När inträder och när upphör bokföringsskyldigheten?

Bokföringsskyldigheten för juridiska personer

Juridiska personer är i princip alltid bokföringsskyldiga. Det finns dock vissa särregler för ideella föreningar, trossamfund, stiftelser m.fl. (2 kap. 1 § BFL).

Juridiska personer som inte är bokföringsskyldiga enligt BFL

Vissa juridiska personer är inte bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen (2 kap. 5 § BFL). De kan dock vara bokföringsskyldiga enligt någon annan lag. Det gäller bl.a. följande juridiska personer:

• Konkursbon är bokföringsskyldiga enligt 7 kap. 19 § konkurslagen (1987:672).
• Stiftelser vars tillgångar enligt stiftelseförordnandet endast får användas till förmån för bestämda fysiska personer (t.ex. familjestiftelser) omfattas av skyldigheten att föra räkenskaper enligt 3 kap. 2 § stiftelselagen (1994:1220), SL.
• Kommuner och regioner är bokföringsskyldiga enligt 1 kap. 2 § lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning.
• Myndigheter som lyder direkt under regeringen är bokföringsskyldiga enligt 2 § i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.
• Kommunförbund och regionförbund är bokföringsskyldiga enligt 1 kap. 3 § lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning.
• Statens redovisningsskyldighet inför riksdagen ska fullgöras av regeringen enligt 10 kap. 1 § budgetlagen (2011:203).

Aktiebolag

Aktiebolag är alltid bokföringsskyldiga (2 kap. 1 § BFL). Bokföringsskyldigheten för ett aktiebolag inträder när den juridiska personen har registrerats hos Bolagsverket. Från och med den tidpunkten har aktiebolaget rättskapacitet, d.v.s. bolaget kan förvärva rättigheter och åta sig skyldigheter (2 kap. 25 § ABL).

Bokföringsskyldigheten för ett aktiebolag upphör när den juridiska personen inte längre existerar, d.v.s. när bolaget avregistrerats hos Bolagsverket.

Ekonomiska föreningar

Ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga (2 kap. 1 § BFL). Bokföringsskyldigheten för ekonomiska föreningar inträder när den juridiska personen har bildats. För en ekonomisk förening är det när den har registrerats hos Bolagsverket. Från och med den tidpunkten har den ekonomiska föreningen rättskapacitet, d.v.s. föreningen kan förvärva rättigheter och åta sig skyldigheter (2 kap. 4 § lag 2018:672 om ekonomiska föreningar, EFL).

Bokföringsskyldigheten för en ekonomisk förening upphör när den juridiska personen inte längre existerar, d.v.s. när den ekonomiska föreningen avregistrerats hos Bolagsverket.

Handelsbolag

Handelsbolag är alltid bokföringsskyldiga. Bokföringsskyldigheten för ett handelsbolag inträder när den juridiska personen har bildats (2 kap. 1 § BFL). Ett handelsbolag anses föreligga om två eller flera parter har avtalat om att gemensamt utöva näringsverksamhet i ett bolag och det bolaget har förts in i handelsregistret (1 kap. 1 § lag 1980:1102 om handelsbolag och enkla bolag, HBL). Ett handelsbolag anses bildat när det har registrerats i handelsregistret. Från och med den tidpunkten har handelsbolaget enligt 1 kap. 4 § HBL rättskapacitet, d.v.s. bolaget kan förvärva rättigheter och åta sig skyldigheter.

Bokföringsskyldigheten inträder från den dag Bolagsverket har registrerat handelsbolaget i handelsregistret. Bokföringsskyldigheten för ett handelsbolag upphör när den juridiska personen är upplöst (2 kap. 44 § HBL).

Om det efter att handelsbolaget har upplösts framkommer en tillgång, bolaget blir involverat i en rättsprocess eller om det på annat sätt uppkommer ett behov av en fortsatt likvidationsåtgärd, ska likvidationen av bolaget fortsättas (2 kap. 45 § HBL). Dessa likvidationsåtgärder medför att bolaget åter igen blir bokföringsskyldigt enligt 2 kap. 1 § BFL.

Ideella föreningar, trossamfund och andra föreningar

Följande juridiska personer är bokföringsskyldiga enligt 2 kap. 2 § BFL om värdet av deras tillgångar överstiger en och en halv miljon kronor

• ideella föreningar
• registrerade trossamfund och registrerade organisatoriska delar av sådana samfund enligt lagen (1998:1593) om trossamfund
• samfällighetsföreningar enligt 17 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter
• viltvårdsområdesföreningar enligt 1 § lagen (2000:592) om viltvårdsområden
• fiskevårdsområdesföreningar enligt 1 § lagen (1981:533) om fiskevårdsområden.

De är också bokföringsskyldiga om de bedriver näringsverksamhet eller är moderföretag i en koncern (2 kap. 2 § BFL).

Om den ideella föreningen m.fl. är bokföringsskyldig omfattar kravet på bokföring all verksamhet som bedrivs i den juridiska personen.

