OBS: Detta är utgåva 2017.6. Visa senaste utgåvan.
Enligt 2 kap. TF kan en handling förekomma i många former. En handling är alltid bärare av information.
En handling är ett fysiskt medium som innehåller information av något slag. Handlingar är framställning i skrift eller bild (2 kap. 3 § TF). Även upptagningar är en form av handling. Informationen på en upptagning kan lagras på olika slags medier avsedda för automatiserad behandling eller på annat sätt. Skillnaden mellan en framställning och en upptagning är att en framställning kan uppfattas utan tekniska hjälpmedel medan en upptagning är beroende av ett tekniskt hjälpmedel för att kunna uppfattas eller förstås.
Exempel på framställningar är
Exempel på upptagningar är
”Upptagning för automatiserad behandling” innebär att informationen är fixerad på någon form av datamedium och antingen finns eller kan matas in i en dator. Informationen kan bestå av endast några få uppgifter eller av stora informationssamlingar.
Upptagningar för automatiserad behandling delas upp i två slags handlingar:
En potentiell handling är en upptagning som består av en sammanställning av elektroniskt lagrade uppgifter. Varje tänkbar sammanställning av uppgifter ur en eller flera upptagningar för automatiserad behandling kan utgöra en potentiell handling. Upptagningen behöver därför inte i finnas i sammanställd form vid en viss tidpunkt, t.ex. när en sökande med stöd av 2 kap. TF begär att få del av sammanställningen.
En färdig elektronisk handling är en handling som har ett bestämt innehåll som går att återskapa gång på gång, t.ex. epostmeddelanden, protokoll och beslut i elektronisk form (prop. 2001/02:70 s. 20). En sådan färdig elektronisk handling kan sägas motsvara en pappershandling. Till skillnad från en potentiell handling består en färdig elektronisk handling av redan existerande upptagningar som finns slutligt utformade hos myndigheten.