Inkommen till en myndighet

Inkommen

En handling anses inkommen till en myndighet när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda (2 kap. 6 § TF). Behörig befattningshavare är den som enligt myndighetens arbetsordning har till uppgift att ta emot handlingar, t.ex. registrator, eller den som handlägger det ärende till vilket en handling hör.

Om en handling har hunnit bli diarieförd eller inte saknar betydelse vid bedömningen av om handlingen ska anses inkommen till en myndighet eller inte (JO 1975 s. 319).

Det finns inget krav på att handlingen ska ha avlämnats i myndighetens lokaler för att den ska anses som inkommen till myndigheten. Det räcker med att behörig befattningshavare har tagit emot handlingen, t.ex. vid en revision eller ett tillsynsbesök.

Upptagning för automatiserad behandling

För att en upptagning för automatiserad behandling ska anses inkommen till en myndighet ska den vara tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas (2 kap. 6 § TF).

Brev adresserat till handläggare

Ett brev eller annat meddelande som är ställt personligen till en handläggare på en myndighet anses som allmän handling om det gäller ett ärende eller någon annan fråga som myndigheten ansvarar för (2 kap. 4 § TF). Detta gäller oavsett om brevet finns i pappersform, som e-post, som meddelande i en röstbrevlåda eller som ett textmeddelande genom SMS.

Brev av privat karaktär till handläggare blir inte allmänna handlingar även om de skickas till en myndighet.

Inkommen handling får inte återsändas eller förstöras

En inkommen handling får inte skickas tillbaka till avsändaren eller förstöras, även om det skulle ske i samförstånd med avsändaren (JO 1994/95:JO1 s. 593).

Lånade handlingar får återlämnas

Handlingar som en myndighet begär in som lån får skickas tillbaka, bl.a. med stöd av 12 § andra stycket arkivlagen. Riksarkivet får meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om återlämnande (11 § arkivförordningen).

Riksarkivets föreskrifter tillåter Skatteverket att återlämna originalhandlingar som är av särskild vikt för ingivaren när inga bestämmelser om återlämnande finns i någon annan författning (RA-MS 2015:23). Handlingarna får återlämnas efter att Skatteverket har kopierat eller skannat in handlingen för sin handläggning, ärendet är avslutat och originalhandlingen inte längre behövs för verksamheten. Om Skatteverket har gjort en kontroll av handlingens äkthet ska resultatet av kontrollen dokumenteras innan handlingen återlämnas. Handlingar som får återlämnas kan delas upp i fem grupper:

• pass och identitetshandlingar samt familjerättsliga handlingar av olika slag
• handlingar som är till för att styrka rätten att vistas i landet
• betyg och andra merithandlingar
• avtal eller handlingar som styrker ägande eller ett avdrag
• övriga handlingar som är av särskild vikt för ingivaren.

Mellan självständiga verksamhetsgrenar

Om en myndighet består av olika verksamhetsgrenar som är självständiga i förhållande till varandra, anses en handling som inkommen när den har lämnats från en självständig verksamhetsgren till en annan (2 kap. 8 § TF).

E-post

Ett e-postmeddelande som skickas internt inom en myndighet (d.v.s. inom en självständig verksamhetsgren) är normalt inte att anse som en allmän handling. Det har varken kommit in till eller upprättats hos myndigheten i TF:s bemärkelse.

Om e-postmeddelandet däremot har skickats från en annan självständig verksamhetsgren inom myndigheten eller från en annan myndighet anses det ha inkommit till den mottagande myndigheten. När ett sådant e-postmeddelande har verksamhetsanknytning är det en allmän handling.

Ett e-postmeddelande som kommer in till eller expedieras från myndigheten, och därmed anses som upprättat, är en allmän handling. Om ett externt inkommet meddelande vidarebefordras inom myndigheten med t.ex. en kommentar i det interna meddelandet, ses de som två separata handlingar. Det externa meddelandet är en allmän handling medan det interna inte är en allmän handling.

När en fil är bifogad till ett e-postmeddelande som skickas internt eller externt får det bedömas från fall till fall om den bifogade filen är en allmän handling. Bedömningen görs separat från vad som gäller för själva e-postmeddelandet. Detta kan t.ex. aktualiseras när e-post skickas internt men en bifogad fil är extern, d.v.s. filen har inkommit till myndigheten med ett externt e-postmeddelande.

Observera att en förteckning över e-post (e-postlogg) anses som ett diarium, register eller annan förteckning som förs fortlöpande och anses som en allmän handling så snart den finns färdig för att ta emot och skicka e-post.

Rättsfall: Intern kommunikation via e-post

Ett e-postmeddelande kopierades in i ett annat e-postmeddelande som sedan skickades inom Skatteverket. Innehållet i e-postmeddelandet vidarebefordrades därigenom till flera tjänstemän. Kammarrätten fann att det inte framkom att det hade vidtagits några övriga åtgärder som kunde innebära att den prövade handlingen hade färdigställts i den mening som avses i 2 kap. 7 § TF. Handlingen utgjorde därmed inte en allmän handling med stöd av 2 kap. 7 § TF. Den var inte heller att anse som en allmän handling på annan grund och överklagandet avslogs i denna del (KRNS 2016-10-04, mål nr 1979-16).

Beslagtagna handlingar

Handlingar som en myndighet tar i beslag anses som inkomna till myndigheten och därmed allmänna handlingar (KRNS 2015-09-18, mål nr 6017).

Cookie-fil

En s.k. cookie är information som en hemsida lagrar i besökarens dator. Informationen är avsedd för den hemsida som har sänt den. En cookie-fil som har tagits emot av en myndighet anses som en handling som har kommit in till myndigheten och är förvarad hos myndigheten. Därigenom blir den en allmän handling (RÅ 1999 ref. 18).

Kompletterande information

• Allmänna handlingar i elektronisk form (SOU 2010:4).