Tillsyn över kassaregister

Syftet med tillsyn över kassaregister

Syftet med tillsynen är att se till att kraven på kassaregister efterlevs. Tillsynen syftar däremot inte på att i det enskilda fallet kontrollera om kontanta intäkter i en verksamhet beskattats i enlighet med skattelagstiftningen. Syftet med tillsyn är inte heller att kontrollera att kassaregister används på rätt sätt – sådan kontroll får göras genom kontrollbesök.

Vem får kontrolleras?

Det är den som är eller kan antas vara skyldig att använda kassaregister som får kontrolleras genom reglerna om tillsyn över kassaregister (42 kap. 3 § SFL)

Uttrycket ”kan antas” innebär inte något högt krav på bevisning. I affärslokaler dit allmänheten har tillträde bör man i regel kunna anta att det bedrivs sådan verksamhet som omfattas av skyldigheten att använda kassaregister (prop. 2006/07:105 s. 93 f.).

Vad får kontrolleras?

Skatteverket får genom tillsyn kontrollera att den som ska använda kassaregister har ett sådant och att kassaregister som används i en verksamhet uppfyller föreskrivna krav (42 kap. 3 § SFL).

Bestämmelserna om tillsyn kan inte åberopas som stöd för åtgärder som sker för att kontrollera bokföringen. Rätten att undersöka avser däremot samtliga kassaregister i verksamhetslokalen, oavsett om de används eller inte (prop. 2006/07:105 s. 94).

Vid tillsynen kontrollerar man också att näringsidkaren har anmält kassaregistret samt att plomberingarna är intakta. Om det vid en sådan begränsad undersökning kommer fram omständigheter som tyder på att kassaregistret i något avseende inte uppfyller de föreskrivna kraven, men utan att det omgående kan fastställas att så är fallet, kan man göra en fördjupad kontroll. Det omedelbara syftet med undersökningen av kassaregistren ska dock alltid vara att kontrollera att de uppfyller kraven. En undersökning som sker med stöd av tillsynsbefogenheten får alltså inte syfta till att kontrollera att näringsidkaren registrerar och deklarerar all försäljning (prop. 2006/07:105 s. 56).

Skatteverkets rätt till tillträde

Tillträdesrätten gäller den verksamhetslokal där den som är eller kan antas vara skyldig att använda kassaregister bedriver verksamhet (42 kap. 4 § första stycket SFL). Uttrycket ”kan antas” innebär inte något högt krav på bevisning (prop. 2010/11:165 s. 875).

Hjälp av polis

Det kan inträffa att näringsidkaren på ett eller annat sätt motsätter sig Skatteverkets inspektion av kassaregister. Skatteverket kanske nekas tillträde till verksamhetslokalen eller också hindrar näringsidkaren på annat sätt Skatteverket från att undersöka ett kassaregister. Tillträdesrätten innefattar inte någon rätt för Skatteverket att med tvång skaffa sig tillträde. Skatteverket kan däremot i en sådan situation begära nödvändig hjälp av polismyndighet för att kunna genomföra tillsynen (42 kap. 4 § andra stycket SFL).

Ett av skälen till att man införde möjligheten att begära biträde av polis var att förebygga att näringsidkare skulle motsätta sig tillsynsåtgärderna, och möjligheten ska naturligtvis användas restriktivt (jfr prop. 2006/07:105 s. 58).

Hur ska besöket utföras och när ska den kontrollerade underrättas om kontrollbeslutet?

Det finns gemensamma regler för hur kontrollbesök och tillsyn ska utföras samt när Skatteverket ska underrätta den som ska kontrolleras om beslutet att göra ett besök.

Skatteverkets utredning i tillsynsärenden

Skatteverket får vid tillsynen ställa frågor om verksamheten och kan begära in upplysningar och handlingar genom ett föreläggande.

Skatteverkets rätt att ställa frågor

Om näringsidkaren uppger att verksamheten inte medför skyldighet att använda kassaregister får Skatteverket ställa frågor om den verksamhet som bedrivs, om det behövs för att bedöma om näringsidkaren är skyldig eller inte att använda kassaregister (prop. 2006/07:105 s. 57).

Näringsidkarens skyldighet att tillhandahålla handlingar och lämna upplysningar

För att resultatet av en tillsyn ska bli så rättvisande som möjligt behöver Skatteverket även annan information än den som en undersökning av kassaregistren ger. En näringsidkare som är eller kan antas vara skyldig att använda kassaregister måste därför lämna de upplysningar och tillhandahålla de handlingar som är nödvändiga för tillsynen (42 kap. 5 § första stycket SFL). Eftersom tillsynen syftar till att kontrollera att samtliga kassaregister som används uppfyller de föreskrivna kraven blir utrymmet för skyldigheten att lämna upplysningar och tillhandahålla handlingar begränsat till vad som är nödvändigt för den bedömningen. Skatteverket har däremot inte rätt att med stöd av bestämmelsen kräva information om t.ex. den skattemässiga hanteringen av kontanta intäkter (prop. 2006/07:105 s. 57 och s. 94).

Ett exempel på en handling som kan behövas för tillsynen är systemdokumentationen (manualen) till kassaregistret. Skyldigheten för näringsidkaren att ha tillgång till systemdokumentation framgår av Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 (jfr prop. 2006/07:105 s. 57).

Föreläggande att tillhandahålla handlingar och uppgifter

Om näringsidkaren inte fullgör sina skyldigheter att tillhandahålla de handlingar och uppgifter som behövs för tillsynen får Skatteverket förelägga denne att göra det (42 kap. 5 § andra stycket SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Föreläggandet får förenas med vite. Med hänsyn till vitesförbudet är möjligheterna att förena föreläggandet med vite mycket små.

Föreläggande att fullgöra dokumentationsskyldighet

Om den som ska använda kassaregister inte fullgör sin skyldighet att använda ett kassaregister som uppfyller de krav som ställs får Skatteverket förelägga denne att göra det (39 kap. 17 § 1 SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Föreläggandet får förenas med vite.

Kompletterande information

• Om Skatteverket kan konstatera brister vid tillsynen kan kontrollavgift komma att tas ut.
• Dokumentationsskyldighet för kassaregister.