Bokföring för flera verksamheter

Bokföringen ska avse all verksamhet som företaget bedriver

Huvudregeln är att ett företag ska ha en bokföring som avser all den verksamhet som företaget bedriver (4 kap. 4 § BFL). Inte ens om företaget bedriver flera verksamheter som är fristående från varandra är det som huvudregel tillåtet att dela upp den löpande bokföringen. Det utesluter emellertid inte att företaget i den löpande bokföringen använder sig av separata delsystem som avser olika verksamheter eller verksamhetsgrenar. Det ska dock vara möjligt att överblicka den samlade verksamhetens förlopp, ställning och resultat. En sådan överblick kräver att företaget har en samlad systematisk presentation (BFNAR 2013:2 punkt 2.20).

Tillgångar, skulder, intäkter och kostnader från de separata bokföringarna ska ingå i den samlade årsredovisningen respektive årsbokslutet för företaget.

Förutsättningar för att få bokföra verksamheterna separat

En bokföringsskyldig som driver flera verksamheter kan ändå i vissa fall få upprätta separata löpande bokföringar för varje verksamhet. Det förutsätter att det finns särskilda skäl och är förenligt med god redovisningssed (4 kap. 4 § BFL).

I vilka situationer det anses finnas särskilda skäl för flera bokföringar utvecklas i det allmänna rådet om bokföring (BFNAR 2013:2 punkt 2.21):

• Om ett företag bedriver dels en egen verksamhet, dels en verksamhet gemensamt med någon annan för vilken en gemensam bokföring upprättas.
• Om företaget endast bedriver flera verksamheter gemensamt med andra och där en gemensam bokföring upprättas för respektive verksamhet.
• Om företaget bedriver verksamhet både i Sverige och genom filial eller liknande utomlands. I den situationen kan det behövas en bokföring i utlandet som avser den utomlands bedrivna verksamheten.
• Om en stiftelse har placerat förmögenheten gemensamt med en annan stiftelse och gemensam bokföring upprättas för den gemensamma förmögenhetsförvaltningen.

Företag som är skyldiga att avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning, t.ex. aktiebolag och ekonomiska föreningar, ska löpande – på en gemensam plats – arkivera uppgifter om ställning och resultat i de olika verksamheterna som omfattas av en separat bokföring (4 kap. 4 § andra stycket BFL).

Om ett företag har flera separata bokföringar ska det av systemdokumentationen för varje bokföring framgå var man kan få uppgifter ur övriga bokföringar.

Utökade möjligheter för företag som inte är aktiebolag, ekonomiska föreningar eller liknande

För andra företag än aktiebolag, ekonomiska föreningar eller liknande finns, utöver de ovan nämnda skälen, utökade möjligheter till flera bokföringar om företaget bedriver flera egna verksamheter och verksamheterna är fristående från varandra. Med liknande avses organisationer eller sammanslutningar som i likhet med aktiebolag och ekonomiska föreningar omfattas av associationsrättsliga begränsningar i fråga om vinstutdelning (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkterna 2.21-2.22).

Om verksamheterna är fristående från varandra eller inte bedömer man med hänsyn till bl.a. affärsidé, kund- och leverantörskrets och om marknadsliknande relationer finns vid transaktioner mellan verksamheterna (BFNAR 2013:2 punkt 2.22). Det är graden av samband mellan verksamheterna som är avgörande. Ett exempel på när separata löpande bokföringar kan förekomma är när en enskild näringsidkare bedriver både tolkverksamhet och försäljning av reservdelar till veteranbilar.

Kompletterande information

• Arkivering av räkenskapsinformationen vid flera bokföringar.

• När flera bokföringsskyldiga får ha en gemensam bokföring.