Värdet på föreningens tillgångar överstiger en och en halv miljon kronor

När värdet på tillgångarna ska bestämmas ska de tas upp till det värde som tillgångarna kan antas betinga vid en försäljning under normala förhållanden, d.v.s. marknadsvärdet. Fastigheter samt byggnader som är lös egendom ska däremot tas upp till taxeringsvärdet, om det finns något sådant (2 kap. 4 § BFL).

Om tillgångarna när den juridiska personen bildas överstiger gränsbeloppet på en och en halv miljon kronor, inträder bokföringsskyldigheten vid bildandet. I annat fall inträder bokföringsskyldigheten från och med det kalenderår vid vars ingång värdet av tillgångarna överstiger gränsbeloppet (2 kap. 2 § andra stycket BFL).

Bokföringsskyldigheten upphör om tillgångarnas värde vid utgången av de tre senaste räkenskapsåren varit lägre än en och en halv miljon kronor (2 kap. 2 § tredje stycket BFL).

Föreningen bedriver näringsverksamhet

Även om en ideell förenings tillgångar inte överstiger gränsbeloppet på en och en halv miljon kronor, så är den alltid bokföringsskyldig om den bedriver näringsverksamhet (2 kap. 2 § fjärde stycket BFL).

Bokföringsskyldigheten inträder när den ideella föreningen börjar bedriva näringsverksamhet. Till näringsverksamhet räknas aktiviteter som innehåller någon form av ekonomisk verksamhet, d.v.s. verksamhet som föreningen tar betalt för utöver medlemsavgifter eller motsvarande. Det spelar ingen roll om verksamheten bedrivs i vinstsyfte eller inte. Läs om bokföringsskyldigheten för ideella föreningar m.fl. på BFN:s webbplats.

Föreningen är moderföretag i en koncern

En ideell förening är alltid bokföringsskyldig om den är moderföretag i en koncern – även om tillgångarna inte överstiger gränsbeloppet eller föreningen inte bedriver någon näringsverksamhet (2 kap. 2 § fjärde stycket BFL).

Bokföringsskyldigheten inträder när ett koncernförhållande föreligger i enlighet med definitionen av koncern i 1 kap. 4 § ÅRL.

Stiftelser

Stiftelser är bokföringsskyldiga när värdet av tillgångarna överstiger en och en halv miljon kronor (2 kap. 3 § BFL). När värdet på tillgångarna ska bestämmas ska de tas upp till det värde som tillgångarna kan antas betinga vid en försäljning under normala förhållanden, d.v.s. marknadsvärdet. Fastigheter samt byggnader som är lös egendom ska däremot tas upp till taxeringsvärdet, om det finns något (2 kap. 4 § BFL).

Om tillgångarna överstiger gränsbeloppet på en och en halv miljon kronor när stiftelsen bildas, inträder bokföringsskyldigheten vid bildandet. I annat fall inträder bokföringsskyldigheten från och med det kalenderår vid vars ingång värdet av tillgångarna överstiger gränsbeloppet (2 kap. 3 § första stycket BFL).

Stiftelsen bedriver näringsverksamhet

Oavsett om tillgångarna överstiger gränsbeloppet på en och en halv miljon kronor är stiftelser alltid bokföringsskyldiga om de bedriver näringsverksamhet (2 kap. 3 § tredje stycket BFL).

Bokföringsskyldigheten inträder när stiftelsen börjar bedriva näringsverksamhet. Dit räknas aktiviteter som innehåller någon form av ekonomisk verksamhet.

Stiftelsen är moderföretag i en koncern

Stiftelsen är alltid bokföringsskyldig om den är moderföretag i en koncern, även om tillgångarna inte överstiger gränsbeloppet eller om stiftelsen inte bedriver näringsverksamhet (2 kap. 3 § tredje stycket BFL).

Bokföringsskyldigheten inträder när ett koncernförhållande föreligger i enlighet med definitionen av koncern i 1 kap. 5 § SL.

Stiftelser som alltid är bokföringsskyldiga

Vissa typer av stiftelser är alltid bokföringsskyldiga, oavsett om de har tillgångar som överstiger gränsbeloppet, driver näringsverksamhet eller är moderföretag i en koncern (2 kap. 3 § tredje stycket BFL). Följande stiftelser är alltid bokföringsskyldiga

• insamlingsstiftelser enligt 11 kap. 1 § SL
• kollektivavtalsstiftelser enligt 11 kap. 3 § SL
• stiftelser som har bildats av eller tillsammans med staten, en kommun eller en region
• pensionsstiftelser enligt 9 § lagen (1967:531) om tryggande av pensionsutfästelse m.m.
• personalstiftelser enligt 27 § lagen om tryggande av pensionsutfästelse m.m.

Bokföringsskyldigheten för fysiska personer

Fysiska personer är bokföringsskyldiga om de bedriver näringsverksamhet. En fysisk person som äger eller brukar en fastighet som är klassificerad som näringsfastighet enligt 2 kap. 14 § IL anses alltid bedriva näringsverksamhet (2 kap. 6 § BFL).

