Registrera allmänna handlingar

När ska allmänna handlingar registreras?

Allmänna handlingar som har kommit in till eller upprättats av Skatteverket ska registreras utan dröjsmål. Reglerna finns i 5 kap. OSL.

Hur ska allmänna handlingar registreras?

Skatteverket har stor frihet att ordna registreringen med hänsyn till vad som är lämpligast för myndigheten. I formellt hänseende ställs inga krav på registreringen. Det är fullt tillräckligt om handlingarna antecknas i tidsföljd på ett aktomslag, på ett dagboksblad eller liknande (prop. 1979/80:2 Del A s. 356). Det finns inte något krav på att central registrering ska ske. Skatteverket behöver t.ex. inte föra en daglig lista över inkomna handlingar (RÅ 1991 ref.50). Skatteverket kan föra speciella register, t.ex. för en viss del av verksamheten eller för vissa typer av handlingar.

JO har i ett beslut om en kommuns diarieföring uttalat att om en myndighet har bestämt sig för en metod för registrering av allmänna handlingar ska den metoden tillämpas konsekvent. JO angav vidare att det när som helst utan svårighet ska gå att fastställa om en handling har kommit in eller upprättats (JO 1995/96 s. 485).

Vilka handlingar ska registreras?

Allmänna handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras. I praktiken kan det medföra svårigheter att avgöra om en handling omfattas av sekretess och därför måste registreras. Särskilt gäller det handlingar med uppgifter där sekretessen är beroende av om ett skaderekvisit är uppfyllt. Av förarbetena framgår att sekretessbedömningen som måste ske i sådana fall kan göras ganska schematisk. Vid skadebedömningen får man utgå från om handlingen innehåller uppgifter av det slaget att ett utlämnande typiskt sett kan medföra skada för det intresse som sekretessbestämmelsen ska skydda(prop. 1979/80:2 Del A s. 357).

Skyldigheten att registrera sekretessbelagda handlingar gäller inte bara när ett ärende öppnas i diariet utan även när handlingar kommer in eller upprättas under ärendets fortsatta handläggning.

För allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan Skatteverket välja att registrera handlingarna eller att hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in till eller upprättats av Skatteverket (5 kap. 1 § tredje stycket OSL).

E-post och fax

Skyldigheten att registrera allmänna handlingar omfattar inte bara handlingar som kommer in i pappersform. Även handlingar som kommer in via e-post eller fax ska registreras. Det innebär att varje mottagare eller avsändare av e-post och fax måste pröva om skyldighet föreligger att diarieföra en handling eller hålla den så ordnad att det utan svårighet kan fastställas om den har kommit in till eller upprättats av myndigheten. Handlingarna ska i så fall registreras eller hållas ordnade.

Handlingar av ringa betydelse

Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för Skatteverkets verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad (5 kap.1 § fjärde stycket OSL). Det är handlingens betydelse för Skatteverkets verksamhet som ska tas till utgångspunkt för bedömningen. Att en handling som saknar betydelse för Skatteverkets verksamhet ändå har ett intresse ur offentlighetssynpunkt medför alltså inte att handlingen måste registreras eller på annat sätt hållas tillgänglig. Bedömningen av en handlings betydelse måste avgöras från fall till fall. Handlingar av ringa betydelse som bara indirekt rör Skatteverkets verksamhet kan vara

• pressklipp
• cirkulär
• reklam
• statistiska meddelanden
• andra myndigheters yttranden
• anonyma skrifter
• skrifter från enskilda med meningslöst eller obegripligt innehåll.

Dessa typer av handlingar får anses omfattas av undantaget från registreringsskyldigheten.

Massärenden

Om det finns särskilda skäl får regeringen föreskriva undantag från registreringsskyldigheten. Det kan bli aktuellt i fråga om sekretessbelagda handlingar av visst slag som förekommer i betydande omfattning (5 kap. 3 § OSL). Skatteverket behöver inte registrera (2 § OSF)

• deklarationer, kontrolluppgifter och andra handlingar som avser taxering eller fastställande av skatt eller avgift eller som rör anstånd med eller krav på att lämna handlingar för dessa ändamål
• handlingar som avser beräkning, jämkning eller återbetalning av skatt
• handlingar som ingår i informationssystemet om transporter av sprit och cigaretter.

Uppgifter i andra myndigheters databaser

Om en myndighet har gjort en upptagning för automatiserad behandling tillgänglig för en annan myndighet anses upptagningen inkommen till den sistnämnda myndigheten. En upptagning anses alltså inkommen till Skatteverket om och när den har gjorts tillgänglig för myndigheten. Om upptagningen är en allmän handling ska den registreras hos den myndighet som har gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. Den mottagande myndigheten är befriad från registreringsskyldigheten (5 kap. 1 § andra stycket OSL).

Vilka uppgifter ska registreras?

För att registreringen ska fylla sitt syfte måste den vara så utförlig att den registrerade handlingen utan svårighet kan identifieras. Registret måste också kunna hållas allmänt tillgängligt. Därför får anteckningarna i diariet eller registret inte leda till att sekretesskyddade uppgifter röjs.

