Kortfristiga och långfristiga ersättningar

Kortfristiga ersättningar

Hur kortfristiga ersättningar till anställda ska redovisas i företagets räkenskaper beror på vilken normgivning företaget följer.

Lön och sociala kostnader

I K1-regelverket för enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut finns inga särskilda regler för kostnader för personal. Av vägledningen till det allmänna rådet framgår det att kostnaden ska beräknas på motsvarande sätt som kostnader för varor och tjänster i verksamheten. Med ledning av punkt 7.7 i BFNAR 2006:1 kan kostnader för anställda beräknas som summan av följande:

• sådana utbetalningar som företaget gjort med anledning av anställdas utförda arbete
• skillnaden mellan företagets skulder till anställda vid räkenskapsårets utgång och ingång
• skillnaden mellan företagets fordringar på anställda för förskott, enligt punkt 6.59, vid räkenskapsårets ingång och utgång.

För ideella föreningar och registrerade trossamfund som upprättar ett förenklat årsbokslut, ska kostnader för personal beräknas som summan av följande (BFNAR 2010:1 punkt 7.13):

• sådana utbetalningar som föreningen har gjort med anledning av utgifter för anställda och andra som erhåller ersättning för utfört arbete
• skillnaden mellan föreningens skulder vid räkenskapsårets utgång och ingång avseende ersättningar till anställda och andra, med tillhörande lagstadgade arbetsgivaravgifter enligt punkt 6.74
• skillnaden mellan föreningens skulder vid räkenskapsårets utgång och ingång avseende lagstadgade arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på pensionskostnader, enligt punkt 6.72
• belopp motsvarande punkt 7.12 c och d som avser personal.

K2: årsredovisning i mindre företag

Lön redovisas som kostnad när arbetsprestationen utförs. Lagstadgade och avtalade arbetsgivaravgifter samt särskild löneskatt på förvärvsinkomster ska redovisas som kostnad när man redovisar lönekostnaden som arbetsgivaravgifterna och den särskilda löneskatten baseras på. Provision redovisas det räkenskapsår som provisionen avser (BFNAR 2008:1 punkt 7.11 respektive BFNAR 2009:1 punkt 7.11).

K3: årsredovisning och koncernredovisning

Av K3-regelverket följer att utgifter för ersättningar till anställda ska redovisas som en kostnad, om inte utgiften ska redovisas som en del av anskaffningsvärdet för en tillgång, t.ex. lager, byggnader och mark eller maskiner och inventarier. Av de grundläggande principerna följer att ersättningen ska redovisas när den anställde utfört den ersättningsgrundande prestationen. Ersättningar till anställda som inte har betalats ska redovisas som skuld.

Företag som följer internationella redovisningsregler

Ett företag som följer internationella redovisningsregler ska tillämpa IAS 19 Ersättningar till anställda om inte RFR 2 anger något annat. Beträffande kortfristiga ersättningar till anställda finns inga undantag från att tillämpa IAS 19 i RFR 2.

När en anställd har utfört tjänster åt ett företag under en redovisningsperiod, ska företaget redovisa det odiskonterade beloppet som rör kortfristiga ersättningar till anställda som företaget förväntas betala i utbyte mot dessa tjänster på följande sätt (IAS 19 punkt 11):

• Som en skuld (upplupen kostnad) efter avdrag för eventuellt redan utbetalda belopp. Om de redan utbetalda beloppen är större än det odiskonterade ersättningsbeloppet, ska företaget redovisa det överskjutande beloppet som en tillgång (förutbetald kostnad) i den mån förutbetalningen kommer att leda till exempelvis en minskning av framtida utbetalningar, eller en kontant återbetalning.
• Som en kostnad, såvida inte någon annan standard kräver eller tillåter att ersättningarna inkluderas i anskaffningsvärdet för tillgångar.

Företag som ska tillämpa Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd

Huvudregeln i föreskrifterna är att instituten och försäkringsföretagen ska följa de internationella redovisningsstandarderna om de är förenliga med ÅRKL respektive ÅRFL. Ett institut behöver inte tillämpa en regel i godkända internationella redovisningsstandarder om det i stället tillämpar motsvarande regel i RFR 2 Redovisning för juridiska personer. En redogörelse för dessa regler finns ovan under rubriken Företag som följer internationella redovisningsregler.

Betald korttidsfrånvaro

Det finns inga specifika regler i K1- och K2-regelverken om hur betald korttidsfrånvaro ska redovisas.

Läs om hur oreglerade frågor ska lösas i K1- respektive K2-regelverken.

K3: årsredovisning och koncernredovisning

Kortfristiga ersättningar för betald frånvaro som kan sparas, t.ex. intjänad semester, ska redovisas som kostnad och kortfristig skuld när de anställda utfört de tjänster som ger rätt till framtida betald frånvaro. Kortfristiga ersättningar för betald frånvaro som inte kan sparas, t.ex. sjukfrånvaro, ska redovisas som kostnad när frånvaron inträffar (BFNAR 2012:1 punkt 28.4).

Företag som följer internationella redovisningsregler

Företaget ska redovisa den förväntade kostnaden för kortfristiga ersättningar till anställda i form av betald frånvaro enligt punkt 11 på följande sätt (IAS 19 punkt 13):

• Betald frånvaro som kan sparas ska redovisas när de anställda utför tjänster som ökar deras rätt till framtida betald frånvaro.
• Betald frånvaro som inte kan sparas ska redovisas när frånvaron inträffar.

