Forskningsavdrag

Vilka arbetsgivare får göra avdraget?

Reglerna om nedsättning av arbetsgivaravgifter för personer som arbetar med forskning eller utveckling (FoU) trädde i kraft den 1 januari 2014. Reglerna gäller för ersättningar som betalas ut efter den 31 december 2013. De viktigaste förarbetena finns i avsnitt 6.9 i budgetpropositionen för 2014 (prop. 2013/14:1) och i betänkandet Skatteincitament för forskning och utveckling (SOU 2012:66).

En arbetsgivare får göra avdrag från arbetsgivaravgifterna med 10 procent av underlaget för avgifterna på ersättning till en person som arbetar med forskning eller utveckling (2 kap. 29 och 31 §§ SAL). Det gäller för både svenska och utländska företag som betalar arbetsgivaravgifter i Sverige. Det saknar betydelse i vilken form eller omfattning företaget bedriver sin verksamhet. Personen som arbetar med forskning eller utveckling kan vara anställd i såväl en liten enskild firma som ett stort aktiebolag.

Det har heller ingen betydelse om personen är anställd i det företag som bedriver forsknings- eller utvecklingsprojektet eller i ett annat företag, t.ex. ett konsultföretag eller ett bemanningsföretag. Det finns inga formella begränsningar för vilka branscher som kan omfattas eller något krav på att arbetsgivaren måste ha en viss SNI-kod som omfattar forskning eller liknande. Det avgörande för bedömningen är i stället arbetets art, dvs. att det är ett systematiskt och kvalificerat forsknings- eller utvecklingsarbete hos det företag som bedriver FoU-projektet (jfr prop. 2013/14:1 s. 522).

Observera att avdrag i många fall inte får göras även om arbetet rent allmänt kan benämnas ”forskning och utveckling”. Avdrag medges t.ex. inte för löpande utvecklingsarbete som inte grundar sig på forskning.

Avdraget gäller bara vid betalning av arbetsgivaravgifter. Avdraget får inte göras från socialavgifter som betalas i form av egenavgifter.

För vilka personer får avdrag göras?

Forskningsavdrag får göras för såväl anställda som uppdragstagare under förutsättning att de uppfyller villkoren för avdraget. Det finns inget krav på att arbetet ska utföras i Sverige, utan det kan även ha utförts under tjänsteresa eller utsändning utomlands. Det finns dock undantag som säger att avdrag bara får göras för personer som vid årets ingång har fyllt 26 men inte 65 år (2 kap. 29 § andra stycket SAL). För unga och för dem över 65 år betalas arbetsgivaravgifter med en lägre procentsats än den generella. Ett forskningsavdrag för dessa kategorier skulle då medföra att den sammanlagda arbetsgivaravgiften blir lägre än ålderspensionsavgiften på 10,21 procent.

Skälet till dessa undantag är den grundläggande principen bakom pensionssystemet det vill säga att varje intjänad pensionsrättighet ska motsvaras av en beslutad och inbetald avgift.

Det kan dock inträffa att forskningsavdrag får göras även om den sammanlagda arbetsgivaravgiften skulle bli lägre än 10,21 procent. Det gäller för arbetsgivare som inte ska betala ålderspensionsavgift i Sverige och kan bli aktuellt för arbetsgivare i vissa länder med vilka Sverige har slutit konvention om social trygghet. Det handlar om personer som har sänts hit från arbetsgivare i USA, Kanada och provinsen Québec för arbete i Sverige.

Kommersiellt syfte

Ett av villkoren för rätt till forskningsavdraget är att företaget bedriver forskningen eller utvecklingen i ett kommersiellt syfte (1 kap. 11 och 12 §§ SAL). Skälet till det är att syftet med avdraget är att stimulera till ökade investeringar i forskning och utveckling (FoU) inom näringslivet. Om ett forskningsprojekt bedrivs i offentlig regi, t.ex. av ett landsting eller ett universitet, och bekostas av offentliga medel är avsikten att forskningsavdrag inte ska kunna göras inom projektet som sådant. Detta innebär att inte heller privata företag som anlitas inom ramen för ett projekt i offentlig regi, för att utföra hela eller delar av projektet, kan göra avdrag för sina anställdas arbete inom projektet (prop. 2013/14:1 s541 f.). Även andra icke vinstdrivande juridiska personer, t.ex. stiftelser, har inte heller rätt att göra forskningsavdrag.

