Skatteverket ska vara tillgängligt för allmänheten

Skatteverket ska vara tillgängligt för kontakter

Skatteverket ska vara tillgängligt för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kontakter kan tas (7 § första stycket FL). Detta innebär att Skatteverket ska vara tillgängligt för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt. Kravet på tillgänglighet är inte begränsat till enbart vissa former av kontakter som t.ex. besök, telefonsamtal, e-post eller tjänster på webbplatsen.

Tillgänglighetskravet ska dock inte tolkas alltför vidsträckt. Skatteverket får t.ex. själv avgöra i vilken utsträckning som tillgänglighet via sociala medier är lämplig och till nytta för verksamheten ur ett medborgarperspektiv.

Kravet på att informera om kontaktvägar innebär att Skatteverket tydligt ska ange de uppgifter som behövs för att enskilda i tillräcklig utsträckning ska kunna kontakta verket. Det kan man t.ex. göra genom att på webbplatsen och i korrespondens ange

• post- och besöksadress
• telefonnummer
• elektroniska kontaktvägar.

Man kan också informera om öppethållande och eventuella fasta mottagnings- och telefontider (prop. 2016/17:180 s. 292).

Allmänna handlingar ska kunna registreras och lämnas ut även på klämdagar

Kravet på tillgänglighet omfattar även enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar (7 § andra stycket FL). Allmänna handlingar ska kunna registreras och lämnas ut även på s.k. klämdagar. Bestämmelsen reglerar dock inte någon viss bestämd tid för öppethållande (prop. 2016/17:180 s. 292).

Användning av e-post

Användningen av e-post måste ske med beaktande av de regler som gäller för hanteringen av allmänna handlingar. Skatteverket måste alltså t.ex. ha rutiner som till­försäkrar att såväl inne­hållet i befattningshavarens e-post­brev­låda som e-postloggen är tillgäng­liga för verket även under befattningshavarens frånvaro (prop. 2002/03:62 s. 11).

Skatteverket får bara skicka uppgifter som omfattas av sekretess externt via e-post om det är möjligt att kryptera texten. När det gäller överföring av uppgifter som omfattas av sekretess ställs krav på mycket hög säkerhet. Om en tillfredsställande säkerhetsnivå inte kan upprätthållas ska uppgifter som omfattas av sekretess inte föras över med e-post (prop. 2002/03:62 s. 12 och JO 2001/02:JO1 s. 201).