Sekretessmarkering

Sekretessmarkeringen är en varningssignal

En sekretessmarkering är en administrativ åtgärd som innebär att Skatteverket ska pröva om en uppgift om en enskild persons personliga förhållande kan lämnas ut eller inte. Skatteverket kan föra in en sekretessmarkering i folkbokföringen om man på förhand kan bedöma att någon skulle lida men av att Skatteverket lämnade ut uppgifter om personen (22 kap. 1 § OSL).

En sekretessmarkering ska fungera som en varningssignal när Skatteverket och andra myndigheter hantererar sådana personuppgifter som normalt lämnas ut utan någon sekretessprövning.

Skatteverket måste pröva varje enskilt fall

När en begäran om att lämna ut sekretessmarkerade personuppgifter kommer in ska Skatteverket bedöma om de omständigheter som är orsak till sekretessmarkeringen väger tyngre än de uppgifter som begärs ut. Skatteverket måste pröva varje enskilt fall. Normalt ska de skäl som låg till grund för införandet av sekretessmarkeringen vara tillräckliga för att vägra lämna ut den begärda uppgiften för en sekretessmarkerad person, men om Skatteverket finner att den begärda uppgiften är harmlös kan den ändå lämnas ut.

Det är viktigt att komma ihåg att sekretessmarkeringen inte innebär någon absolut sekretess för en persons uppgifter. Den fyller inte någon självständig rättslig funktion utan motsvarar i princip den ”hemligstämpel” som en allmän handling kan ha (5 kap. 5 § OSL). En sekretessmarkering är alltså inte något bindande avgörande av hur sekretessfrågan ska bedömas vid varje enskild begäran om uppgifter.

Skatteverket kan mot en persons vilja införa en sekretessmarkering om det finns risk för att någon lider men om uppgifter om den enskildes personliga förhållanden lämnas ut.

Exempel på situationer där personuppgifter kan eller ska skyddas:

• När en person på grund av hot om våld inte vill att hans eller hennes personuppgifter ska lämnas ut till någon som han eller hon tidigare har haft en relation med.
• När någon riskerar att utsättas för hedersrelaterat våld.
• När någon är politiskt förföljd.
• När någon på grund av sitt arbete riskerar att utsättas för hot.

Sekretessmarkering och andra myndigheter

Uppgifterna i folkbokföringen aviseras ut till andra myndigheter genom Skatteverkets centrala aviseringssystem Navet. Även uppgiften att någon har en sekretessmarkering aviseras ut tillsammans med övriga uppgifter för den personen. Sekretessmarkeringen är en varningssignal för andra myndigheter om att uppgifterna inte kan lämnas ut utan en noggrann sekretessprövning. Respektive myndighet har egna regler för sekretess i sin verksamhet.

I Skatteverkets vägledning om hantering av sekretessmarkerade personuppgifter i offentlig förvaltning finns råd för hur andra myndigheter bör agera för att skyddet för en persons sekretessmarkerade uppgifter ska fungera.

Ansökan ska vara skriftlig

En ansökan om sekretessmarkering ska göras hos Skatteverket och ska som regel vara skriftlig. Det behöver inte vara personen själv som söker, utan även exempelvis polisen eller sociala myndigheter kan begära sekretessmarkering för en person.

Det finns inga formella krav för att få en sekretessmarkering. I praktiken gör den som vill ha en sekretessmarkering en skriftlig ansökan till Skatteverket där han eller hon motiverar att personuppgifterna ska sekretessmarkeras. Någon form av handling eller intyg som stöder att det finns ett aktuellt och konkret hot ska finnas med som underlag för bedömningen.

Skatteverket kan inte lämna avslag på en ansökan om sekretessmarkering enbart på grund av att det saknas en underskrift från den enskilde.

En preliminär sekretessmarkering ska registreras i samband med ansökan

Skatteverket ska genast registrera en preliminär sekretessmarkering när en ansökan om sekretessmarkering kommer in, och även underrätta personen om registreringen.

Det är viktigt att komma ihåg att det kan få allvarliga konsekvenser för den enskilde om en preliminär sekretessmarkering inte registreras direkt. Personens uppgifter är då fullt tillgängliga i folkbokföringen och det finns risk för att personen och dennes anhöriga blir kartlagda av den eller de som utgör hotet.

Någon preliminär sekretessmarkering behöver inte registreras om det från början står klart att det saknas skäl för sekretessmarkering. Detta kan exempelvis vara fallet om Skatteverket nyligen har bedömt att personen saknar behov av skydd och inga nya omständigheter har kommit fram i ärendet.

Skatteverket bedömer om det finns ett aktuellt och konkret hot

Avgörande för Skatteverkets bedömning är att en person eller dennes närstående är utsatta för ett aktuellt och konkret hot. Det ska röra sig om ett aktuellt och konkret hot i det enskilda fallet. Ett intyg eller en utredning som styrker hotet ska finnas med som underlag för bedömningen. Personen kan till exempel lämna ett intyg från polisen, socialtjänsten, en kvinnojour eller brottsofferjour eller en dom eller någon annan utredning.

En allmänt uttalad motvilja att ha kontakt med en annan person är inte något tillräckligt skäl för att en sekretessmarkering ska beviljas. Det är exempelvis inte tillräckligt med ett intyg från en psykiatriker om att personens mentala hälsa är beroende av en sekretessmarkering.

Skatteverket kan i sin utredning ta kontakt med andra myndigheter, till exempel polisen, som kan tillföra information i det enskilda ärendet (17 a § FOL).