Om kravet på att forskningen hos en arbetsgivare bedrivs i kommersiellt syfte är kan avdrag göras även om en kommun eller ett landsting äger hela eller delar av företaget. Det finns inget förbud för t.ex. kommunala företag att göra avdrag så länge det kommersiella syftet är uppfyllt.

När det gäller projekt i vinstdrivande företag bör utgångspunkten vara att FoU-arbetet har ett kommersiellt syfte. Detta gäller även om verksamheten visar ett nollresultat. Om en person arbetar i ett FoU-projekt som bedrivs av ett vinstdrivande företag innebär detta således i regel att kravet på kommersiellt syfte är uppfyllt. Det gäller oavsett om personen är anställd i det företag där FoU bedrivs, i något annat företag eller av en offentlig arbetsgivare (prop. 2013/14:1 s.242).

Krav på arbetstidens längd

Forskningsavdrag får bara göras för en person som under en månad arbetar till minst 75 procent och minst 15 timmar av sin faktiska arbetstid med forskning eller utveckling (2 kap. 30 § första stycket SAL). Om den som arbetar med FoU har en anställning på deltid, t.ex. 32 timmar per vecka krävs att personen arbetar minst 24 timmar per vecka (75 % av 32) i genomsnitt med forskning eller utveckling för att arbetsgivaren ska få göra avdrag.

Med faktisk arbetstid avses den tid som personen faktiskt arbetat och inte tid då personen varit frånvarande på grund av semester, kompledighet, sjukdom, föräldraledighet eller annan orsak. Detta gäller både för den tid som personen har ägnat åt forsknings- eller utvecklingsarbete och den totala arbetstiden, (prop. 2013/14:1 s. 523).

Det finns inget krav på proportionering. Det betyder att om en person arbetar med andra arbetsuppgifter än FoU under 25 procent av sin faktiska arbetstid får arbetsgivaren göra forskningsavdrag med 10 procent av hela månadslönen, det vill säga även för den del som avser annat arbete.

Om den anställe uppfyller kraven för arbetstid under en viss månad spelar det ingen roll när lönen är intjänad. Även retroaktiv lön, bonus som avser tidigare prestationer kan ingå i underlaget liksom ersättningar som avser andra arbetsuppgifter än FoU-arbetet.

Avdrag vid semester och annan frånvaro

Det finns ett undantag från arbetstidsregeln som gäller vid tillfällig frånvaro från arbetet. Om en person som normalt arbetar med FoU är frånvarande en månad för exempelvis semester, sjukdom eller föräldraledighet får arbetsgivaren göra avdraget beräknat på den ersättning som betalas ut under den månaden. Förutsättningen för det är att avdrag enligt huvudregeln har fått göras under var och en av de närmast föregående fyra kalendermånaderna. Om skälet till att en person under en månad inte arbetar med FoU skulle vara att personen i stället arbetar med andra arbetsuppgifter får arbetsgivaren dock inte göra forskningsavdrag för den anställde den månaden (2 kap. 30 § andra och tredje stycket SAL).

Exempel: avdrag vid semester

En anställd som sedan ett år stadigvarande arbetar med forskning är semesterledig med lön under hela juli och augusti. Avdrag kan då endast göras för juli. För augusti månads lön ska fulla arbetsgivaravgifter betalas. När den anställde återupptar sitt forskningsarbete i september kan avdrag åter göras.

Hur beräknas avdraget?

Vid beräkningen av arbetsgivaravgifterna på avgiftspliktig ersättning till en person som arbetar med forskning eller utveckling ska avdrag göras med 10 procent av avgiftsunderlaget för denna person. Avdraget får inte medföra att avgifterna understiger ålderspensionsavgiften (2 kap. 31 § första stycket SAL).

Exempel: beräkning av avdraget

En forskare har en månadslön på 50 000 kr, arbetsgivaravgifterna uppgår då till 15 710 kr (31,42 procent). Från avgifterna görs avdrag med 10 procent av lönen dvs. 5 000 kr, och avgifterna blir 10 710 kr, vilket motsvarar 21,42 procent av lönen.

