Krav på kassaregister och tillverkardeklaration

Formella lagkrav på kassaregister

Ett formellt lagkrav på ett kassaregister är att det ska vara certifierat. I övrigt finns i lagstiftningen följande formella krav att ett kassaregister på ett tillförlitligt sätt ska visa (39 kap. 8 § SFL):

• alla registreringar som har gjorts
• de programmeringar och inställningar som enligt BFL utgör behandlingshistorik.

Vad som är ett kassaregister

Med kassaregister avses här kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort (39 kap. 2 § SFL). Läs om hur Skatteverket har hanterat kravet i SFL om certifiering på sidan Certifierat kassaregister.

Vilka krav ställs på utländska näringsidkares kassaregister?

En näringsidkare som driver näringsverksamhet i Sverige utan fast driftställe i landet omfattas fr.o.m. den 1 maj 2017 inte längre av det i 39 kap. 5 § första stycket 2 SFL lagreglerade undantaget från skyldigheten att använda kassaregister (39 kap. 5 § tredje stycket SFL). Läs mer om detta på sidan Vem ska använda kassaregister.

När det gäller de krav som ställs på ett kassaregister finns det ett särskilt undantag för näringsidkare utan fast driftsställe i Sverige. En sådan näringsidkare får, i stället för ett kassaregister som uppfyller kraven enligt svenska bestämmelser, använda ett annat kassaregister under följande förutsättningar. Det krävs att ett sådant kassaregister har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och att denna prövning visar att registret uppfyller likvärdiga krav (39 kap. 8 a § SFL).

Vad som avses med registrering

I Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister avses med registrering att uppgifter om försäljning och annan löpande användning har behandlats av ett kassaregister så att uppgifterna ska kunna ingå i en Z-dagrapport (2 kap. 17 § SKVFS 2014:9).

Bestämmelsen i 39 kap. 8 § första stycket 1 SFL om att kassaregistret på ett tillförlitligt sätt ska visa alla registreringar som har gjorts ska läsas ihop med 39 kap. 7 § SFL. I sistnämnda bestämmelse sägs att all försäljning och annan löpande användning av ett kassaregister ska registreras i kassaregistret. Med registreringar avses här inte bara försäljningstransaktioner utan även annan löpande användning av kassaregistret som t.ex. registrering av returförsäljning, användning av kassaregistrets övningsfunktion m.m. (SKV M 2012:7 avsnitt 2.7).

Skatteverkets kompletterande föreskrifter m.m.

I SFL finns endast övergripande bestämmelser om kassaregister och lagstiftaren har gett Skatteverket i uppdrag att utforma de konkreta kraven på kassaregister. Skatteverket har därför, i enlighet med sitt bemyndigande i 9 kap. 3 § SFF, kompletterat lagbestämmelserna genom att meddela föreskrifter om krav på kassaregister (SKVFS 2014:9).

För att få en fullständig bild av de krav som ställs på ett kassaregister behöver du även läsa delar av Skatteverkets föreskrifter om användning av kassaregister (SKVFS 2014:10).

Skatteverket har vidare i ett meddelande gett ut information om krav på kassaregister (SKV M 2012:7). Meddelandet hänvisar visserligen till i dag upphävda föreskrifter, men kommentarerna i det är i allt väsentligt fortsatt gällande. Det hänvisas här därför fortfarande till detta meddelande.

Kunna ta fram kassakvitton och rapporter

Ett kassaregister ska för varje registreringsenhet kunna ta fram följande (4 kap. 2 § SKVFS 2014:9):

• kassakvitton
• en rapport med en sammanställning av registreringarna av en dags försäljning (Z-dagrapport) och löpande användning
• en sammanställning av registreringar sedan närmast föregående Z-dagrapport (X-dagrapport).

Ett kassakvitto ska innehålla de uppgifter som räknas upp i 7 kap. 1 § SKVFS 2014:9. Läs mer om vilka uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla.

En Z-dagrapport ska innehålla mängder av olika uppgifter som bl.a. växelkassa, antal kassakvitton och antal lådöppningar (7 kap. 3 § SKVFS 2014:9). Läs mer om innehållet i Z-dagrapporten i SKV M 2012:7 avsnitt 5.26.

