Avstämningar och rättelser

När ska den löpande bokföringen stämmas av?

Bokföringen ska löpande stämmas av för att företaget i ett tidigt skede ska upptäcka avvikelser. Bokföringen ska stämmas av löpande enligt fasta rutiner. Hur ofta företaget ska göra avstämningar får bedömas med hänsyn till förhållandena i det enskilda företaget (BFNAR 2013:2 punkt 2.15). Av kommentaren till punkten framgår det att avstämningar kan behöva göras med tätare intervaller i ett företag med omfattande verksamhet än i en verksamhet av mindre omfattning.

Om man identifierar en avvikelse ska man dokumentera hur avvikelsen hanterats av företaget. En avvikelse som identifieras när bankkontot stäms av och som beror på att leverantörsbetalningar är bokförda, men ännu inte har belastat bankkontot kan dokumenteras genom en notering på kontoutdraget eller i ett annat avstämningsdokument (BFNAR 2013:2 punkt 2.16). En avvikelse kan också leda till att man måste göra en rättelse.

När ska man göra rättelser av bokföringen för innevarande räkenskapsår?

En rättelsepost ska bokföras i samma redovisningsperiod som felet upptäcks i för att bokföringslagens krav på presentation i registreringsordning ska uppfyllas. En rättelse av en felaktig bokföringspost får inte göras i en annan redovisningsperiod om arbetet med den perioden är avslutat. Att arbetet med en redovisningsperiod är avslutat innebär att periodens affärshändelser är bokförda och att eventuella avstämningar har skett, samt att rättelser med anledning av avstämningarna är gjorda (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkterna 2.17 och 2.18).

Rättelser för tidigare räkenskapsår

Bokföringslagen innehåller inga regler om hur fel som avser ett tidigare eller flera tidigare räkenskapsår ska rättas. Bokföringsnämnden har uttalat att fel som avser ett eller flera tidigare räkenskapsår ska rättas i den årsredovisning eller det årsbokslut som upprättas närmast efter det att felet upptäcktes. Det överensstämmer med principen om räkenskapsårets slutenhet och att ett fastställt bokslut inte kan ändras (HFD 2012 ref. 61). Ett företag ska dock i vissa fall räkna om jämförelsetalen i sin årsredovisning. Läs på sidan Rättelse av fel.

Bokföra och dokumentera rättelser

Det som är bokfört ska inte kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt (BFNAR 2013:2 punkt 2.1). Det innebär att en rättelse ska göras på ett sådant sätt att den rättade bokföringsposten även efter rättelsen är läsbar.

Om en bokföringspost rättas ska det anges när rättelsen har gjorts och av vem. Om rättelsen görs genom en särskild rättelsepost ska det även framgå av den rättade posten att den har blivit rättad (5 kap. 5 § BFL). En rättelsepost utgör en ny bokföringspost som ska dokumenteras genom en verifikation (BFNAR 2013:2 punkt 2.17 och 2.18).

I en datorbaserad bokföring ska en bokföringspost alltid rättas genom en särskild rättelsepost (BFNAR 2013:2 punkterna 2.17 och 2.18).

I en manuell bokföring får företaget göra en rättelse genom att stryka det som är felaktigt om den felaktiga bokföringsposten inte har påverkat summeringar, d.v.s. så länge dagboksbladet inte har summerats. Intill strykningen av det felaktiga skriver man det rätta samt signerar. Om dagboksbladet har summerats ska rättelsen göras med en särskild rättelsepost (BFNAR 2013:2 punkt 2.17).

Punkt 2.17 har ett senare ikraftträdande än övriga delar av det allmänna rådet BFNAR 2013:2. Punkten ska tillämpas på räkenskapsår som inleds närmast efter den 31 december 2014, men tidigare tillämpning får ske. På marknaden finns det datorprogram som kan göra rättelser genom strykning. Det är accepterat att göra ändringar på det sättet för räkenskapsår som påbörjas den 31 december 2014 och tidigare.

Kompletterande information

• Uppgifter som en verifikation ska innehålla och hur den rättas.