Systemdokumentation och behandlingshistorik

Vad är systemdokumentation?

Systemdokumentation är en beskrivning av bokföringssystemets organisation och uppbyggnad, och den behövs för att skapa en överblick av bokföringssystemet (5 kap. 11 § BFL).

Ett bokföringssystem kan bestå av olika delar, t.ex. program för löpande bokföring, lagerbokföring, leverantörsreskontra, löneredovisning och kassaregister. Systemdokumentationen ska göra det möjligt att följa en affärshändelse från verifikation via presentation i registreringsordning och systematisk ordning till årsbokslut eller årsredovisning och omvänt. Genom systemdokumentationen ska det också gå att förstå bokföringen och hur bokföringsposterna behandlas i redovisningssystemet (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 9.1).

Systemdokumentation är räkenskapsinformation som ska arkiveras (1 kap. 2 § första stycket 9 BFL).

Alla företag ska ha systemdokumentation

Huvudregeln är att alla företag ska ha en systemdokumentation (5 kap. 11 § BFL). Kravet på systemdokumentation gäller oavsett om bokföringssystemet är manuellt eller datorbaserat.

Vad är behandlingshistorik?

Ett företag ska förutom en systemdokumentation även upprätta en behandlingshistorik. Det är en beskrivning över de bearbetningar som genomförts inom bokföringssystemet. Dessa ska göra det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (5 kap. 11 § BFL).

Kravet på behandlingshistorik gäller oavsett om bokföringsprogrammen är manuella eller datorbaserade. I manuella bokföringssystem framgår ofta behandlingshistoriken direkt av bokföringen. I datorbaserade system ska även registreringsdatum framgå. I många bokföringsprogram och kassaregister skapas behandlingshistoriken automatiskt och kan skrivas ut vid behov (BFNAR 2013:2 kommentaren i 9 kap. till 5 kap. 11 § första stycket andra meningen BFL under rubriken Behandlingshistorik).

Läs Bokföringsnämndens allmänna råd för mer information

För en fullständig information om systemdokumentation och behandlingshistorik får du läsa 9 kap. Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2) med tillhörande vägledning. Där finns regler för bl.a.

• vad en systemdokumentation är och vad den ska innehålla
• när undantag får göras från kravet på systemdokumentation
• när systemdokumentationen ska kompletteras med ytterligare dokumentation
• systemdokumentation för kassaregister, behandlingshistorik och när räkenskapsinformation lagras på maskinläsbart medium
• systemdokumentation vid flera separata bokföringar och vid gemensam bokföring
• vad behandlingshistorik är och vad den ska visa
• behandlingshistorik för kassaregister och vid gemensam bokföring.