Den uppgift som ska finnas med på en Z-dagrapport, men som inte finns med på en X-dagrapport, är den om löpnummer i en obruten stigande nummerserie. Vilka uppgifter som en X-dagrapport minst innehålla framgår av 7 kap. 2 § SKVFS 2014:9. Läs mer om innehållet i en X-dagrapport i SKV M 2012:7 avsnitt 5.25.

Versionsnummer

Ett kassaregisterprogram ska vara försett med ett versionsnummer. Detta nummer ska vara en unik beteckning av en programvaras version och ska ändras vid varje förändring av programvaran. För kassaregisterprogram som installerats i ett kassaregister ska kassaregisterprogramvarans versionsnummer och tillverkaren av programmet kunna läsas i klartext genom en funktion (4 kap. 3 och 4 §§ SKVFS 2014:9).

Modellbeteckning och tillverkningsnummer

Ett kassaregister ska vara försett med en modellbeteckning och ett tillverkningsnummer. I modellbeteckningen ska beteckningen ”SE” ingå. Om ett kassaregisterprogram inte är låst till en viss fysisk enhet är det kassaregisterprogrammet som ska vara försett med ett unikt tillverkningsnummer (4 kap. 6 § SKVFS 2014:9).

Kravet på att modellbeteckningen ska innehålla beteckningen ”SE” gäller inte för kassaregister som är tillverkade före den 1 juli 2014 (punkt 3 av övergångsbestämmelserna till SKVFS 2014:9).

Prissättningsfunktion

Om ett kassaregister har en funktion för prissättning av varor eller tjänster ska det vara möjligt att ur kassaregistret ta fram uppgifter om aktuella priser. Det ska av kontrollremsan eller journalminnet framgå när prisuppgifterna har ändrats (4 kap. 8 § SKVFS 2014:9).

Kontrollremsa och journalminne

I ett kassaregister ska för varje registreringsenhet försäljning och annan löpande användning registreras i pappersform (kontrollremsa) eller i elektronisk form (journalminne). En sådan registrering ska omfatta all den information som ska finnas på kvitto, Z-dagrapport och X-dagrapport enligt föreskrifterna (4 kap. 10 § SKVFS).

Övningsfunktion

Ett kassaregister får ha övningsfunktion endast om det framgår av kassaregistrets dokumentation och om användningen av övningsfunktionen registreras i kassaregistret (4 kap. 11 § SKVFS 2014:9).

Om kassaregistret har en funktion för utskrift av kvittokopia, övningskvitto eller pro forma kvitto ska dessa vara tydligt markerade med orden kopia, övning (ovning) respektive ej kvitto. Den markerande texten ska inte kunna ändras (5 kap. 5 § SKVFS 2014:9).

Funktioner som ska finnas

Av Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister SKVFS 2014:9 framgår vilka funktioner som ska finnas i ett kassaregister.

Registrera växelkassan

Ett kassaregister ska kunna registrera växelkassa och förändringar av växelkassan (5 kap. 1 § SKVFS 2014:9).

Kravet på att kassaregistret ska kunna registrera förändringar av växelkassan gäller inte för kassaregister som är tillverkade före ikraftträdandet av föreskriften den 1 juli 2014 och som inte har en sådan funktion. Detta undantag gäller under tiden fram till den 1 januari 2019 (punkt 4 av övergångsbestämmelserna till SKVFS 2014:9). Företag som berörs ska dokumentera de förändringar av växelkassan som sker genom t.ex. uttag och insättningar på en lapp i kassalådan.

Registrera betalningsmedel

Ett kassaregister ska kunna registrera olika slag av betalningsmedel (5 kap. 2 § SKVFS 2014:9). Med betalningsmedel avses (2 kap. 2 § SKVFS 2014:9):

• kontanter
• kontokort
• kreditkort
• presentkort
• måltidskuponger
• liknande.

Kunna ta fram programmeringar

Det ska ur ett kassaregister kunna tas fram aktuella uppgifter om programmeringar och inställningar som uppfyller kraven på behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 § BFL (5 kap. 4 § SKVFS 2014:9). Läs mer om vad behandlingshistorik är för något på sidan om Systemdokumentation och behandlingshistorik.

Om kassaregistret kan hantera flera företag

Om ett kassaregister kan hantera mer än ett företags registreringar ska det ha en funktion som utvisar vilka företag det hanterar. En sådan funktion får endast finnas om kassaregisterprogrammet på ett säkert sätt kan hålla registreringarna åtskilda (5 kap. 3 § SKVFS 2014:9).