Exempel: beräkning av avdraget vid lägre procentsats

En svensk arbetsgivare har sänt en anställd för forskningsarbete till USA under 3 år. Arbetsgivaren ska då betala arbetsgivaravgifter inklusive ålderspensionsavgiften i Sverige med 13,48 procent. Om den utsände har en månadslön på 50 000 kr blir arbetsgivaravgiften 6 740 kr. Eftersom forskningsavdraget inte får påverka ålderspensionsavgiften blir avdraget 3,27 procent (=13,48 - 10,21) av lönen. Avdraget blir 1 635 kr.

Tak för avdraget

Det sammanlagda avdraget för samtliga personer som arbetar med FoU hos arbetsgivaren får inte överstiga 230 000 kr (2 kap. 31 § första stycket SAL). Det innebär att ett företag kan få ett sammanlagt forskningsavdrag från arbetsgivaravgifterna på högst 2 760 000 kr under ett år, dvs. från ett avgiftsunderlag på maximalt 27,6 miljoner kr. Ett outnyttjat avdrag en månad kan inte sparas till senare månader.

Koncerner

Om flera företag som ingår i samma koncern har rätt att göra forskningsavdrag ska dessa företag behandlas som en (1) avgiftsskyldig (2 kap. 31 § andra stycket SAL). Det sammanlagda avdraget för samtliga företag som ingår i koncernen får därför inte överstiga 230 000 kr per månad. Skälet till bestämmelsen är att förhindra att en koncern skulle kunna dela upp en och samma verksamhet på flera olika företag för att vart och ett av företagen skulle kunna utnyttja avdraget upp till taket (prop. 2013/14:1 s. 246).

Avdraget ska i första hand göras av moderföretaget i koncernen dvs. till den del företaget har forskare anställda. Om moderföretaget inte kan utnyttja hela avdragsutrymmet får avdrag upp till det sammanlagda avdragstaket göras av dotterföretagen i den ordning som moderföretaget bestämmer.

Med koncern avses en koncern av sådant slag som anges i 1 kap. 4 § årsredovisningslagen (1 kap. 13 § SAL). Årsredovisningslagens definition innebär förenklat att om ett företag, moderföretaget, äger mer än hälften av rösterna i en annan juridisk person, dotterföretaget, så ingår företagen i samma koncern. Det finns även några andra i årsredovisningslagen beskrivna sätt att skapa ett koncernförhållande.

Även utländska koncerner omfattas av begränsningsregeln. Maxbeloppet ska alltså tillämpas även om koncernen har ett utländskt moderbolag. Det är då formellt det utländska moderbolaget som avgör i vilken ordning de svenska koncernbolagem får utnyttja avdragsutrymmet (prop. 2013/14:1 s 522).

Beslut av Forskarskattenämnden

Utländska experter, forskare och andra nyckelpersoner kan under vissa förutsättningar få 25 procent av lönen skattebefriad (11 kap. 22 – 23 a §§ IL). En sådan skattebefrielse gäller först efter beslut från Forskarskattenämnden. Den skattefria delen av lönen ingår inte i underlaget för arbetsgivaravgifter (2 kap. 12 § 1 SAL). Om personen som har skattelättnaden arbetar med FoU görs forskningsavdraget därför med 10 procent av den skattepliktiga delen av personens lön eller ersättning. Observera dock att ett beslut av Forskarskattenämnden inte i sig innebär rätt till forskningsavdrag.

Vad är systematisk och kvalificerad forskning och utveckling?

En arbetsgivare som i kommersiellt syfte bedriver forskning eller utveckling får göra avdrag från arbetsgivaravgifterna om

• forskningen innebär ett systematiskt och kvalificerat arbete med att ta fram ny kunskap (1 kap. 11 § SAL)
• utvecklingen innebär ett systematiskt och kvalificerat arbete med att använda resultatet av forskning för att utveckla nya varor, tjänster eller produktionsprocesser eller väsentligt förbättra redan existerande sådana (1 kap. 12 § SAL).

