Underrättelse om innehållet i beslut och om hur man överklagar

Myndighetens underrättelseplikt

Det är av betydelse i flera avseenden att en myndighet tillkännager sina beslut för parter och andra intressenter. För den enskilda är det naturligtvis av vikt att få reda på utgången i ett ärende och i normala fall också vilka beslut som fattats under handläggningen. Utan information om vilket beslut som har fattats kan parten inte inrätta sitt handlande efter beslutet. Genom att beslutet ges till känna för den det riktar sig till börjar i allmänhet också överklagandetiden att löpa (prop. 2016/16:180 s. 205).

Dessutom kan åtskilliga beslut, i synnerhet förpliktande sådana, ofta inte verkställas förrän den som direkt berörs av beslutet fått del av detta.

En myndighet ska så snart som möjligt underrätta part om det fullständiga innehållet i ett beslut som meddelat i ärendet (33 § första stycket FL). Underrättelseskyldigheten ska alltså fullgöras på myndighetens eget initiativ och det är enbart parterna i ett ärende som måste underrättas enligt denna bestämmelse. Andra som kan ha ett intresse av att ta del av ett beslut kan i vissa fall ha rätt att få en underrättelse enligt 34 § FL.

Underrättelseskyldigheten omfattar formellt alla slags beslut som myndigheten fattar under handläggningen av ett ärende.

Undantag från underrättelseplikten

Om det är uppenbart obehövligt behöver parten inte underrättas om beslutet. Undantagsregeln ska tolkas snävt och avsikten är att den ska tillämpas enbart i sådana fall där behovet av en underrättelse – sett objektivt ur den enskildas perspektiv – i princip helt saknas. Det ska alltså framstå som självklart för var och en att en underrättelse inte har någon som helst funktion att fylla (prop. 2016/17:180 s. 206 och s. 324).

Underrättelse om hur man överklagar samt upplysning om avvikande mening

Om parten får överklaga ett beslut så ska hen även underrättas om hur detta går till (33 § andra stycket FL).

Bestämmelserna om underrättelse om hur man överklagar syftar till att parten får nödvändig information för att kunna överklaga beslutet och ta vara på sin rätt.

Prövningen ska göras med utgångspunkt i en bedömning av om mottagaren av underrättelsen har rätt att överklaga beslutet enligt förvaltningslagen eller enligt bestämmelser i någon annan författning. För att beslutsmyndigheten ska kunna avgöra om den i ett enskilt fall ska lämna information om hur man överklagar, måste beslutsmyndigheten göra en preliminär bedömning av om beslutet får överklagas av den underrättelsen skickas till (prop. 2016/17:180 s. 207).

Kravet att parten ska ha rätt att överklaga ska inte tolkas snävt. I situationer där det framstår som osäkert om parten har rätt att överklaga ska den beslutande myndigheten ändå lämna en underrättelse om hur man överklagar. Det ligger sedan på överinstansen att pröva frågan om överklagbarhet (prop. 2016/17:180 s. 324).

Om ett beslut inte får överklagas bör detta för tydlighetens skull, och som en serviceåtgärd, anges. Någon skyldighet finns dock inte.

Underrättelse ska – om parten får överklaga beslutet – också lämnas om sådana avvikande (skiljaktiga) meningar som avses i 30 § FL eller som har antecknats enligt särskilda bestämmelser i andra författningar (33 § andra stycket FL). Underrättelsen kan lämnas såväl skriftligt som muntligt. Underrättas part skriftligt om beslutet är det dock mest praktiskt att, i samband med beslutet, också lämna upplysning om avvikande mening skriftligt. Det är av stor vikt att myndigheterna iakttar denna underrättelseskyldighet eftersom en avvikande mening kan innehålla värdefull information och vägledning för parten.

Det kan noteras att underrättelseskyldigheten inte bara omfattar reservationer av ledamöter utan också sådana avvikande meningar som föredraganden eller andra, som inte är beslutsfattare, har låtit anteckna.

Formen för underrättelsen

Myndigheten bestämmer själv hur underrättelsen ska ske (33 § tredje stycket FL). Underrättelsen kan vara muntligt eller skriftlig, men en part har alltid rätt att få en skriftlig underrättelse om parten begär detta. Även om det i andra fall finns en valfrihet så torde det typiskt sätt vara lämpligt att myndigheten lämnar en skriftlig underrättelse. Endast i undantagsfall bör en underrättelse lämnas muntligen, främst då handläggningen skett muntligen och beslutet är enkelt att motivera och förstå. JO har förordat att skriftlig form används då beslutet gått parten emot och denna kan överklaga beslutet (JO 1990/91 s. 412). Myndighetens val av underrättelseform måste även ske med beaktande av det allmänna kravet på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen i 6 och 9 §§ FL. Myndigheten måste även välja den underrättelseform som med beaktande av partens intresse i det enskilda fallet är enklast (prop. 2016/17:180 s. 324 f.).

I vilka fall det behövs bevis om mottagandet får avgöras med hänsyn till ärendets utgång och karaktär. Ofta behövs inte något sådant bevis och underrättelsen om beslutet skickas till den enskilda i vanligt brev. Detta gäller i första hand när beslutet inte gått den enskilda emot. Underrättelsen får emellertid ske genom delgivning och myndigheten kan då använda sig av de delgivningsmetoder som regleras i delgivningslagen för att säkerställa att parten får del av underrättelsen.

Reglerna om underrättelseskyldighet i fråga om innehållet i ett beslut och hur ett överklagande går till i 33 § FL ska tillämpas också när någon som inte är part men som får överklaga beslutet, begär att få ta del av beslutet (34 § FL). Följaktligen gäller även här att en underrättelse ska lämnas så snart det kan ske när det har begärts och att underrättelsen utifrån omständigheterna kan lämnas muntligen eller skriftligen. Skriftlighet torde typiskt sätt vara den lämpligaste underrättelseformen. Den praxis som avser tillämpningen av motsvarande bestämmelse i 21 § i 1986 års förvaltningslag kan också ge viss vägledning vid tillämpningen av den nuvarande bestämmelsen (prop. 2016/17:180 s. 207 f. och s. 325).

Fatta och meddela beslut

Med ”att fatta ett beslut” avses att ta ställning i en viss fråga. Beslutet anses emellertid inte meddelat förrän det har fått sin slutgiltiga form och, i förekommande fall, har undertecknats och expedierats eller på annat sätt gjorts tillgängligt för utomstående (prop. 2016/17:180 s. 225).

Den handling som underrättar någon om ett beslut kallas ibland expedition. Handlingen kan exempelvis utgöras av ett protokollsutdrag, en beslutsskrivelse eller dylikt. Beslutet expedieras till den enskilde genom denna handling. En handling anses vara expedierad så snart den har skickats från myndigheten (jfr RÅ 2004 ref. 105).