Ett register ska innehålla följande uppgifter (5 kap. 2 § första stycket OSL):

• datum då handlingen kom in eller upprättades
• diarienummer eller annan beteckning som handlingen har fått vid registreringen
• i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare
• i korthet vad handlingen rör.

Skyldigheten att anteckna diarienummer eller annan beteckning gäller endast om handlingen har fått ett diarienummer eller annan beteckning (prop. 1979/80:2 Del A s. 358). Myndigheten behöver inte skapa ett system med diarienumrering bara för att tillgodose detta krav.

Innehållet behöver inte anges

När det gäller att ange vad handlingen rör får detta inte tolkas så att registret ska utvisa innehållet i varje enskild handling i ett ärende. Det räcker med att det i registret eller på dagboksbladet finns en s.k. ärendemening som visar vad ärendet handlar om. De enskilda handlingarna kan sedan anges med enbart t.ex. ansökan, beslut eller svar (prop. 1979/80:2 Del A s. 358).

Sekretessbelägga och utelämna uppgifter

I vissa fall kan följande uppgifter behöva sekretessbeläggas:

• vem som har gett in en handling
• till vem en handling har expedierats
• vad handlingen rör.

En uppgift som rör en handlings avsändare eller mottagare eller handlingens innehåll kan utelämnas eller hanteras särskilt om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten (5 kap. 2 § andra stycket OSL). Vid prövning av om vissa uppgifter ska utelämnas ska Skatteverket tillämpa de materiella sekretessreglerna i OSL. Utelämnas en uppgift om vem ärendet rör är det oftast omöjligt att härleda ärendet till någon viss person. En sådan åtgärd är därför i allmänhet tillräcklig och ändamålsenlig. Det ligger i sakens natur att denna sekretessprövning måste göras redan i anslutning till att diarieföring sker.

Inom vissa områden eller beträffande vissa slag av handlingar kan ett register komma att innehålla endast de obligatoriska uppgifterna (handlingens datum och diarienummer). Regeringen kan föreskriva undantag från bestämmelsen om att uppgifter i vissa fall ska utelämnas eller hanteras särskilt enligt 5 kap 4 § OSL.

Sekretessmarkering

När en myndighet vill markera att en handling kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess används något som kallas sekretessmarkering. De grundläggande reglerna om sekretessmarkering säger att en anteckning om hinder att lämna ut allmän handling endast får göras på handlingar som omfattas av någon sekretessbestämmelse i OSL eller i annan lag som OSL hänvisar till (2 kap. 20 § TF).

En sekretessmarkering innebär inte något avgörande av sekretessfrågan. Denna fråga kan inte avgöras i förväg. Frågan om uppgifterna i en handling omfattas av sekretess ska prövas varje gång någon begär att få ut handlingen. Detta innebär att en handling som sekretessmarkerats kan vara offentlig eller sekretessbelagd. Markeringen utgör endast en påminnelse om att en sekretessprövning måste göras om handlingen eller en uppgift ur den begärs utlämnad.

Detaljerade bestämmelser om sekretessmarkering finns i 5 kap. 5 § första stycket OSL. När handlingen är elektronisk får sekretessmarkering införas i handlingen eller i det datasystem där den elektroniska handlingen hanteras.

Inom folkbokföringen är sekretessmarkeringar vanligt förekommande för personer som t.ex. är hotade eller förföljda.

Sekretess vid diarieföring inom beskattningsverksamheten

Uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden kan omfattas av sekretess när uppgifterna finns i en myndighets verksamhet av visst slag eller i vissa ärenden inom beskattningsverksamheten, t.ex. verksamhet som avser bestämmande av skatt eller ärenden om anstånd med betalning av skatt (27 kap 1 och 2 §§ OSL). Sekretessbestämmelserna omfattar även uppgifter i ett diarium (jfr prop. 1979/80:2 Del A s.258).

I beskattningsverksamheten är vissa beslut offentliga (27 kap 2 § tredje stycket och 27 kap 6 § första stycket OSL). När Skatteverket har fattat ett sådant beslut blir både själva beslutet och anteckningen om beslutet i diariet offentliga.

Registrering med anledning av ett överklagande

För sådana uppgifter som behövs för diarieföringen av Skatteverkets eller den skattskyldiges överklagande till domstol gäller ett rakt skaderekvisit. Det innebär att sekretess gäller för uppgifterna endast om det kan antas att den enskilde lider skada eller men om uppgifterna röjs (27 kap. 4 § OSL). De uppgifter som avses är t.ex.

• att det finns ett överklagande
• vem som har överklagat
• vad handlingen rör.

Bestämmelsen kom till med anledning av reglerna i FL om att ett överklagande ska lämnas in till den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet, 43 § FL. Syftet med bestämmelsen är att samma sekretessregler ska gälla vid registreringen oavsett om överklagandet registreras hos en domstol eller hos Skatteverket.

Kompletterande information

• För dig som arbetar på Skatteverket hänvisas till ”Arkiv och Diarium” under Administrativt stöd på Intranätet för mer information.