Plattformsoperatörers kundkännedomsprocess

Vad innebär kundkännedomsprocessen?

Den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören ska identifiera vilka säljare som är rapporteringspliktiga, d.v.s. aktiva säljare som inte är undantagna (6 kap. 14 § POL). För att kunna göra detta måste den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören genomföra en kundkännedomsprocess och inhämta uppgifter från sina säljare. När uppgifterna har inhämtats har plattformsoperatören en skyldighet att kontrollera om de inhämtade uppgifterna är tillförlitliga (6 kap. 8 § POL).

Plattformsoperatören är skyldig att genomföra en kundkännedomsprocess för samtliga aktiva säljare, men får välja att göra detta även för andra säljare (6 kap. 12 § POL).

En plattformsoperatör kan även behöva genomföra en kundkännedomsprocess för att avgöra om en eller flera av deras säljare är att ses som undantagna säljare (6 kap 1 – 2 §§ POL).

Överlåta arbetet med kundkännedomsprocessen till annan

Plattformsoperatören får överlåta till en utomstående tjänsteleverantör att genomföra kundkännedomsprocessen. Den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören har dock alltid kvar ansvaret för att åtgärderna genomförs på ett korrekt sätt.

Tidsfrister för att genomföra kundkännedomsprocessen

Senast den 31 december under den rapporteringspliktiga perioden ska plattformsoperatören ha genomfört kundkännedomsprocessen (6 kap. 10 § POL).

Med den rapporteringspliktiga perioden menas det kalenderår för vilket kontrolluppgifter ska lämnas enligt 22 c kap SFL (2 kap 25 § POL).

För befintliga säljare gäller en annan tidsfrist, d.v.s. säljare som redan var registrerade på plattformen det datum då plattformsoperatören blev rapporteringsskyldig. Detta eftersom det normalt kan vara svårare för en plattformsoperatör att inhämta uppgifter från en befintlig säljare än från nya säljare där uppgifter kan inhämtas i samband med att de registrerar sig på plattformen. Om plattformsoperatören blev rapporteringsskyldig, den 1 januari 2023, gäller att kundkännedomsprocessen ska vara slutförd senast den 31 december 2024 för de säljare som redan var registrerade på plattformen 1 januari 2023. (ikraftträdandebestämmelserna punkt 7 POL).

Kundkänndomsåtgärder avseende undantagna säljare

En plattformsoperatör ska genomföra en kundkännedomsprocess och lämna kontrolluppgifter för samtliga rapporteringspliktiga säljare. En rapporteringspliktig säljare är en aktiv säljare som inte är en undantagen säljare (2 kap. 14 § POL).

För att avgöra om en säljare är en undantagen säljare måste plattformsoperatören genomföra visa kundkännedomsåtgärder.

Undantagna säljare är bl.a. enheter som är myndighetsenheter och enheter vars andelar är föremål för regelmässig handel på en etablerad värdepappersmarknad eller närstående enhet till en sådan marknadsnoterad enhet (2 kap. 17 § p. 1 och 2 POL). För att fastställa om en sådan säljare är en undantagen säljare får en rapporteringsskyldig plattformsoperatör förlita sig på allmänt tillgänglig information eller en bekräftelse från säljaren (6 kap. 1 § POL).

En säljare kan också vara en undantagen säljare om det är frågan om en enhet för vilken plattformsoperatören har förmedlat fler än 2 000 uthyrningar avseende samma förtecknade egendom. Även en säljare för vilken plattformsoperatören har förmedlat försäljning av varor vid färre än 30 tillfällen och för vilken den totala ersättningen inte överstigit 2 000 euro kan vara en undantagen säljare (2 kap. 17 § p. 3 och 4 POL). För att fastställa om en sådan säljare uppfyller villkoren för en undantagen säljare får en rapporteringsskyldig plattformsoperatör förlita sig på de uppgifter som den har tillgång till (6 kap. 2 § POL).

Uppgifter som plattformsoperatören ska inhämta

Plattformsoperatören ska inhämta upplysningar om rapporteringspliktiga säljare och var de har skatterättslig hemvist. Vilka uppgifter som ska inhämtas skiljer sig delvis åt beroende på om säljarna är fysiska personer eller enheter. Ytterligare uppgifter behöver inhämtas om den verksamhet som säljaren bedriver är uthyrning av fast egendom.

Säljarens skatterättsliga hemvist

I Sverige ska plattformsoperatörerna lämna uppgifter om alla rapporteringspliktiga säljare, d.v.s. sådana som har hemvist i Sverige, i en annan medlemsstat i EU eller i ett tredjeland.

