Analys- och urvalsdatabasen

Vad menas med analys- och urvalsdatabasen?

Analys- och urvalsdatabasen är en samling personuppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de ändamål som anges i 1 kap. 4 a § FdbL (2 a kap. 1 § FdbL).

Skatteverket ansvarar för att uppgifterna i folkbokföringen speglar befolkningens bosättning, identitet och familjerättsliga förhållanden så att olika samhällsfunktioner får ett korrekt underlag för beslut och åtgärder (2 § andra stycket förordningen [2017:154] med instruktion för Skatteverket).

För att fullgöra uppdraget att uppgifterna i folkbokföringsdatabasen är korrekta måste Skatteverket kunna kontrollera uppgifternas riktighet genom att utföra analyser och urval. Bestämmelserna om en analys- och urvalsdatabas innebär att Skatteverket kan utföra dataanalyser och urval i större utsträckning och inom tydligare ramar än tidigare.

De nya reglerna om en analys- och urvalsdatabas innebär att det kommer finnas två databaser i folkbokföringsverksamheten.

Bestämmelser för att behandla uppgifter i analys- och urvalsdatabasen

Bestämmelserna i 2 a kap. FdbL gäller särskilt för behandlingen av uppgifter i analys- och urvalsdatabasen. Där regleras bland annat vilka uppgifter som får behandlas i databasen. Bestämmelserna i 2 a kap. FdbL gäller även vid behandling av uppgifter om avlidna (1 kap. 1 § andra stycket FdbL). Eftersom en behandling i en databas typiskt sett är särskilt integritetskänslig är behovet av särskilda regler för sådan behandling viktig.

Dessutom ska de allmänna dataskyddsbestämmelserna om principer för behandling av personuppgifter tillämpas. Skatteverket ska bl.a. ha en rättslig grund för behandlingen av personuppgifter i databasen.

Vilka uppgifter får behandlas i analys- och urvalsdatabasen?

I analys- och urvalsdatabasen får Skatteverket enbart behandla vissa förutbestämda uppgifter. Uppgifterna ska behövas för dataanalyser och urval i syfte att förebygga, förhindra och upptäcka felaktiga uppgifter i folkbokföringsverksamheten (1 kap. 4 a § FdbL). Det kan avse att analysera samband, mönster och avvikelser genom bearbetning av uppgifter i syfte att identifiera registreringar i folkbokföringsdatabasen som kan vara felaktiga. Personuppgiftsbehandling i form av exempelvis inhämtning av uppgifter och fortsatt behandling av sådana uppgifter i syfte att ta fram underlag för dataanalyser och urval omfattas av ändamålet liksom uppföljning och utveckling av analys- och urvalsmodeller (prop. 2022/23:41 s. 59 f.).

Vilka personers uppgifter får behandlas i analys- och urvalsdatabasen?

I analys- och urvalsdatabasen får uppgifter om de personer som anges i 2 kap 2 § FdbL behandlas (2 a kap 2 § FdbL). De personer som avses är desamma som får behandlas i folkbokföringsdatabasen.

Bestämmelser i FdbL och FdbF

De uppgifter som avses i 2 kap. 3 och 4 §§ FdbL får behandlas i analys- och urvalsdatabasen om uppgifterna behövs för ändamålet enlig 1 kap. 4 a § FdbL (2 a kap. 3 § FdbL). Det motsvarar i huvudsak de uppgifter som får behandlas i folkbokföringsdatabasen.

Uppgifter som ska lämnas av andra myndigheter till Skatteverket för kontroll av uppgifter i folkbokföringsverksamheten får behandlas i analys- och urvalsdatabasen. Uppgifter om fastigheter, byggnader, lagfarter och tomträtter får också behandlas (5 c § FdbF).

Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser i analys- och urvalsdatabasen

Känsliga uppgifter och uppgifter om lagöverträdelser får bara behandlas i folkbokföringsverksamheten om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller om de är nödvändiga för ärendets handläggning. Sådana uppgifter får i annat fall behandlas endast om det anges särskilt i 2 kap. FdbL (1 kap. 6 § FdbL).

De uppgifter som får behandlas i analys- och urvalsdatabasen enligt 2 a kap. 3 § FdbL är i huvudsak inte sådana uppgifter som avses i 1 kap. 6 § FdbL. Eftersom uppgifter som får behandlas i folkbokföringsdatabasen också får behandlas i analys- och urvalsdatabasen kan det dock inte uteslutas att Skatteverket kan behöva behandla känsliga uppgifter och uppgifter om lagöverträdelser i analys- och urvalsdatabasen, jfr 2 kap. 3 § 1 st 21 och 2 st FdbL (prop. 2022/23:41 s. 28 f.).

Begränsning av vilka sökbegrepp som får användas

Vid sökning i analys- och urvalsdatabasen gäller samma sökbegränsningar som i folkbokföringsdatabasen (2 a kap. 4 § FdbL).

Dokumentationskrav och rutiner

Som en särskild skyddsåtgärd ska metoder för att ta fram urval och sökbegrepp som används vid sökningar i analys- och urvalsdatabasen dokumenteras. Dokumenteringen ska ske på ett sådant sätt att efterhandskontroller kan göras (2 a kap. 5 § FdbL). Med metoder för att ta fram urval avses t.ex. urvalsmodeller som används vid dataanalyser och urval. Kravet på dokumentation innebär att det i efterhand ska kunna gå att kontrollera vilka metoder och sökbegrepp som har använts för att ta fram ett urval. Det innebär även att det ska kunna följas upp att rätt uppgifter finns i uppgiftssamlingen och att uppgifterna används för rätt ändamål (prop. 2022/23:41 s. 61).

Skatteverket ska ha rutiner för utformningen av urvalsmodeller och användandet av sökbegrepp i analys- och urvalsdatabasen (5 b § FdbF).

Längsta tid för behandling

När de behandlade personuppgifterna inte längre behövs med hänsyn till ändamålet som de behandlas för ska Skatteverket upphöra med behandlingen. Den längsta tid som uppgifterna får behandlas är 3 år från den tidpunkt när de tillfördes databasen (2 a kap. 6 § FdbL). Den angivna tidsgränsen om 3 år innebär inte automatiskt att uppgifterna får behandlas så länge i databasen utan anger en yttre tidsgräns för behandlingen. Skatteverket ska fortlöpande göra en bedömning av hur länge en uppgift är nödvändig för ändamålet med behandlingen. Skatteverket måste kunna motivera att behandlingen fortsätter, t.ex. inför Integritetsskyddsmyndigheten (prop. 2022/23:41 s. 62).