Vem ska lämna arbetsgivardeklaration på individnivå fr.o.m. 1 januari 2019?

Nya regler om redovisning per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen

Från och med redovisningsperiod januari 2019 ska en arbetsgivardeklaration även innehålla uppgifter om betalnings­mottagaren (på individnivå), bland annat den ersättning som betalats ut till betalningsmottagaren och hur stort skatteavdrag som gjorts för betalningsmottagarens räkning (26 kap. 19 a § SFL).

Pensioner ska redovisas av arbetsgivaren även när någon annan betalar ut pensionen

Det förekommer att en arbetsgivare anlitar någon annan för att betala ut pensionen. En försäkringsgivare kan betala ut pensionen åt arbetsgivaren när tjänstepensionen är säkerställd med en pantsatt arbetsgivarägd kapitalförsäkring (s.k. förmedlingspension). Det förekommer också att pension från en arbetsgivare betalas ut av ett administrationsföretag. Redovisningen av utbetalad pension ska göras i arbetsgivarens arbetsgivardeklaration och inte i försäkringsgivarens eller administrationsföretagets arbetsgivardeklaration (Skatteverkets ställningstagande: Arbetsgivardeklaration på individnivå – redovisning av pensionsutbetalningar ska göras av den som slutligen står för kostnaden för pensionen).

Redovisning av pensioner om arbetsgivaren har gått i konkurs

Om en arbetsgivare har gått i konkurs ska konkursboet redovisa utbetalda pensioner per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen. Om länsstyrelsen har betalat ut pensionen enligt lönegarantilagen ska dock länsstyrelsen redovisa ersättningen per betalningsmottagare i sin arbetsgivardeklaration.

Vid en konkurs ska arbetsgivarens pensionsskuld normalt tryggas genom köp av tjänstepensionsförsäkringar och försäkringsgivaren övertar därmed arbetsgivarens redovisningsansvar för de framtida pensionsutbetalningarna. Läs mer om en näringsverksamhet upphör utan att pensionsutfästelsen överförs. En pensionsstiftelse ska träda i likvidation om arbetsgivaren blivit försatt i konkurs. Om ”arbetsgivarens” pensionsstiftelse betalar ut förfallna pensionsbelopp eller efter länsstyrelsens medgivande betalar ut arbetstagares och efterlevandes pensionsfordringar med engångsbelopp ska pensionsstiftelsen redovisa pensionen per betalningsmottagare i sin arbetsgivardeklaration.

En representant kan lämna arbetsgivardeklaration för enkla bolag och partrederier

Skatteverket kan efter ansökan från alla delägare i ett enkelt bolag eller i ett partrederi registrera en representant. Representanten ska redovisa och betala in arbetsgivaravgifter och skatteavdrag för verksamheten (5 kap. 2 § SFL).

Föreläggande om att lämna arbetsgivardeklaration

Om den som är skyldig att deklarera inte lämnar någon deklaration, får Skatteverket förelägga om att denne ska komma in med en deklaration (37 kap. 2 § SFL).

En skriftlig upplysning räcker om man inte har betalat ut ersättning eller gjort skatteavdrag

Man behöver inte lämna någon arbetsgivardeklaration för redovisningsperioder där man inte har betalat ut någon ersättning eller gjort skatteavdrag. Den registrerade måste dock skriftligen upplysa Skatteverket om detta (26 kap. 3 § andra stycket SFL). Undantaget att lämna en skriftlig upplysning i stället för en arbetsgivardeklaration gäller också för en utbetalare (näringsidkare) som i egenskap av privatperson kan lämna en förenklad arbetsgivardeklaration.