Det kassaregister som ett företag ska använda ska ha vissa funktioner. Andra funktioner får ett kassaregister inte ha. Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat. Läs Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister med tillhörande meddelande för en fullständigare bild.
Det grundläggande kravet på det kassaregister som företaget ska använda är att det på ett tillförlitligt sätt visar alla registreringar som har gjorts, samt programmeringar och inställningar som enligt bokföringslagen utgör behandlingshistorik. Ett företag som omfattas av bestämmelserna om skyldigheten att använda ett kassaregister ska använda ett kassaregister som är certifierat (39 kap. 8 § SFL).
Några certifierade kassaregister finns emellertid inte. Det kassaregister som företaget ska använda ska i stället vara tillverkardeklarerat och anslutet till en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem.
I Skatteverkets föreskrifter framgår de krav som kassaregistret ska uppfylla för att vara tillverkardeklarerat (SKVFS 2014:9).
Ett kassaregister får inte ha andra funktioner än dem som framgår av dess dokumentation (4 kap. 12 § SKVFS 2014:9).
Till varje version av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram ska det finnas en tillverkardeklaration (8 kap. 1 § SKVFS 2014:9). Tillverkardeklarationen ska ingå i kassaregistrets eller kassaregisterprogrammets dokumentation (8 kap. 3 § SKVFS 2014:9). Läs mer i SKV M 2012:7 avsnitt 5.28.
Tillverkardeklarationen ska lämnas till Skatteverket (8 kap. 4 § SKVFS 2014:9). På Skatteverkets webbplats publiceras en lista över vilka kassaregister som är tillverkardeklarerade.
Ett kassaregister ska enligt 4 kap. 2 § SKVFS 2014:9 kunna ta fram
Läs mer om vilka uppgifter som ett kvitto ska innehålla.
En Z-dagrapport ska innehålla uppgifter om bl.a. växelkassa, antal kassakvitton och antal lådöppningar (7 kap. 3 § SKVFS 2014:9). Läs om innehållet i Z-dagrapporten i SKV M 2012:7 avsnitt 5.26.
Den uppgift som ska finnas med på en Z-dagrapport, men som inte finns med på en X-dagrapport, är uppgiften om löpnummer i en obruten stigande nummerserie. Vilka uppgifter som ska framgå av en X-dagrapport framgår av 7 kap. 2 § SKVFS 2014:9. Läs om innehållet i en X-dagrapport i SKV M 2012:7 avsnitt 5.25.
Ett kassaregister får endast ha en övningsfunktion om det framgår av kassaregistrets dokumentation och om användningen av övningsfunktionen registreras i kassaregistret (4 kap. 11 § SKVFS 2014:9).
Om kassaregisteret har en funktion för utskrift av kvittokopia, övningskvitto eller proformakvitto ska dessa vara tydligt markerade med orden kopia, övning (ovning) respektive ej kvitto. Den markerande texten ska inte kunna ändras (5 kap. 5 § SKVFS 2014:9).
I Skatteverkets föreskrifter har funktionerna som ett kassaregister ska ha för att vara godkänt förtydligats.
Ett kassaregister ska kunna registrera växelkassan och förändringar av växelkassan (5 kap. 1 § SKVFS 2014:9).
Kravet på att kassaregistret ska kunna registrera förändringarna gäller inte kassaregister som är tillverkade före ikraftträdandet av föreskriften (1 juli 2014) och som inte har funktionen att kunna registrera förändringar av växelkassan. Undantaget gäller under tiden fram till den 1 januari 2019 (SKVFS 2014:9). Företag som berörs ska dokumentera de förändringar av växelkassan som sker genom t.ex. uttag och insättningar på en lapp i kassalådan.
Kassaregistret ska kunna registrera olika slag av betalningsmedel (5 kap. 2 § SKVFS 2014:9). Med betalningsmedel avses bl.a. kontanter, kontokort och presentkort (2 kap. 2 § SKVFS 2014:9).
Ett kassaregister får inte ha vissa funktioner eller vara konstruerat på vissa sätt. Läs mer om detta i SKV M 2012:7 avsnitt 5.19-5.22.
Kassaregistret får inte ha en funktion som möjliggör för en användare att ta bort, förändra eller lägga till uppgifter i redan gjorda registreringar (6 kap. 1 § SKVFS 2014:9).
Det ska inte vara möjligt att registrera ett försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett kassakvitto i pappersform eller tar fram och skickar ett elektroniskt kassakvitto (6 kap. 2 § SKVFS 2014:9).
Kassaregistret ska inte kunna skriva ut mer än en kopia av ett kassakvitto. Detta gäller oavsett om kassakvittot är i pappersform eller i elektronisk form (6 kap. 3 § SKVFS 2014:9).
Det ska inte gå att förändra förprogrammerad text på artiklar och tjänster vid registreringen (6 kap. 4 § SKVFS 2014:9).