Vem ska använda kassaregister?

Vem är skyldig att använda kassaregister?

Den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort ska använda kassaregister (39 kap. 4 § SFL).

Ett företag kan vara undantaget från skyldigheten att använda kassaregister. Läs om de olika undantagen på sidan om undantag från skyldigheten att använda kassaregister. Varje självständig verksamhet inom ett företag ska enligt 39 kap. 6 § SFL bedömas var för sig.

När är det en självständig verksamhet i ett företag?

Ett företag kan ha olika självständiga verksamheter som var för sig kan omfattas av, eller vara undantagna från, skyldigheten att använda kassaregister (39 kap. 6 § SFL).

Om de olika verksamheterna är av helt skilda slag och är organiserade som separata verksamheter bör de anses som självständiga verksamheter, även om verksamheterna bedrivs i gemensamma lokaler. Så är fallet t.ex. om det inom ramen för en näringsverksamhet bedrivs bageri- och åkeriverksamhet eller tobakshandel och lokalvård.

Om likartade verksamheter, eller verksamheter som har samband med varandra, bedrivs på olika platser bör de också betraktas som självständiga, under förutsättning att de även i övrigt är organiserade som skilda verksamheter. Om sådana verksamheter däremot bedrivs i anslutande eller gemensamma lokaler bör de inte betraktas som självständiga verksamheter. Bageri- och caféverksamhet är exempel på verksamheter som har samband med varandra. Ett annat exempel är hotell- och restaurangverksamhet (prop. 2006/07:105 s. 90).

Utländska företag utan fast driftsställe i Sverige

Utländska företag utan fast driftställe i Sverige är skyldiga att använda kassaregister (39 kap. 5 § tredje stycket SFL). Sådana företag får, i stället för kassaregister som uppfyller kraven för svenska bestämmelser, använda ett kassaregister som har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom EES, om prövningen visar att registret uppfyller likvärdiga krav (39 kap. 8 a § SFL).

Av författningskommentaren i förarbetena till lagstiftningen om en kassaregisterskyldighet för utländska företag utan fast driftställe i Sverige framgår följande. Med att kassaregistret ska ha genomgått motsvarande prövning menas att registret ska ha varit föremål för en prövning enligt regler om kassaregister i en annan medlemsstat inom EES. Det behöver dock inte vara fråga om ett certifieringsförfarande. En förutsättning är att bestämmelserna och prövningen garanterar att registret uppfyller krav som är likvärdiga med de svenska kraven. De svenska kraven på kassaregistren framgår förutom av 39 kap. 8 § SFL, även av 9 kap. 2-4 §§ SFF och Skatteverkets föreskrifter (prop. 2016/17:49 s. 26).

För att ett utländskt kassaregister ska vara godtagbart är det viktigt att det finns tillräckliga garantier för att de uppgifter som registreras i kassaregistret bevaras på ett säkert sätt. Uppgifterna ska även vara åtkomliga för Skatteverket. Det bör kunna säkerställas genom den möjlighet som finns för Skatteverket att inhämta upplysningar från företagets verksamhetsland inom EES med stöd av tillämpligt internationellt rättsinstrument (prop. 2016/17:49 s. 16).

Försäljning av varor eller tjänster

För att ett företag ska omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister ska företaget sälja varor eller tjänster.

Ombudsförsäljning

Olika slag av ombudsförsäljning ska registreras i ett kassaregister om försäljningen sker mot kontant betalning eller med kontokort.

Ett företag som säljer för någon annans räkning, i t.ex. kommission, omfattas av kravet på att använda ett kassaregister om försäljningen sker mot kontant betalning eller med kontokort. Det mottagna beloppet för någon annans räkning är generellt att anse som en sådan kontant försäljning som avses i 39 kap. 4 § SFL.

Försäljning i en näringsverksamhet

För att försäljningen ska omfattas av kraven i lagen måste försäljningen ske i en näringsverksamhet. Det är den skatterättsliga definitionen av näringsverksamhet i 13 kap. 1 § IL som avses (prop. 2006/07:105 s. 89). Det innebär att det ska finnas en förvärvsverksamhet som bedrivs yrkesmässigt och självständigt. Läs mer om vad som räknas som näringsverksamhet.

