Förvalta en ideell förening

Föreningsmötet är föreningens beslutande organ

I en ideell förening ska medlemmarna normalt kunna delta i och påverka besluten. Det ordinarie föreningsmötet är föreningens beslutande organ efter modell som hämtats från lagen om ekonomiska föreningar.

Av föreningens stadgar bör det därför framgå

• när man ska hålla årsmöte
• under vilka omständigheter man ska hålla extra föreningsmöte
• hur man ska kalla till möten
• vilka frågor man ska behandla på de olika mötena
• hur medlemmarna utövar sin rösträtt
• hur man ska fatta besluten.

En viktig punkt är hur reglerna för att kalla till möten är utformade. Om föreningen inte har kallat enligt stadgarnas regler, kan stadgarna ange att mötet inte har rätt att fatta beslut. Sådana regler är till för att ge medlemmarna möjlighet att delta i föreningens verksamhet och vara med om besluten i föreningen.

Styrelsen är föreningens verkställande organ

Lagen om ekonomiska föreningar anger vilka uppgifter och befogenheter styrelsen i sådana föreningar har. Dessa bestämmelser ger bra vägledning för styrelsearbetet även i en ideell förening.

Styrelsen väljs av medlemmarna på årsmötet och företräder föreningen under verksamhetsåret som föreningens verkställande organ. Den har ansvaret för kallelser till möten och ska förbereda ärenden till årsmötet. Det löpande arbetet i en förening med ansvaret för anställda, ansvaret för bokföring och medelsförvaltning ligger naturligt på styrelsen i en förening. Oftast arbetar en föreningsstyrelse efter föreskrifter som finns i stadgarna eller efter beslut av årsmötet.

Skatteverket har inte något register över styrelseledamöter och föreningar har heller ingen skyldighet att lämna uppgifter till Skatteverket om nytillträdda eller avgångna styrelseledamöter. Om en förening är registrerad i handelsregistret finns information om styrelseledamöter hos Bolagsverket, se organisationsnummer för ideella föreningar.

Revisorer

Revisorerna väljs på föreningens årsmöte och är ansvariga inför detta. De ska utföra såväl ekonomisk granskning som förvaltningsrevision och ska därför ha tillgång till föreningens alla räkenskaper, protokoll, avtal och andra handlingar.

Den ekonomiska granskningen består i att revisorerna går igenom och kontrollerar räkenskaperna samt inventerar tillgångarna. Exempel på tillgångar är kassa, bankböcker, plusgirokonton, fordringar, inventarier och fastigheter. Revisorerna kontrollerar även att föreningen

• förvarar de ekonomiska handlingarna på ett säkert sätt
• följer gällande kontoplan
• har betryggande försäkringar
• har fullgjort alla skyldigheter mot samhället.

Förvaltningsrevision innebär en granskning av styrelsen

Förvaltningsrevision innebär att revisorerna ska bedöma hur styrelsen har skött sitt uppdrag. Revisorerna går då igenom protokoll, korrespondens, avtal, rapporter, utredningar och styrelsens verksamhetsberättelse.

Revisorerna ska redovisa resultatet av granskningen i en revisionsberättelse och lägga fram denna för årsmötet. I revisionsberättelsen anger revisorerna om deras granskning ger anledning till anmärkning mot styrelsen. Årsmötet ska sedan ta ställning till om det beviljar styrelsen ansvarsfrihet. En anmärkning från revisorerna kan leda till att årsmötet inte beviljar styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Om ärendet förs vidare till domstol, ska där avgöras om anmärkningen ska leda till rättslig påföljd eller skadestånd. En styrelseledamot som gjort sig skyldig till förskingring eller trolöshet mot huvudman kan dömas till straff.

Företrädarnas befogenheter och ansvar

En ideell förening är som juridisk person själv ansvarig för de förbindelser som behörig företrädare ingår i föreningens namn. Enskilda medlemmar har inte något personligt betalningsansvar för föreningens skulder eller andra förpliktelser.

Befogenheterna för föreningens företrädare regleras normalt i stadgarna eller andra instruktioner. Om motparten inte insett eller inte borde ha kunnat inse att föreningens företrädare överskridit sina befogenheter, kan avtalet ändå bli gällande. Föreningens företrädare kan i sådant fall bli ersättningsskyldiga för skador som de orsakat föreningen.

Styrelsen kan bli solidariskt betalningsansvarig för obetalda skatter och avgifter tillsammans med föreningen enligt 59 kap. 12−15 §§ SFL. För tiden innan skatteförfarandelagen trädde ikraft se 12 kap. 6 § SBL och Handledning för skattebetalning avsnitt 13.

Ansvar i föreningar utan rättskapacitet

Om en förening inte är en självständig juridisk person, har den inte rättskapacitet. Om någon träffar ett avtal i en sådan förenings namn vilar ansvaret på de personer som ingått avtalet. Det kan förekomma att dessa haft fullmakt från de övriga medlemmarna att teckna avtalet. I så fall blir samtliga som tecknat avtalet personligen ansvariga.