Arkivera allmänna handlingar

Bestämmelser om arkivering och gallring

Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska arkiveras och gallras ska meddelas i lag (2 kap 18 § TF).

De viktigaste bestämmelserna om arkivering och gallring finns i ArkivL, arkivförordningen (1991:446), och Riksarkivets föreskrifter, RA-FS och RA-MS. Bestämmelserna gäller i första hand för myndigheter, såväl statliga som kommunala, men ska också tillämpas på vissa andra organ (1 § ArkivL).

Bestämmelser om förvaring och gallring av deklarationer och andra handlingar som finns inom beskattningsverksamheten finns i 20 kap. skatteförfarandeförordningen (2011:1261), SFF.

Bestämmelser om bevarande och gallring av personuppgifter finns även i PuL och i särskilda registerförfattningar. I Skatteverkets beskattningsverksamhet, brottsbekämpande verksamhet, id-kortsverksamhet, SPAR-verksamhet och äktenskapsregisterverksamhet finns exempelvis särskilda regler för bevarande och gallring av personuppgifter.

Arkivering

Skatteverket ska arkivera sina allmänna handlingar. Skatteverkets arkiv utgörs av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana minnesanteckningar, utkast och koncept till Skatteverkets beslut eller skrivelser som avses i 2 kap. 9 § TF och som Skatteverket beslutar ska tas om hand för arkivering (3 § ArkivL).

Upptagningar för automatiserade behandlingar som är tillgängliga för flera myndigheter och är allmänna handlingar där, ska arkiveras endast hos en av myndigheterna. Arkivering ska i första hand ske hos den myndighet som har svarat för huvuddelen av den allmänna handlingen (3 § ArkivL). Om flera myndigheter har svarat för ungefär lika stora delar av upptagningen kan Riksarkivet föreskriva hos vilken myndighet upptagningen ska arkiveras (4 § arkivförordningen (1991:446)).

Skatteverkets arkiv ska hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser följande behov:

• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, t.ex. vid överklagande av Skatteverkets beslut
• forskningens behov.

Skatteverkets arkiv utgör dessutom en del av vårt nationella kulturarv (3 § ArkivL).

När ska du arkivera allmänna handlingar?

När ett ärende är färdigbehandlat hos Skatteverket ska du arkivera de allmänna handlingarna i ärendet.

Gallring

Allmänna handlingar får gallras (10 § första stycket ArkivL). Skatteverket får gallra allmänna handlingar om det finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Finns inte sådana bestämmelser får Skatteverket gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet (14 § arkivförordningen (1991:446)).

Med gallring menas att du förstör allmänna handlingar eller uppgifter. Att föra över uppgifter till annan databärare utgör också gallring om överföringen medför förlust av något av följande:

• information
• möjlighet att göra informationssammanställningar
• sökmöjligheter
• möjlighet att fastställa informationens äkthet.

Vid gallring ska du ta hänsyn till att det material som bevaras ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov (10 § andra stycket ArkivL).

Om det i en annan lag eller förordning finns bestämmelser som avviker från arkivlagens bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar ska du tillämpa de bestämmelserna i stället för arkivlagen (10 § tredje stycket ArkivL).

Bestämmelser om bevarande och gallring av personuppgifter finns även i PuL och i särskilda registerförfattningar. I Skatteverkets beskattningsverksamhet, brottsbekämpande verksamhet, id-kortsverksamhet, SPAR-verksamhet och äktenskapsregisterverksamhet finns exempelvis särskilda regler för bevarande och gallring av personuppgifter.