All information från andra myndigheter ska värderas och analyseras innan beslut. Sådan information är en del i utredningen men kan inte ensam ligga till grund för Skatteverkets bedömning.

Sekretessmarkering kan till exempel medges vid

• våld eller hot om våld från tidigare relationer
• våld eller hot om våld från nära familj eller övrig släkt (exempelvis hedersrelaterat våld)
• våld eller hot om våld på grund av politisk aktivitet.

Sekretessmarkeringen måste få en faktisk effekt

Även om Skatteverket bedömer att det finns ett aktuellt och konkret hot mot en person måste en eventuell sekretessmarkering eller annan skyddsåtgärd antas få en faktisk effekt för att Skatteverket ska bevilja sekretessmarkeringen. Personen måste själv medverka och vidta nödvändiga åtgärder för att upprätthålla effekten.

Personen måste flytta

Att personen byter bostad är ett krav för att Skatteverket ska bevilja en sekretessmarkering. Undantag kan göras i enstaka fall.

Vart personen väljer att flytta kan i hög grad påverka effekten av sekretessmarkeringen. Den som bor kvar i samma närområde utsätter sig för en risk att bli upptäckt, vilket kan innebära att sekretessmarkeringen inte får någon effekt alls. Omständigheter som kan påverka effekten vid val av en ny bostadsort är exempelvis var den eller de som utgör hotet finns. I bedömningen bör Skatteverket också ta hänsyn till om det rör sig om större eller mindre samhällen eller stadsdelar och även hur kommunikationerna ser ut. Om den som utsätts för hotet till exempel bor längs samma buss- eller tunnelbanelinje som den som hotar, finns en större risk för upptäckt.

Familjemedlemmar – hela hushållet måste omfattas

Samtliga familjemedlemmar i hushållet måste omfattas av sekretessmarkeringen för att den ska få avsedd effekt.

Särskild postadress

För en sekretessmarkerad person bör Skatteverket även registrera en särskild postadress i folkbokföringen. Effekten av sekretessmarkeringen kan då bli starkare eftersom det är postadressen som aviseras ut till myndigheter och andra aktörer i samhället och som används av mottagarna för olika utskick av brev.

Egen medverkan krävs för att skydda sina uppgifter

Personen måste medverka till att skydda sina personuppgifter så att sekretessmarkeringen inte tappar sin effekt. Att publicera uppgifter om sig själv på internet kan till exempel innebära att effekten försämras även om man inte röjer var man vistas. För den som fortsatt utsätter sig själv för någon form av synlig, offentlig aktivitet fyller sekretessmarkeringen oftast inte någon funktion. Exempel på sådana aktiviteter kan vara politiska uppdrag eller vissa kriminella handlingar.

Att en person har begått eller begår brott behöver inte vara ett skäl för att neka en sekretessmarkering. Detta gäller också för den som lever tillsammans med en sådan person. Skatteverket måste göra en bedömning i varje enskilt fall.

Ansökan om sekretessmarkering för barn

Det saknas formkrav för vem som kan lämna in en anmälan om sekretessmarkering för ett barn och för hur en sådan anmälan ska se ut. Normalt ska anmälan skrivas under av båda vårdnadshavarna men Skatteverket kan också godta en anmälan där den ena eller båda vårdnadshavarnas underskrift saknas. Även en anmälan från en annan person än vårdnadshavarna kan godtas.

När Skatteverket bifaller en ansökan om sekretessmarkering

I de flesta fall har Skatteverket registrerat en preliminär sekretessmarkering redan när ansökan kom in. Om detta inte har gjorts ska Skatteverket registrera en sekretessmarkering senast i samband med beslutet att bifalla ansökan. Detta är viktigt för att förhindra att uppgiften om personens nya adress inte aviseras ut i samhället.

Sekretessmarkeringen gäller för en viss tid

Det ska framgå av Skatteverkets beslut hur länge sekretessmarkeringen är giltig. Det ska också framgå att en begäran om förlängning av sekretessmarkeringen bör lämnas in senast två månader före det att giltighetstiden går ut.

Första gången en person får en sekretessmarkering bör giltighetstiden sättas till minst två år. Därefter får personen begära förlängning.

Om personen inte begär någon förlängning eller om begäran inte medges tar Skatteverket bort sekretessmarkeringen när giltighetstiden har gått ut.

När en ansökan avslås ska ett beslut skickas ut

Skatteverket ska alltid skicka ut ett beslut med motivering om att en sekretessmarkering inte kommer att registreras. Om en preliminär sekretessmarkering har registrerats ska den tas bort.

Överklaga ett beslut om sekretessmarkering

Skatteverkets beslut att inte registrera en sekretessmarkering kan inte överklagas. Det är inte heller möjligt att överklaga Skatteverkets beslut att ta bort en sekretessmarkering. (RÅ 2005 ref. 12 och RÅ 2006 ref. 61)

Missbruk av personnummer ger normalt ingen sekretessmarkering

Vid missbruk av ett personnummer, till exempel identitetskapning, saknas normalt skäl för Skatteverket att registrera en sekretessmarkering i folkbokföringen. I dessa fall kan personen hänvisas till att själv kontakta exempelvis kreditupplysningsföretag för att spärra sitt personnummer.

Vid extrem förföljelse kan Skatteverket medge sekretessmarkering för några månader. Den som ansöker måste då bifoga kopia av en polisanmälan.