När en handling räknas som inkommen till en myndighet och undertecknande av handling

Huvudregeln

En handling anses komma in till en myndighet den dag då handlingen, eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman till handa (10 § första stycket FL).

Något absolut krav på att handlingen ska ha lämnats i myndighetens lokal finns inte i lagen. Det räcker med att en behörig tjänsteman tagit emot den vid t.ex. en förrättning. En överklagandehandling, som skulle ha ingetts till länsstyrelsen men lämnades till vederbörande landskamrerare i dennes bostad, på överklagandetidens sista dag – efter det att länsstyrelsens lokaler stängts för allmänheten – ansågs ha kommit in i rätt tid (RÅ 1957 ref. 46).

Vem som i det enskilda fallet ska räknas som behörig tjänsteman får avgöras bl.a. med ledning av myndighetens arbetsordning. Normalt tas handlingen emot av någon som på myndighetens vägnar har att utföra detta, exempelvis registratorn. Även handläggare och andra som har att ta befattning med det ärende som handlingen avser är att räkna till behöriga personer.

Om en myndighet särskilt underrättas om att ett telegram till myndigheten finns hos ett företag som driver televerksamhet anses telegrammet komma in redan när underrättelsen når en behörig tjänsteman (10 § första stycket FL). Hur denna underrättelse gått till saknar betydelse. Underrättelsen ska dock komma från teleföretaget. Ett elektroniskt meddelande (e-postmeddelande) anses normalt komma in när det når myndighetens elektroniska adress.

Kompletterande bevisregel

En handling kan ha anlänt till en myndighet efter expeditionstidens slut. Om det kan antas att handlingen eller avi om handlingen viss dag lämnats i myndighetens lokal eller avskilts för myndigheten på postanstalt ska den anses ha kommit in den dagen om den kommer behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag (10 § andra stycket FL). Det innebär att enskilds rätt inte går förlorad på grund av att myndigheten t.ex. dröjer med att hämta de försändelser som anlänt till en postanstalt en viss dag. Inte heller den omständigheten att en handling avlämnats i myndighetens lokal till någon som inte är behörig att ta emot den ska i allmänhet medföra att handlingen inte anses ha kommit in den dagen. Kommer handlingen i sistnämnda fall en behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag bör den anses ha kommit in den dag då den avlämnats.

Handlingen ska ha kommit in till myndigheten senast kl. 24. Någon mera omfattande utredning för att konstatera om handlingen har funnits i myndighetens lokal före kl. 24 viss dag bör normalt inte göras. Det bör normalt räcka med att det inte framstår som osannolikt att så varit fallet (Hellners-Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 130). I praktiken innebär detta att all post som finns hos myndigheten på morgonen ska anses ha kommit in till myndigheten föregående dag om ingenting talar emot det. Det innebär vidare att om t.ex. en poststämpel eller en anteckning på handlingen visar att den kommit in efter kl. 24 ska den anses ha kommit in för sent.

Även när det gäller att avgöra om en handling viss dag avskilts för myndigheten på postanstalt bör beviskravet sättas lågt. I förarbetena uttalas följande:

Det bör vara tillräckligt att det med hänsyn till förefintliga uppgifter om t.ex. dag för försändelsens poststämpling, försening av postgången och rutiner vid insortering av försändelser i postfack och postboxar inte framstår som osannolikt att handlingen viss dag funnits tillgänglig för myndig­heten på postanstalt (prop. 1971:30 s. 370).

Det som avses är avskiljande på myndighetens postkontor och att posten därigenom inte längre befordrar handlingen (HFD 2011 ref. 59).

Avsändaren ansvarar för att en handling kommit in i rätt tid

I många situationer är det väsentligt att kunna bedöma när en handling har kommit in till en myndighet. För en själv­deklaration som inte kommit in i rätt tid kan exempelvis förseningsavgift tas ut, en ansökan som kommit in för sent kanske inte prövas o.s.v.

Avsändaren ansvarar för att en handling kommer in i rätt tid (prop. 1971:30 s. 369). Detta innebär att om en handling, som exempelvis befordras som postförsändelse, inte når adressaten (myndigheten) i rätt tid kommer avsändaren att drabbas av den rättsföljd som följer av att handlingen inte kommit in till myndigheten i rätt tid. I fall där den enskilde kan visa att överklagandet har postats vid en sådan tidpunkt att det skulle ha kommit in i rätt tid finns det emellertid möjlighet att få domstol att återställa den försuttna tiden, se t.ex. RÅ 1996 ref. 20 och RÅ 2003 ref. 82.