Säljarens hemvist kan, enligt 2 kap. 20 § POL, fastställas med hjälp av följande:

• Den stat eller jurisdiktion där säljaren har sin primära adress.
• Den stat eller jurisdiktion där säljarens skatteregistreringsnummer har utfärdats, om det är en annan stat eller jurisdiktion än den där säljaren har sin primära adress. Detta om det är frågan om en medlemsstat i EU.
• Den stat eller jurisdiktion där säljaren har ett fast driftställe. Detta under förutsättning att säljaren har lämnat upplysningar om förekomsten av ett fast driftställe enligt 6 kap. 4 § 6 POL och det fasta driftstället är beläget i en medlemsstat i EU.
• Den stat eller jurisdiktion som bekräftat hemvist genom en sådan elektronisk identifieringstjänst som avses i 6 kap. 5 § POL och som tillgängliggörs av en stat eller jurisdiktion eller av EU.

En primär adress för en säljare som är en fysisk person är den där hen bor och har sin huvudsakliga bostad (2 kap. 24 § POL). I Sverige är den primära adressen oftast där personen rätteligen ska vara folkbokförd men även om en person t.ex. inte ska folkbokföras i Sverige kan personen ha en primär adress här (prop. 2022/23:6 s. 233).

Med primär adress för en enhet menas den adress där enheten har sitt säte (2 kap 24 § POL).

När det gäller hemvist med anledning av skatteregistreringsnummer utfärdad i annat land än där säljaren har sin primära adress och hemvist p.g.a. fast driftställe bör det observeras att dessa definitioner av hemvist endast gäller för medlemsstater i EU, eftersom denna definition inte finns med i DPI MR.

Säljare som är fysiska personer

För säljare som är fysiska personer ska plattformsoperatören inhämta följande upplysningar (6 kap. 3 § POL):

• förnamn och efternamn
• primär adress
• skatteregistreringsnummer (TIN) som har utfärdats till säljaren om ett sådant finns tillgängligt, med uppgift om varje utfärdande stat eller jurisdiktion
• om skatteregistreringsnummer saknas, födelseort för säljaren
• säljarens registreringsnummer för mervärdesskatt om sådant finns tillgängligt, och
• födelsedatum.

Säljare som är enheter

För säljare som är enheter ska plattformsoperatören inhämta följande upplysningar (6 kap 4 § POL):

• fullständigt officiellt namn, inklusive företagsform
• primär adress
• skatteregistreringsnummer (TIN) som har utfärdats till säljaren, med uppgift om varje utfärdande stat eller jurisdiktion
• säljarens registreringsnummer för mervärdesskatt om ett sådant finns tillgängligt
• utländskt bolagsregistreringsnummer
• förekomst av fast driftställe där berörd verksamhet utförs i EU och uppgift om i vilka medlemsstater det i så fall finns ett sådant fast driftställe.

Uthyrning av fast egendom

Om en säljare bedriver en berörd verksamhet som innefattar uthyrning av fast egendom ska plattformsoperatören inhämta adressuppgifter, inklusive uppgifter om land, för varje förtecknad egendom. Uppgifter ska även inhämtas om respektive fastighetsbeteckning eller motsvarighet enligt nationell rätt, i det land där den fasta egendomen är belägen, om en sådan har utfärdats (6 kap. 7 § POL).

Vad som menas med förtecknad egendom framgår av 2 kap 19 § POL.

Vad som ska anses som fastighetsbeteckning eller motsvarighet får avgöras utifrån respektive lands interna rätt. För svenska förhållande kan det t.ex. röra sig om lägenhetsnummer vid uthyrning av hyresrätter eller bostadsrätter eller stugnummer vid uthyrning av stugor i en stugby.

Undantag från skyldighet att samla in vissa uppgifter

Det finns tillfällen när en plattformsoperatör inte behöver inhämta kompletta uppgifter om sina rapporteringsskyldiga säljare.

Bekräftelse genom en identifieringstjänst

Om en plattformsoperatör, för identifiering av sina säljare, använder sig av en direkt bekräftelse genom en identifieringstjänst (Government Verification Service, GVS) behöver följande uppgifter inte inhämtas (6 kap. 5 § POL):

• primär adress
• skatteregistreringsnummer
• födelsedatum och födelseort
• registreringsnummer för mervärdesskatt
• utländskt bolagsregistreringsnummer
• förekomst av fast driftställe.

I Sverige är person- eller samordningsnummer skatteregistreringsnummer för en fysisk person. Däremot är det Skatteverkets uppfattning att ett s.k. GD-nummer inte är ett svenskt skatteregistreringsnummer. Ett GD-nummer är ett särskilt registreringsnummer som Skatteverket tilldelar den som är begränsat skattskyldig och som ska beskattas för någon inkomst i Sverige.

För svenska enheter t.ex. aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar, är det organisationsnumret som är det svenska skatteregistreringsnumret.