Bedömningen av om arbetet utgör forskning respektive utveckling ska göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet med utgångspunkt både i de arbetsuppgifter som den enskilde personen utför och i det större sammanhang som arbetet ingår. Vidare ska bedömningen av en persons forsknings- eller utvecklingsarbete göras med utgångspunkt i det forsknings- eller utvecklingsprojekt som personen arbetar i. Det saknar betydelse om personen är anställd i det företag som bedriver projektet eller i ett annat företag, t.ex. ett konsultföretag. Detta innebär att prövningen av om det är ett kvalificerat arbete, om det är fråga om framtagande av ny kunskap, nya eller väsentligt förbättrade produkter eller om det finns ett kommersiellt syfte ska göras utifrån det företag där forsknings- eller utvecklingsprojektet bedrivs och innehållet i och syftet med detta projekt (prop. 2013/14:1 s. 522).

Begreppen forskning och utveckling är avsedda att omfatta all slags FoU-verksamhet som har ett reellt FoU-innehåll. Det kan handla om t.ex. teknik, naturvetenskap, medicin eller något annat forskningsområde. De omfattar även all produktion av varor och tjänster med ett reellt FoU-innehåll (prop. 2013/14:1 s. 241).

Forskning

För att arbete ska utgöra forskning krävs det att arbetet avser framtagande av ny kunskap. Med ny kunskap avses kunskap som tidigare inte varit känd. Kravet på att kunskapen ska vara ny betyder dock inte att forskningen inte kan utgå från resultatet av tidigare forskning och bygga vidare på denna. Det centrala är att det genom det systematiska arbetet tillkommer ny kunskap (prop. 2013/14:1 s. 521).

Utveckling

För att arbete ska utgöra utveckling krävs att utvecklingen avser nya eller väsentligt förbättrade varor, tjänster eller produktionsprocesser. I det följande används ordet produkter för att beteckna dessa tre. Med nya produkter menar man att utvecklingsarbete syftar till att ta fram produkter som tidigare inte funnits. Med att en produkt väsentligt förbättras menas att den genomgår en förändring som leder till en väsentlig förbättring av exempelvis kvalitet, användning, utformning, tillverkning och tillhandahållande.

Ett mycket viktigt krav är att utvecklingsarbetet ska utgå från användningen av resultatet av forskning. Det betyder att forskningsresultat ska vara en avgörande förutsättning för utvecklingen av en produkt.

Kravet på att utvecklingsarbetet ska utgå från forskningsresultat är till för att avskilja sådant utvecklingsarbete från vanligt förekommande arbete med att löpande utveckla en befintlig produkt, såsom att den förfinas, justeras eller anpassas. Sådant löpande utvecklingsarbete grundar sig oftast varken på forskning eller leder till några väsentliga förbättringar av produkten (prop. 2013/14:1 s. 521).

Gränsdragningsfrågorna kan här bli svåra. Frågan om utvecklingsarbetet grundat på forskningsresultat syftar till nya produkter bör kunna bedömas utan större svårigheter. När det gäller att avgöra vad som är väsentlig förbättring av en produkt är det viktigt att dra gränsen mot löpande utvecklingsarbete som inte kräver forskningsresultat. Löpande utveckling av befintliga produkter sker också ofta utan att det görs enligt en bestämd plan, dvs. det görs inte systematiskt.

Vad menas med att arbetet ska vara systematiskt?

Ett av kraven för rätt till forskningsavdrag är att arbetet med forskning eller utveckling sker systematiskt. Med att arbetet ska vara systematiskt menas att det ska undersöka, genomföra eller följa upp fakta enligt en viss metod, en plan.

Vad menas med att arbetet ska vara kvalificerat?

Med kravet på att arbetet ska vara kvalificerat menas att arbetet ska ha reellt forsknings- eller utvecklingsinnehåll. Det betyder att forskningsavdraget är begränsat till faktiskt och direkt arbete med forskning eller utveckling.

Arbete som forskare och kvalificerad produktutvecklare är exempel på arbeten som i regel omfattas av termerna forskning och utveckling. Tekniska eller medicinska experter som med sin kunskap och erfarenhet utför uppgifter som ett led i forsknings- eller utvecklingsverksamheten bör också normalt omfattas av reglerna om forskningsavdrag. Även arbete med mer rutinartade moment som utförande av enklare tester och sammanställande av information eller resultat kan omfattas, om det ingår som en central del i ett kvalificerat forsknings- eller utvecklingsprojekt. (prop. 2013/14:1 s. 521 f).