Svenska kronor och skickande av kvittodata

Ett kassaregisterprogram ska kunna skicka de kvittodata som en kontrollenhet eller ett kontrollsystem behöver. Kvittodatabelopp ska vara i svenska kronor och ören (5 kap. 7 § SKVFS 2014:9). Detta gäller enligt Skatteverkets uppfattning även om försäljningen sker i ett annat belopp än svenska kronor (SKV M 2012:7 avsnitt 5.27).

Funktioner som inte är tillåtna

Ett kassaregister får inte ha vissa funktioner eller vara konstruerat på vissa sätt. Läs mer om detta i SKV M 2012:7 avsnitt 5.19-5.22.

Ändra i redan gjorda registreringar

Ett kassaregister får inte ha en funktion som möjliggör för en användare att ta bort, förändra eller lägga till uppgifter i redan gjorda registreringar (6 kap. 1 § SKVFS 2014:9).

Registrera utan att samtidigt skriva ut ett kassakvitto

Ett kassaregister får inte vara så konstruerat att det är möjligt att registrera ett försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett kassakvitto i pappersform eller tar fram och skickar ett elektroniskt kassakvitto (6 kap. 2 § SKVFS 2014:9).

Ett elektroniskt kassakvitto är framtaget när det är skickat från kassaregistret på ett sådant sätt att kunden kan ta emot kassakvittot i elektronisk form, t.ex. i en smarttelefon (2 kap. 3 § SKVFS 2014:9).

Högst en kopia av ett kassakvitto

Kassaregistret ska inte kunna skriva ut mer än en kopia av ett kassakvitto. Detta gäller oavsett om kassakvittot är i pappersform eller i elektronisk form (6 kap. 3 § SKVFS 2014:9).

Förändra förprogrammerad text

Ett kassaregister får inte ha en funktion som medger att förprogrammerad text på artiklar och tjänster kan förändras vid registreringen (6 kap. 4 § SKVFS 2014:9).

Tillverkardeklaration

Skatteverket har i sina föreskrifter om krav på kassaregister meddelat ett generellt undantag från kravet i SFL att kassaregister ska vara certifierade. Undantaget från certifiering gäller för sådana kassaregister där det finns en tillverkardeklaration som visar att registret uppfyller de krav som finns i dessa föreskrifter (3 kap. 1 § SKVFS 2014:9).

Till varje version av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram som ska tillhandahållas på den svenska marknaden ska det finnas en tillverkardeklaration. Av deklarationen ska framgå att modellen eller programmet är testat. Testmetoderna och resultatet av testerna ska dokumenteras i ett testprotokoll. Tillverkardeklarationen ska visa om kassaregistret överensstämmer med kraven i föreskrifterna (8 kap. 1 § SKVFS 2014:9).

Vid versionsuppdateringar

Vid versionsuppdatering av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram behöver en tillverkardeklaration lämnas endast om ändringen påverkar funktioner som är reglerade i denna föreskrift. En tillverkardeklaration som avser en ny version ska dock alltid lämnas om Skatteverket begär det (8 kap. 2 § SKVFS 2014:9).

Dokumentation

Tillverkardeklarationen ska ingå i kassaregistrets eller kassaregisterprogrammets dokumentation (8 kap. 3 § SKVFS 2014:9). Läs mer om detta i SKV M 2012:7 avsnitt 5.28. Ett kassaregister får inte ha andra funktioner än dem som framgår av dess dokumentation (4 kap. 12 § SKVFS 2014:9).

Tidsramar

En tillverkardeklaration och utdrag ur testprotokoll som utvisar att överensstämmelse med dessa föreskrifter ska sändas till Skatteverket. Det ska ske senast två veckor innan kassaregistermodellen eller kassaregisterprogrammet tillhandahålls på den svenska marknaden. (8 kap. 4 § SKVFS 2014:9).

På Skatteverkets webbplats publiceras en lista över vilka kassaregister som är tillverkardeklarerade.

Kompletterande information

• Ta ut en kontrollavgift om kassaregistret inte uppfyller kraven.
• Vad som utgör behandlingshistorik enligt bokföringslagen.