Försäljning som sker inom ramen för en hobbyverksamhet omfattas inte av kravet på att använda kassaregister. Det gör inte heller tillfällig verksamhet av mindre omfattning som inte kan sägas bedrivas yrkesmässigt, t.ex. skolelevers försäljning inför en skolresa.

Kontant betalning eller betalning med kontokort

För att ett företags försäljning ska omfattas av skyldigheten att registreras i ett kassaregister ska försäljningen ske mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Exempel på kontant betalning är betalning med sedlar och mynt, rikskuponger (kuponger som företaget löser in hos något annat företag) och pantkvitto.

Tillhandahållande av en förskottsbetald lunch mot en kupong som ett företag själv ställt ut anses däremot inte som en sådan försäljning som ska registreras i ett kassaregister (HFD 2014 ref. 68).

Med kontokort avses ett kort som är kopplat till ett tillgodohavande eller kreditutrymme hos en kortutgivare och som kan användas för betalning av varor eller tjänster på olika säljställen liksom för att ta ut kontanter. Kontokorten delas in i debetkort (bl.a. bankkort), betalkort och kreditkort.

SMS-tjänster och andra elektroniska betalningar

Alla former av elektroniska betalningar är enligt Skatteverket att jämställa med betalning med kontokort. Exempel på elektroniska betalningar är när en kund använder sin mobiltelefon för att betala via en SMS-tjänst eller någon annan elektronisk betalningstjänst. Swish är en mobilapplikation för överföring av pengar mellan olika personers eller företags bankkonton. Försäljning som betalas med Swish ska registreras i ett kassaregister.

Fakturerad försäljning

Om försäljningen sker mot faktura föreligger det inte något krav på att försäljningen ska registreras i ett kassaregister. En fakturerad försäljning kännetecknas av att säljaren lämnar kredit till en köpare för senare betalning. Det finns däremot inget som hindrar att ett företag använder ett kassaregister för att registrera försäljning mot kredit.

Kontantfaktura

Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt vid försäljningstillfället brukar fakturan kallas "kontantfaktura". Försäljning som dokumenteras genom en kontantfaktura behöver inte registreras i ett kassaregister. Det gäller under förutsättning att företaget följer de regler som gäller för bokföring av fakturor (prop. 2006/07:105 s. 41).

Fullständig verifikation

Det finns emellertid inga särskilda bestämmelser om bokföring av fakturor, vare sig i BFL eller i Bokföringsnämndens normgivning. I BFL finns dock bestämmelser om verifikationer (uppgifter som dokumenterar en affärshändelse). För att en verifikation ska vara fullständig enligt huvudregeln ska följande uppgifter framgå (5 kap. 7 § BFL):

• när verifikationen har sammanställts
• när affärshändelsen har inträffat
• vad affärshändelsen avser
• belopp
• vem som är motpart
• verifikationsnummer.

Uppgifter som ska ingå i en verifikation enligt 5 kap. 7 § BFL får utelämnas om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen, och om det är förenligt med god redovisningssed att utelämna uppgifterna (5 kap. 8 § BFL).

När behöver försäljningen mot kontantfaktura inte registreras?

För att användningen av en kontantfaktura ska innebära att man inte behöver registrera försäljningen i ett kassaregister, anser Skatteverket att kontantfakturan ska innehålla de uppgifter som ska finnas i en verifikation enligt huvudregeln i BFL (5 kap. 7 § BFL). Det innebär att fakturan ska innehålla sådana uppgifter att kunden kan identifieras, vilket normalt innebär att kundens fullständiga namn och adress ska finnas på fakturan. Skatteverket anser också att kontantfakturan ska ha ett löpnummer och att den ska bokföras enligt de regler som gäller för bokföring av verifikationer enligt bokföringslagen. Slutligen måste den kontanta betalningen bokföras senast påföljande arbetsdag (5 kap. 2 § BFL).

Kompletterande information

• När ska en kontrollavgift tas ut om företaget inte följer reglerna för kassaregister?
• Tidpunkten för bokföring av kontant betalning.