkt 7.9 respektive BFNAR 2009:1 punkt 7.9).

Beloppsgränser

Det finns en rad beloppsgränser som innebär att en redovisningsåtgärd inte behöver ske förrän vid en viss gräns. Beloppsgränserna anger en schablon för när en förändring är väsentlig och därmed ska redovisas på ett visst sätt. Innan gränsen är överskriden är redovisningsåtgärden frivillig.

Ett företag behöver inte skriva ned finansiella anläggningstillgångar om tillgångens värde understiger det redovisade värdet med mindre än det lägsta av 25 000 kronor och 10 procent av det egna kapitlet vid årets ingång (BFNAR 2008:1 punkt 11.17 respektive BFNAR 2009:1 punkt 11.18).

En liknande regel finns även för avsättningar. Ett företag behöver inte redovisa åtaganden som avsättningar om summan av dessa kan antas understiga det lägsta av 25 000 kronor och 10 procent av det egna kapitlet vid årets ingång. Förenklingen får dock inte användas för pensionsåtaganden, inklusive särskild löneskatt (BFNAR 2008:1 punkt 16.6 respektive BFNAR 2009:1 punkt 16.6).

Hur ska en oreglerad fråga lösas?

Utgångspunkten för de allmänna råden är att de ska vara heltäckande. Det innebär att det ska finnas regler som talar om hur redovisingen ska ske i alla situationer. Det kan dock finnas situationer som inte är reglerade.

Om en fråga inte är reglerad ska företaget enligt de allmänna råden söka vägledning i följande ordning (BFNAR 2008:1 punkt 1.6 respektive BFNAR 2009:1 punkt 1.6):

1. regler i det allmänna rådet som behandlar liknande frågor
2. grundläggande redovisningsprinciper i 2 kap. 4 § fjärde stycket ÅRL och det allmänna rådets grundläggande principer i kapitel 2.

Det innebär att man inte får söka vägledning i andra allmänna råd, rekommendationer eller specifika uttalanden.

Kompletterande information

• Gränsvärdena för att dela in större och mindre företag.
• När den löpande bokföringen ska avslutas med en årsredovisning.
• De grundläggande principerna inom redovisning.
• Hur de finansiella rapporterna ska utformas.