Högsta förvaltningsdomstolen har funnit att det inte är tillräcklig bevisning från avsändarens sida med en aktivitetsrapport som utvisar genomförd faxöverföring en viss tid till domstol, utan motsvarande mottagande hos domstolen enligt faxaktivitetslistor för samma dag (RÅ 2005 not. 163, se även RÅ 1991 ref. 90).

Inkommande handlingar på främmande språk

En handling som inte är skriven på svenska ska anses ha kommit in till myndigheten den dag den anlänt till myndigheten (prop. 1973:30 s. 71). När en eventuell översättning sker saknar således betydelse vid bedömningen av om en handling har kommit in i rätt tid eller inte.

Lagen om beräkning av lagstadgad tid

I lagen (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid finns bestämmelser som reglerar när en handling i vissa fall ska ha kommit in.

Om tiden enligt lag eller särskild författning ska räknas efter vecka, månad eller år, så är det den dagen som genom sitt namn i veckan eller sitt tal i månaden motsvarar den dag då tiden ska börja räknas. Om motsvarande dag inte finns i slutmånaden så är slutdagen den månadens sista dag (1 § lagen om beräkning av lagstadgad tid).

Om en handling ska ha kommit in senast ett visst datum och detta datum är en söndag, en annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton, räknas närmast följande vardag som slutdag (2 § första stycket lagen om beräkning av lagstadgad tid).

Undertecknande av handlingar som kommer in till myndigheten

FL innehåller inte något krav på att ansökningar, överklaganden eller andra meddelanden till en myndighet ska vara undertecknade. Myndigheten får från fall till fall avgöra om ett inte underskrivet meddelande kan godtas eller om det behövs en bekräftelse på att meddelandet kommer från den angivna avsändaren. Telegram eller annat meddelande som inte är underskrivet ska bekräftas av avsändaren genom en egenhändigt under­tecknad handling om myndigheten begär det (10 § tredje stycket FL).

Skäl att begära bekräftelse kan exempelvis föreligga om det bedöms som väsentligt att få klarhet i om meddelandet faktiskt är avsänt av den som angetts som avsändare. Om myndigheten begär en sådan bekräftelse men denna inte kommer in får meddelandet anses som en inkommen inte undertecknad handling. Myndigheten måste då bedöma vilken verkan detta ska få. Frågan om det behövs en bekräftelse ska bedömas med beaktande av den allmänna regeln i 7 § FL om snabb och enkel handläggning.

Har det i tillämplig författning uttryckligt angetts att en handling ska vara undertecknad kan avvisning av parts talan bli aktuell. För att det ska vara möjligt att avvisa måste den enskilde ha fått möjlighet att komplettera med sin underskrift och fått en upplysning om att om hen inte inkommer med undertecknad handling kan hens talan komma att avvisas.

Högsta förvaltningsdomstolen har funnit att en telefaxkopia av en handling som är undertecknad med ett namn inte utgör en egenhändigt undertecknad handling (RÅ 1992 not. 571 och not. 572). Ett överklagande med elektronisk signatur har ansetts inte vara egenhändigt undertecknat (RÅ 2002 not. 206).

Undertecknande av ett överklagande

En åtgärd som inleder ett mål ska vara skriftlig (3 § första stycket förvaltningsprocesslagen, FPL). Något krav på underskrift av en ansökan eller ett överklagande uppställs inte.

Ett överklagande ska ges in till den myndighet som har meddelat det beslut som överklagas. Eftersom det inte finns något krav på underskrift så kan en enskild som vill överklaga till allmän förvaltningsdomstol sända in sitt överklagande på valfritt sätt till myndigheten, t.ex. genom e-post eller fax. En handling ska bekräftas av avsändaren om rätten anser att det behövs, 44 § tredje stycket FPL. Denna bestämmelse ska tillämpas av domstolen och förvaltningsmyndigheten ska alltså inte som huvudregel vidta någon åtgärd med anledning av att ett överklagande inte är undertecknat.