När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?

Tidpunkten styrs av om man redovisar mervärdesskatt och beskattningsunderlagets storlek

Man ska lämna en arbetsgivardeklaration per redovisningsperiod (26 kap. 3 § SFL). En redovisningsperiod är en detsamma som en kalendermånad (26 kap. 10 § SFL).

Tidpunkten för att lämna arbetsgivardeklaration för en kalendermånad styrs av om den deklarationsskyldiga är skyldig att lämna mervärdesskattedeklaration samt för vilket beskattningsunderlag den ska lämnas.

Den som är skyldig att redovisa mervärdesskatt med beskattningsunderlag om högst 40 miljoner kr

Om den deklarationsskyldiga är skyldig att redovisa mervärdesskatt med beskattningsunderlag om högst 40 miljoner kr ska arbetsgivardeklarationen, enligt 26 kap. 26 § SFL, ha kommit in

• senast den 12:e månaden efter utgången av redovisningsperioden, dock
• senast den 17:e i januari och augusti.

Bestämmelsen har karaktär av en huvudregel och gäller om inte deklarationen ska lämnas vid andra tidpunkter.

Även kommuner och landsting ska komma in med arbetsgivardeklarationer senast den 12:e i månaden efter redovisningsperioden (26 kap. 34 § SFL).

Den som är skyldig att redovisa mervärdesskatt med beskattningsunderlag över 40 miljoner kr

Om den deklarationsskyldiga är skyldig att redovisa mervärdesskatt med beskattningsunderlag över 40 miljoner kr ska arbetsgivardeklarationen, enligt 26 kap. 30 § SFL, ha kommit in

• senast den 26:e i månaden efter utgången av redovisningsperioden, dock
• senast den 27 december.

Observera att den som ska lämna en arbetsgivardeklaration den 26:e ska betala vid en tidigare tidpunkt. Man ska betala in arbetsgivaravgifterna och den avdragna skatten senast den 12:e (den 17:e i januari) i månaden efter redovisningsperioden (62 kap. 3 § SFL). Skatteverket kan besluta att ett företag som inte sköter sina betalningar av arbetsgivaravgifter och avdragen skatt ska redovisa den 12:e (17:e i januari och augusti) i stället (26 kap. 31 § SFL). Ett beslut om tidigare deklarationstidpunkt gäller tills vidare (prop. 1996/97:100 s. 572).

Om deklarationsdagen infaller på en lördag, söndag eller helgdag ska deklarationen ha kommit in senast därefter följande närmaste vardag. Det framgår av lagen (1930:173) om lagstadgad tid.

Den som inte lämnar mervärdesskattedeklaration

Om den deklarationsskyldiga inte är skyldig att redovisa mervärdesskatt ska arbetsgivardeklarationen, enligt 26 kap. 32 § SFL, ha kommit in

• senast den 12:e månaden efter utgången av redovisningsperioden, dock
• senast den 17:e i januari och augusti.

Utländska arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige

En utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige kan få lämna arbetsgivardeklaration en gång om året. Denna möjlighet kommer dock att tas bort den 31 december 2018. Dock gäller den upphävda bestämmelsen fortfarande för beslut som har meddelats för den 1 januari 2019 (övergångsbestämmelserna till SFL punkt 1 och 12).

Fram till och med 31 december 2018 gäller följande. Skatteverket får besluta att den som är skyldig att betala arbetsgivaravgifter och är bosatt utomlands eller är en utländsk juridisk person som saknar fast driftställe kan få redovisa vid en annan tidpunkt (26 kap. 38 SFL). Observera att skyldigheten gäller alla som betalar ut ersättning för arbete, inte bara arbetsgivare. Det krävs särskilda skäl för att kunna få ett beslut. Ett sådant skäl kan vara att det finns betydande praktiska problem att varje månad lämna en deklaration och betala arbetsgivaravgifter (prop. 1996/97:100 s. 572).

Det kan också finnas särskilda skäl om den som får ersättningen arbetar utomlands. En utländsk arbetsgivare är i vissa fall skyldig att betala arbetsgivaravgifter på utbetald ersättning trots att den anställda inte har arbetat i Sverige. En sådan skyldighet kan förekomma när EU-förordningen om samordning av de sociala trygghetssystemen blir tillämplig (EG nr 883/2004). Under vissa förutsättningar kan en anställd som är bosatt i Sverige utan att arbeta här, ändå tillhöra svensk socialförsäkring. Arbetsgivaren ska då betala arbetsgivaravgifter på ersättningen i Sverige. Om arbetsgivaren inte har någon anknytning till Sverige och det gäller ett fåtal anställda, så kan det vara ett särskilt skäl att få redovisa på annat sätt eller vid en annan tidpunkt. Det kan även finnas andra situationer där EG-rätten medför avgiftsskyldighet i Sverige utan att arbetsgivaren har någon verksamhet här. Även i dessa fall så kan det finnas särskilda skäl att få redovisa på annat sätt eller vid en annan tidpunkt.

Den möjlighet som finns att redovisa vid en annan tidpunkt bör gälla under den tid som svårigheterna finns kvar. Det kan vara svårt för Skatteverket att få reda på när och om arbetsgivarens svårigheter upphör. Därför bör Skatteverket kontinuerligt kräva att arbetsgivaren beskriver den aktuella situationen. Ett beslut bör därför begränsas i tiden och normalt inte gälla längre än två år. Skatteverkets beslut ska tala om när arbetsgivaren ska komma in med arbetsgivardeklarationen. Redovisningen i arbetsgivardeklaration bör inte ske senare än den 17 januari året efter beskattningsåret.

Om de anställda arbetar i Sverige anser Skatteverket att den utländska arbetsgivaren ska redovisa och betala som vanligt. Beslutet kan överklagas till förvaltningsrätten. Överklagandetiden är två månader (67 kap. 12 § SFL). Ett beslut från förvaltningsrätten får inte överklagas (67 kap. 26 § 2 SFL). Förvaltningsrätten har vid ett flertal tillfällen prövat frågan om det har funnits särskilda skäl där de anställda har utfört arbetet i Sverige (t.ex. Förvaltningsrätten i Stockholm, mål nr 1883-03, 2001-05-21 och mål nr 12678-00, 2000-08-17). De utländska företagen har anfört olika skäl för att få redovisa en gång om året. Det har handlat om språksvårigheter, brist på administration i Sverige och kostnader för att anlita konsulthjälp för att få hjälp med redovisningen. Förvaltningsrätten menar att i dessa fall, har det inte funnits särskilda skäl för att få redovisa och betala vid en annan tidpunkt.

Observera att beslutet om särskild redovisning bara gäller för arbetsgivaravgifter. Skatteverket anser att en utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige inte ska göra skatteavdrag.

Beslut om att viss verksamhet ska redovisas för sig

I regel ska den som är skyldig att lämna arbetsgivardeklaration redovisa allt i en deklaration. Det kan dock finnas situationer där Skatteverket kan kräva att viss verksamhet redovisas för sig. Ett exempel på när det kan vara nödvändigt är om en av delägarna i ett enkelt bolag eller partrederi ska svara för redovisning och betalning av skatten. Skatteverket får då besluta att den verksamheten ska redovisas för sig och inte tillsammans med annan verksamhet som delägaren bedriver (26 kap. 39 § SFL).