En fysisk persons uthyrning av en sådan privatbostadsfastighet som avses i 2 kap. 13 § IL ska inte anses som näringsverksamhet. Det gäller även om personen i övrigt bedriver en bokföringsskyldig näringsverksamhet (2 kap. 6 § andra stycket BFL).En fysisk person som är bosatt utomlands och bedriver näringsverksamhet i Sverige är bokföringsskyldig för den verksamheten enligt bokföringslagen och inte enligt filiallagen. Även ägande eller brukande av en näringsfastighet anses vara näringsverksamhet (2 kap. 7 § andra stycket BFL). Läs mer om utländska fysiska personers näringsverksamhet i Sverige.

När inträder bokföringsskyldigheten?

För en enskild näringsidkare inträder bokföringsskyldigheten när näringsverksamheten börjar bedrivas. Näringsverksamheten anses påbörjad när näringsidkaren inleder faktiska förbindelser med omvärlden, träffar avtal m.m. i och för rörelsen (prop. 1998/99:130 s. 387).

När upphör bokföringsskyldigheten?

Bokföringsskyldigheten upphör när den fysiska personen upphör att bedriva näringsverksamhet. Bokföringsnämndens allmänna råd och uttalande Bokföringsskyldighetens upphörande i enskild näringsverksamhet (BFNAR 2004:2) ger vägledning i frågan när en fysisk person anses ha upphört att driva näringsverksamhet.

Näringsverksamheten anses inte längre bedrivas när personen faktiskt har slutat med den aktivitet som utgjorde näringsverksamheten.

Om personen inte driver någon verksamhet och inte heller har några konkreta planer på att fortsätta verksamheten bör verksamheten anses vara avslutad.

Om näringsidkaren har för avsikt att sälja tillgångarna eller överlåta näringsverksamheten till någon utomstående, pågår verksamheten under den tid som näringsidkaren aktivt arbetar med att avveckla verksamheten, om tidsperioden är rimlig med hänsyn till verksamhetens art och omfattning.

Följande situationer leder inte till att näringsverksamhet i bokföringslagens mening ska anses bedrivas (BFNAR 2004:2 kommentaren till punkt 2):

• registrering av näringsverksamheten
• innehav av tillgångar som använts i näringsverksamheten, om inte innehavet i sig konstituerar en näringsverksamhet t.ex. innehav av en näringsfastighet
• poster som beskattas i inkomstslaget näringsverksamhet, t.ex. skogskonto återstår.

Skattemässigt kan näringsverksamheten dock anses bedrivas. Läs om vad som skattemässigt utgör näringsverksamhet och när näringsverksamheten skattemässigt kan anses avslutad.

I en säsongsbetonad verksamhet, eller i en verksamhet som är starkt konjunkturberoende, kan det hända att det inte sker någon verksamhet under lång tid utan att verksamheten för den skull ska anses vara avslutad (BFNAR 2004:2 kommentaren till punkt 2).

Bokföringsskyldigheten för utländska juridiska personer

En utländsk juridisk person som ska bedriva sin näringsverksamhet i Sverige genom en filial är fr.o.m. den 1 juli 2017 bokföringsskyldig för den verksamheten enligt bokföringslagen och inte enligt filiallagen (2 kap. 7 § BFL). Läs mer om bokföringsskyldigheten för utländska juridiska personers verksamhet i Sverige.

Bokföringsskyldighet för olaglig verksamhet

Högsta domstolen (HD) har i en dom uttalat att en fysisk person kan vara bokföringsskyldig för en verksamhet som är olaglig utan att denna bedrivs som en integrerad del i en annars laglig näringsverksamhet. Några krav på att det vid sidan av den olagliga verksamheten ska bedrivas någon annan näringsverksamhet kan inte heller uppställas. För en verksamhet som inte under några förutsättningar kan bedrivas lagligt, uppkommer dock ingen bokföringsskyldighet.

Högsta domstolen tydliggör i domen även de kriterier som ska ligga till grund för bedömningen av om bokföringsskyldighet föreligger när denna beror på om näringsverksamhet bedrivs eller inte enligt bokföringslagen. Vid bedömningen ska hänsyn även tas till om det föreligger konkurrens mellan en laglig respektive en olaglig verksamhet. Detta kan t.ex. vara fallet för en tillståndspliktig verksamhet som bedrivs utan tillstånd (se även Skatteverkets rättsfallskommentar om grovt bokföringsbrott).

Kompletterande information

• Bokföringsskyldigheten för kommuner och regioner.
• Bokföringsskyldigheten för staten.
• Hur man upprättar en öppningsbalansräkning när bokföringsskyldigheten inträder.
• Vilket räkenskapsår företaget får använda när bokföringsskyldigheten inträder respektive upphör.
• När en ideell förening är bildad.
• När en stiftelse är bildad.
• Bokföring i konkurs.