Undantaget från att inhämta uppgifter gäller endast med avseende på det land som tillgängliggjort tjänsten. Om uppgifter ska inhämtas om en säljare med hemvist i Sverige eller i ett annat land, som inte erbjuder en elektronisk identifieringstjänst, ska den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören inhämta samtliga relevanta uppgifter avseende dessa länder. Detsamma gäller om den berörda verksamheten som bedrivs innefattar uthyrning av fast egendom i ett land som inte tillhandahåller en identifieringstjänst.

Om identifikationsnummer inte utfärdas i hemvistlandet

I vissa fall är en plattformsoperatör är inte skyldig att inhämta uppgifter om skatteregistreringsnummer (TIN), organisationsnummer eller motsvarande utländskt bolagsregistreringsnummer avseende säljaren. Detta framgår av 6 kap. 6 § POL och gäller under förutsättning att det land där säljaren har skatterättslig hemvist inte utfärdar denna typ av nummer.

Plattformsoperatören är inte heller skyldig att samla in upplysningar om skatteregistreringsnummer om det land där säljaren har hemvist inte kräver att skatteregistreringsnummer ska inhämtas (6 kap. 6 § POL).

Kontroll av om de inhämtade uppgifterna är tillförlitliga

Efter att plattformsoperatören har inhämtat uppgifter om säljare och fast egendom ska plattformoperatören bedöma om uppgifterna är tillförlitliga genom att stämma av uppgifterna mot alla upplysningar och handlingar som plattformsoperatören sedan tidigare har tillgång till (6 kap. 8 § POL). Eftersom plattformsoperatören förväntas ha genomfört andra typer av kundkännedomsprocesser i samband med att säljaren först anslöt sig till plattformen bör plattformsoperatören ha tillgång till en stor mängd information av hög kvalitet. Denna information bör kunna användas vid den kontroll som ska göras i samband med granskningen.

Uppgifterna om säljarens namn, primära adress och skatteregistreringsnummer är uppgifter som det är särskilt viktigt att plattformsoperatören kontrollerar att de är tillförlitliga. Av förarbetena framkommer bl.a. följande:

”I kommentaren till avsnitt II.C i DPI MR anges bl.a. att säljarens namn ska kontrolleras mot den dokumentation om identitet som den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören innehar och att namnet även ska kontrolleras mot finansiell information, e-postuppgifter och annan information som operatören har tillgång till i sin dokumentation. Uppgift om primär adress och vilken stat eller jurisdiktion som utfärdat ett skatteregistreringsnummer ska t.ex. kontrolleras mot säljarens transaktionshistorik hos den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören, dvs. om säljaren regelbundet tillhandahåller tjänster som till sin natur innebär att säljaren är närvarande på en fysisk plats som utan svårighet kan identifieras av plattformsoperatören. Det kan t.ex. gälla lokala transporter och leveranser samt hushållsnära tjänster. Även andra uppgifter som den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören har tillgång till bör användas för kontrollen. Det kan t.ex. röra sig om att säljaren ihärdigt använder sig av en lokal IP-adress eller ett telefonnummer i en annan stat eller jurisdiktion än den där den angivna primära adressen finns eller som uppgetts ha utfärdat skatteregistreringsnumret (prop. 2022/23:6 s. 241).”

För kontroll av om skatteregistreringsnummer och registreringsnummer för mervärdesskatt är korrekta och giltiga ska plattformsoperatören även använda eventuella elektroniska gränssnitt som, utan kostnad, tillgängliggörs av en medlemsstat eller av EU (6 kap. 8 § POL).

Utan kostnad tillhandahåller EU i dagsläget två olika elektroniska tjänster för kontroll av skatteregistreringsnummer och registreringsnummer för mervärdesskatt som utfärdats av ett land inom EU:

• TIN:s webbkontroll för att kontrollera fysiska personers skatteregistreringsnummer. Tjänsten kan bara kontrollera att det aktuella skatteregistreringsnumret är korrekt uppbyggt, d.v.s. att det har en giltig struktur med rätt antal siffror och tecken.
• VIES för att kontrollera registreringsnummer för mervärdesskatt. I tjänsten kan uppgifter hämtas om registreringsnumret är giltigt och vem som innehar det.

Om plattformsoperatören vid något tillfälle känner till att uppgifterna inte längre är tillförlitliga anses uppgifterna ogiltiga. I en sådan situation har plattformsoperatören inte inhämtat de uppgifter som den ska och måste därför inhämta ny information.

Om en rapporteringsskyldig plattformsoperatör inte uppfyller åtagandena om inhämtande och kontroll av uppgifterna kan en plattformsavgift komma att tas ut.

