Muntlig handläggning

En part har rätt att lämna muntliga uppgifter

Förvaltningsförfarandet är normalt skriftligt. En part har emellertid rätt att lämna uppgifter muntligt i ett ärende som innebär myndighetsutövning mot en enskild (14 § första stycket FL). För den enskilde kan det vara enklare att förklara sin sak i telefon eller vid besök än att göra detta skriftligt. Uppgifter som en part har lämnat muntligt ska enligt 15 § FL antecknas av myndigheten.

Skälen till att parten vill lämna uppgifter muntligen är utan betydelse och det finns inte något krav på att uppgifterna ska vara av värde för utredningen. Bestämmelsen syftar till att den enskilde på ett informellt sätt ska kunna lämna upplysningar i saken till myndigheten, men ger inte någon obegränsad rätt till att föra diskussioner med handläggaren.

Arbetets behöriga gång styr möjligheten till muntlighet

Rätten att lämna uppgifter muntligt är inte ovillkorlig. Rättigheten att lämna uppgifter muntligt gäller om det ”kan ske med hänsyn till arbetets behöriga gång” (14 § FL).

En myndighet bör med stöd av begränsningen ”arbetets behöriga gång” kunna hänvisa en part till att lämna uppgifterna skriftligt, om de är så omfattande eller komplicerade att de inte kan lämnas muntligt utan allvarliga störningar i arbetet. Det kan exempelvis vara fråga om omfattande siffermaterial eller invecklade beräkningar eller liknande. Myndigheten kan även be parten att återkomma vid ett senare tillfälle, om andra arbetsuppgifter måste gå före (Hellners-Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 173).

Handläggningen ska vara muntlig om det underlättar för den enskilde

I andra fall än de som beskrivs i 14 § första stycket FL bestämmer myndigheten om handläggningen ska vara muntlig (14 § andra stycket FL). Bestämmelsen innebär att myndigheten ska se till att handläggningen vid behov blir muntlig även om den enskilde inte har begärt det. Myndigheten ska särskilt beakta att muntlig handläggning kan underlätta för den enskilde att ha med den att göra. Denna regel ska ses i samband med de allmänna kraven i 7 § FL på snabb och enkel handläggning.

Okomplicerade fall kan med fördel handläggas muntligt. I andra fall är en blandning av skriftlighet och muntlighet lämpligast. Valet får inte enbart ske med beaktande av myndighetens intressen.

Gäller även mellan myndigheter

Bestämmelsen syftar till att göra det enkelt för enskilda att ha med myndigheter att göra. Även kontakter mellan myndigheter bör emellertid ske på enklaste sätt. Regeln gäller därför också mellan myndigheter.

Även informella kontakter är muntlig handläggning

Med muntlig handläggning menas inte bara formella muntliga förhandlingar utan även informella telefonkontakter och sammanträffanden. I förarbetena till förvaltningslagen påpekades att det många gånger kan vara lämpligt att skaffa in kompletterande uppgifter per telefon i stället för att begära in dem skriftligen (prop. 1985/86:80 s. 65).