Längsta tid som personuppgifter får behandlas automatiserat

Personuppgifter som inte har gjorts gemensamt tillgängliga

Personuppgifter som inte har gjorts gemensamt tillgängliga får inte behandlas längre än ett år efter det att

1. ärendet avslutades, om de behandlas i ett ärende
2. de behandlades automatiserat första gången, om de inte hör till ett ärende.

Undantaget i brottsdatalagen för viss vidare behandling med anledning av arkivering m.m. gäller inte för denna typ av uppgifter vid Skatteverket (4 kap. 2 § Skatteverkets brottsdatalag). Det innebär att dessa personuppgifter ex. inte får arkiveras digitalt då all typ av behandling av dessa uppgifter ska upphöra helt när tiden löpt ut. Endast om det har meddelats uttryckliga föreskrifter som innebär att uppgifterna i fråga får behandlas för arkivändamål av allmänt intresse eller för vetenskapliga, statistiska eller historiska ändamål får de behandlas automatiserat längre än vad som anges i denna paragraf (4 kap. 9 § Skatteverkets brottsdatalag).

Kravet på att uppgifter inte får behandlas längre efter att tiden har löpt ut gäller däremot inte personuppgifter i ärenden om utredning av brott.

Gemensamt tillgängliga uppgifter i ärenden om utredning av brott

Om en brottsanmälan avskrivs på grund av att den påstådda gärningen inte utgör ett brott, får personuppgifter som finns i anmälan och som har gjorts gemensamt tillgängliga inte längre behandlas för ändamål inom tillämpningsområdet för Skatteverkets brottsdatalag. Om en brottsanmälan i annat fall inte har lett till förundersökning eller annan motsvarande utredning, får personuppgifterna inte behandlas för ändamål inom tillämpningsområdet för Skatteverkets brottsdatalag när åtal inte längre får väckas för brottet (4 kap. 3 § Skatteverkets brottsdatalag).

Om en förundersökning har lett till åtal eller annan domstolsprövning, får personuppgifter som finns i förundersökningen och som har gjorts gemensamt tillgängliga inte behandlas för ändamål inom tillämpningsområdet för Skatteverkets brottsdatalag längre än fem år efter utgången av det kalenderår då domstolens avgörande fick laga kraft. Det gäller även personuppgifter i andra utredningar som handläggs enligt bestämmelser i 23 kap. rättegångsbalken.

Om en förundersökning har lagts ner eller avslutats på annat sätt än genom åtal, får personuppgifterna i förundersökningen inte behandlas för ändamål inom Skatteverkets brottsdatalags tillämpningsområde längre än fem år efter utgången av det kalenderår då åklagarens eller förundersökningsledarens beslut meddelades (4 kap. 4 § Skatteverkets brottsdatalag).

Undantag för längsta tid för behandling för uppgifter som förekommit i förundersökning

Undantag för längsta tid för behandling finns föreskrivet för uppgifter om en person i en förundersökning som har lett till fällande dom och uppgifter om en person som har varit misstänkt i en förundersökning som har lagts ner eller avslutats på annat sätt än genom åtal. Dessa personuppgifter får behandlas för ändamål som omfattas av tillämpningsområdet för Skatteverkets brottsdatalag trots att den tid på fem år som anges har löpt ut. Detsamma gäller personuppgifter i andra utredningar som handläggs enligt bestämmelser i 23 kap. rättegångsbalken.

När personuppgifter får behandlas i dessa undantagsfall får även följande uppgifter behandlas:

1. ärendenummer eller liknande referensuppgifter
2. brottskoder
3. uppgifter om omständigheterna kring brottet.

Uppgifter om den dömde i en förundersökning som har lett till fällande dom får behandlas trots att den angivna tiden på fem år har löpt ut. För att uppgifterna ska få behandlas måste det vara nödvändigt av särskilda skäl för att finna samband mellan olika brott eller mellan tänkbara gärningsmän. Behandlingen ska dock upphöra senast i samband med att uppgifterna om den dömde tas bort ur belastningsregistret enligt lagen (1998:620) om belastningsregister (8 § Skatteverkets brottsdataförordning).