Befintliga säljare omfattas av förenklade regler

För befintliga säljare gäller förenklade regler för kontroll av uppgifterna, d.v.s. säljare som redan var registrerade på plattformen den 1 januari 2023 eller det datum då enheten blev en rapporteringsskyldig plattformsoperatör. I dessa fall ska en avstämning göras mot de upplysningar och handlingar som plattformsoperatören har tillgång till i sina elektroniskt sökbara register (6 kap. 8 § POL och (ikraftträdandebestämmelserna punkt 6 POL).

De förenklade reglerna beror på att det normalt kan vara svårare att inhämta kompletterande uppgifter från befintliga säljare än från nya säljare där uppgifter kan inhämtas i samband med att de registrerar sig på plattformen.

Felaktiga uppgifter ska korrigeras

Om Skatteverket har uppmärksammat en plattformsoperatör på att de upplysningar som lämnats avseende en viss säljare är felaktiga ska plattformsoperatören begära att säljaren korrigerar dessa felaktiga upplysningar. Säljaren ska lämna in styrkande handlingar och uppgifter eller upplysningar som är tillförlitliga och kommer från en oberoende källa (6 kap 9 § POL). En styrkande handling kan till exempel vara en giltig identitetshandling som utfärdats av myndighet eller ett nyligen utfärdat intyg om skatterättslig hemvist. Även ett svenskt Bank-id skulle kunna komma i fråga för att fastställa en säljares identitet. När det gäller ett svenskt Bank-id ska man dock komma ihåg att detta inte kan styrka säljarens skatterättsliga hemvist. I förarbetena har dock uttalats följande ”Enligt regeringens uppfattning räcker detta dock inte för att styrka säljarens skatterättsliga hemvist. Eftersom den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören får anta att en säljare har hemvist där denne har sin primära adress (se nedan), kan det dock finnas fall där det är tillräckligt att säljaren identifierar sig med ett svenskt BankID och det sedan kontrolleras att personen har en folkbokföringsadress i Sverige. Det förutsätter dock att det inte finns indikationer på att hemvist även ska anses finnas i en annan stat eller jurisdiktion, se vidare om detta nedan” (prop. 2022/23:6 s. 88).

Giltighet avseende genomförd kundkännedomsprocess

Plattformsoperatörer får, under vissa förutsättningar, förlita sig på tidigare genomförda kundkännedomsprocesser. Detta gäller, enligt 6 kap 11 § POL, om

• upplysningarna om säljare antingen har samlats in och kontrollerats eller bekräftats under de senaste 36 månaderna, och
• plattformsoperatören inte har anledning att känna till att upplysningar som har samlats in är eller har blivit otillförlitliga eller felaktiga.

Som exempel på när en plattformsoperatör kan ha anledning att känna till att de insamlade uppgifterna blivit otillförlitliga eller felaktiga kan nämnas att en säljare har uppdaterar en uppgift och de tidigare uppgifterna därför inte längre är lika rimliga eller blir motsägelsefulla. Det kan även vara så att plattformsoperatören har fått uppgift från en annan part om att uppgifterna kan vara otillförlitliga eller felaktiga.

Om en säljare inte lämnar de upplysningar som krävs

Om en säljare inte lämnar de upplysningar som krävs enligt 6 kapitlet POL efter att två påminnelser har följt på den ursprungliga begäran från den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören och minst 60 dagar har gått, ska den rapporteringsskyldiga plattformsoperatören enligt 6 kap. 13 § POL

• avsluta säljarens konto och förhindra säljaren från att återregistrera sig på plattformen, eller
• hålla inne utbetalning av ersättning till säljaren så länge säljaren inte lämnar de begärda upplysningarna.

Kravet att avsluta säljarens konto eller hålla inne säljarens ersättning gäller till dess att begärda upplysningar har lämnats. Kravet gäller även om något annat har avtalats i dessa frågor mellan plattformsoperatören och säljaren (prop. 2022/23:6 s. 126).

Om en rapporteringsskyldig plattformsoperatör inte uppfyller åtagandena om inhämtande och kontroll av uppgifterna kan en plattformsavgift komma att tas ut.

Dokumentationsskyldighet

Plattformsoperatören har en skyldighet att dokumentera de åtgärder som de vidtar i samband med kundkännedomsprocessen och för att uppfylla rapporteringskraven. De ska även dokumentera vilka upplysningar de förlitar sig på i samband med detta (6 kap. 14 § POL). Dokumentationen ska sparas i minst sju år efter utgången av den rapporteringspliktiga period som de avser.

Den som ska lämna kontrolluppgifter om rapporteringspliktiga säljare har även en dokumentationsskyldighet enligt SFL.

Plattformsavgift

Om en rapporteringsskyldig plattformsoperatör inte uppfyller skyldigheterna att lämna kontrolluppgifter i tid, genomför åtgärder för kundkännedom eller att dokumentera lämnade uppgifter kan Skatteverket ta ut en eller flera plattformsavgifter.