Anställda som har lednings- eller samordningsfunktion som VD, platschef, projektledare och liknande har i många fall en relativt stor andel administrativa uppgifter som kan medföra att kravet på 75 % inte är uppfyllt. Det är dock givetvis inte titeln i sig som avgör rätten till avdrag utan de faktiska arbetsuppgifterna.

Arbete med att sammanställda eller skriva artiklar eller publikationer om forskning som bedrivits av någon annan ger inte rätt till avdrag.

Stödfunktioner

Forskningsavdraget är begränsat till faktiskt och direkt arbete med forskning eller utveckling. Därför får forskningsavdrag inte göras på ersättningar till personal som arbetar med stödfunktioner av olika slag till forskning eller utveckling. Det kan handla om stödfunktioner som ekonomi, administration, IT-stöd och olika servicefunktioner, t.ex. lokalvård, vaktmästeri och underhåll. Det gäller även om stödfunktionerna uteslutande skulle rikta sig mot verksamheten med forskning eller utveckling.

Forskningsavdrag medges inte heller för arbete som är hänförligt till löpande drift, underhåll och utveckling av företagets verksamhet. Hit hör exempelvis arbete med kontroll, kvalitetssäkring och uppföljning av löpande verksamhet, produktion, organisationsutveckling, kompetensutveckling, utbildning, marknadsföring, samt kund- och marknadsundersökningar (exempelvis enkätundersökningar). Gemensamt för arbeten av de slag som här inte uppfyller villkoren för forskningsavdrag är att arbetet avser annat än direkt arbete med forskning eller utveckling och ofta inte heller uppfyller kravet på att vara tillräckligt kvalificerat (prop. 2013/14:1 s. 522).

Forskningsavdrag i kombination med kostnadsavdrag

En arbetsgivare kan i vissa fall vid beräkningen av arbetsgivaravgifter göra avdrag för en anställds utgifter i arbetet, ofta kallat kostnadsavdrag (2 kap. 21 § SAL). Det krävs att lönen eller ersättningen är avsedd att täcka mottagarens utgifter i arbetet. Dessutom krävs, med vissa undantag, ett beslut i förväg från Skatteverket för att kostnadsavdrag ska får göras.

Om det skulle inträffa att en arbetsgivare har rätt att göra kostnadsavdrag beräknat på lönen till den som arbetar med FoU ska kostnadsavdraget göras först. Den avgiftspliktiga bruttoersättningen sänks med det beslutade kostnadsavdraget. Därefter görs forskningsavdrag med 10 procent av det återstående avgiftsunderlaget för den anställde.

Exempel: Forskningsavdrag i kombination med kostnadsavdrag

En anställd forskare har en månadslön på 50 000 kr. Arbetsgivaren får enligt beslut göra kostnadsavdrag med 20 procent av forskarens lön, dvs. 10 000 kr. Avgiftsunderlaget för vilket forskningsavdrag får göras blir då 40 000 kr och forskningsavdraget 4 000 kr.

Forskningsavdrag och särskilt avdrag i stödområde

Arbetsgivare som har verksamhet i de delar av landet som betecknas som stödområde A får göra ett särskilt avdrag från arbetsgivaravgifterna. Stödområde A omfattar kommuner i inre Norrland och norra delarna av Värmlands och Dalarnas län. Det särskilda avdraget får göras med 10 procent av avgiftsunderlaget, dock med högst 7 100 kr per månad.

Eftersom bestämmelserna om avdrag för personer som arbetar med forskning eller utveckling och avdrag för verksamhet i stödområde A kan tillämpas samtidigt har det införts en begränsningsregel för att förhindra att avdraget för personer som arbetar med FoU medför att arbetsgivaravgifterna understiger ålderspensionsavgiften. Begränsningsregeln finns i 5 § lagen (2001:1170) om särskilda avdrag i vissa fall vid avgiftsberäkningen enligt lagen (1994:1920) om allmän löneavgift och socialavgiftslagen (2000:980), här förkortad till stödområdeslagen.

Om en arbetsgivare gör särskilt avdrag i stödområdet och forskningsavdrag ska avdraget i första hand göras enligt reglerna för forskningsavdrag (7 § stödområdeslagen).