Skatteverket får också, i ett enskilt fall, behandla uppgifter om en person som har varit misstänkt i en förundersökning som har lagts ner eller avslutats på annat sätt än genom åtal, trots att den tid på fem år som anges i 4 kap. 4 § andra stycket Skatteverkets brottsdatalag har löpt ut. Behandlingen måste vara nödvändig för att personen ska kunna lagföras. Behandlingen måste också upphöra senast då åtal inte längre får väckas för brottet (9 § Skatteverkets brottsdataförordning).

Skatteverket måste också se till att en person inte längre är sökbar som misstänkt om en förundersökning mot personen har lagts ned, om ett åtal har lagts ned eller om en frikännande dom har fått laga kraft (4 kap. 5 § Skatteverkets brottsdatalag).

Längsta tid för övriga uppgifter som har gjorts gemensamt tillgängliga

Det finns också särskilda frister för längsta behandling av personuppgifter som har gjorts gemensamt tillgängliga. Fristerna gäller när

• uppgifterna kan antas ha samband med misstänkt brottslig verksamhet som handlar om ett brott för vilket det är föreskrivet fängelse i ett år eller mer, eller som pågår systematiskt
• uppgifterna behandlas i syfte att fullgöra internationella åtaganden.

Skyldigheten att arkivera och bevara allmänna handlingar eller att arkivmaterial lämnas till en arkivmyndighet gäller dock inte för detta undantag (2 kap. 17 § andra stycket brottsdatalagen).

Det innebär att personuppgifterna inte får arkiveras digitalt.

Utgångspunkten är att all automatiserad behandling av personuppgifterna ska upphöra när den tid som anges i 7 och 8 §§ har löpt ut, vilket innebär att uppgifterna ska tas bort. Endast om det har meddelats uttryckliga föreskrifter som innebär att uppgifterna i fråga får behandlas för arkivändamål av allmänt intresse eller för vetenskapliga, statistiska eller historiska ändamål får de behandlas automatiserat längre än vad som anges i de följande paragraferna (4 kap. 9 § Skatteverkets brottsdatalag).

Om uppgifterna kan antas ha samband med misstänkt brottslig verksamhet som innefattar brott för vilket det är föreskrivet fängelse i ett år eller mer eller som pågår systematiskt

Hur lång tidsfristen för behandling av personuppgifter är när man misstänker brott beror på hur långt fängelsestraff som är föreskrivet det misstänkta brottet.

Om det handlar om fängelse i ett år eller mer får uppgifterna inte behandlas längre än tre år efter utgången av det kalenderår då uppgifterna registrerades. Om det misstänkta brottet är föreskrivet fängelse i två år eller mer får uppgifterna inte behandlas längre än fem år efter utgången av det kalenderår då registrerades.

När den misstänkta brottsliga verksamheten pågår systematiskt är tidsfristen tre år efter utgången av det kalenderår som uppgifterna registrerades.

Om en ny registrering som handlar om personens anknytning till en brottslig verksamhet görs före utgången av de tidsfristerna, får de uppgifter som redan finns om personen fortsätta att behandlas. Det gäller så länge någon av uppgifterna får behandlas (4 kap. 7 § Skatteverkets brottsdatalag).

Fullgöra internationella åtaganden

Personuppgifter som behandlas i syfte att fullgöra internationella åtaganden får inte behandlas längre än ett år efter utgången av det kalenderår då ärendet som uppgifterna behandlades i avslutades (4 kap. 8 § Skatteverkets brottsdatalag).

Digital arkivering

När uppgifter och handlingar arkiveras digitalt ska uppgifterna och handlingarna skiljas från övriga uppgifter och handlingar i verksamheten så att de inte kan behandlas för att utföra en uppgift för att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet, utreda brott eller fullgöra internationella förpliktelser som följer av internationella åtaganden enligt 2 kap. 1 § Skatteverkets brottsdatalag. Åtkomsten till arkiverade uppgifter och handlingar ska begränsas till särskilt angivna tjänstemän (6 § Skatteverkets brottsdataförordning).