Företag som ska tillämpa Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd

Huvudregeln i föreskrifterna är att instituten och försäkringsföretagen ska följa de internationella redovisningsstandarderna om de är förenliga med ÅRKL respektive ÅRFL. Ett institut behöver inte tillämpa en regel i godkända internationella redovisningsstandarder om det i stället tillämpar motsvarande regel i RFR 2 Redovisning för juridiska personer. En redogörelse för dessa regler finns under Företag som följer internationella redovisningsregler, se ovan

Vinstandelsplaner och bonusplaner

Det finns inga specifika regler i K1-regelverken om hur vinstandelsplaner och bonusplaner ska redovisas.

Läs om hur oreglerade frågor ska lösas i K1-regelverken.

K2: årsredovisning i mindre företag

Bonus eller gratifikation redovisas som en kostnad det räkenskapsår som bonusen eller gratifikationen avser (BFNAR 2008:1 punkt 7.11 respektive BFNAR 2009:1 punkt 7.11).

K3: årsredovisning och koncernredovisning

Den förväntade kostnaden för vinstdelning och bonus ska endast redovisas om företaget har en legal eller informell förpliktelse på grund av tidigare händelser, och förpliktelsens storlek kan beräknas på ett tillförlitligt sätt (BFNAR 2012:1 punkt 28.5).

Företag som följer internationella redovisningsregler

Företaget ska redovisa kostnader för vinstandelsplaner och bonusplaner enligt IAS 19 punkt 11 (se Lön och sociala kostnader ovan). Den förväntade kostnaden för vinstandels- och bonusbetalningar ska dock redovisas endast när företaget har en befintlig legal eller informell förpliktelse att göra sådana betalningar på grund av tidigare händelser, och man kan göra en tillförlitlig beräkning av förpliktelsen. En befintlig förpliktelse föreligger endast när företaget inte har något annat realistiskt alternativ än att göra betalningarna (IAS 19 punkt 19).

Ett företag kan endast göra en tillförlitlig bedömning av sin legala eller informella förpliktelse enligt en vinstandels- eller bonusplan under någon eller några av följande förutsättningar (IAS 19 punkt 22):

• de formella villkoren enligt planen innehåller en formel för fastställande av ersättningsbeloppet
• företaget fastställer det belopp som ska betalas innan de finansiella rapporterna godkänns för utfärdande
• tidigare praxis tydligt anger vilket belopp företagets informella förpliktelse uppgår till.

Om vinstandelar och bonus inte förväntas regleras helt inom tolv månader efter utgången av det räkenskapsår under vilket de anställda utför tjänsterna, utgör dessa betalningar övriga långfristiga ersättningar.

Företag som ska tillämpa Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd

Huvudregeln i föreskrifterna är att instituten och försäkringsföretagen ska följa de internationella redovisningsstandarderna om de är förenliga med ÅRKL respektive ÅRFL. Ett institut behöver inte tillämpa en regel i godkända internationella redovisningsstandarder om det i stället tillämpar motsvarande regel i RFR 2 Redovisning för juridiska personer. En redogörelse för dessa regler finns under Företag som följer internationella redovisningsregler, se ovan.

Långfristiga ersättningar

Det finns inga specifika regler i K1- och K2-regelverken om hur långfristiga ersättningar till anställda ska redovisas.

Läs om hur oreglerade frågor ska lösas i K1- respektive K2-regelverken.

K3: årsredovisning och koncernredovisning

Av K3-regelverket följer att ett företag ska redovisa en skuld som rör övriga långfristiga ersättningar till nuvärdet av förpliktelsen på balansdagen (BFNAR 2012:1 punkt 28.24).

Företag som följer internationella redovisningsregler

De regler som ska tillämpas för övriga långfristiga ersättningar till anställda sammanfaller i princip med regelverket som gäller förmånsbestämda planer vid ersättning efter avslutad anställning. Därför finns det en hänvisning i punkt 156 i IAS 19 till de punkter som då ska tillämpas. För långfristiga ersättningar till anställda (förutom långsiktiga pensionsplaner) ska företaget redovisa nettot av följande belopp i resultatet, utom i den mån någon annan standard kräver eller tillåter att beloppen inkluderas i tillgångens anskaffningsvärde (IAS 19 punkt 156):

• kostnader för tjänster (se punkterna 66–112).
• nettoränta på den förmånsbestämda nettoskulden, d.v.s. nettotillgången (se punkterna 123–126).
• omvärderingar av den förmånsbestämda nettoskulden, d.v.s. nettotillgången (se punkterna 127–130).

Företag som ska tillämpa Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd

Huvudregeln i föreskrifterna är att instituten och försäkringsföretagen ska följa de internationella redovisningsstandarderna om de är förenliga med ÅRKL respektive ÅRFL. Ett institut behöver inte tillämpa en regel i godkända internationella redovisningsstandarder om det i stället tillämpar motsvarande regel i RFR 2 Redovisning för juridiska personer. En redogörelse för dessa regler finns under Företag som följer internationella redovisningsregler, se ovan.

Kompletterande information

• Redovisningsrådets rekommendation RR 29 Ersättningar till anställda i Handledningen för sambandet mellan redovisning och beskattning 2013 (SKV 305) avsnitt 48.