Löpnummer på fakturor

1 Sammanfattning

Det är Skatteverkets uppfattning att det på ett tydligt sätt av redovisningen ska framgå att samtliga fakturerade varor och tjänster har blivit bokförda. En förutsättning för detta är att företaget har en tillförlitlig hantering av fakturorna. En tillförlitlig hantering kräver att fakturorna ska vara försedda med en löpande nummerserie som är obruten under hela räkenskapsåret. Nummerserien bör vara tryckt på fakturorna i förväg eller automatiskt skapad i redovisningssystemet.

Någon annan bedömning ska inte göras för s.k. kontantfakturor, dvs. fakturor som både upprättas och betalas vid försäljningstillfället.

2 Bakgrund och frågeställning

Fråga har uppkommit om det enligt bokföringslagen (1999:1078, BFL) kan krävas att kundfakturor ska åsättas en löpande nummerserie. Fråga har också ställts om det i detta avseende är någon skillnad för s.k. kontantfakturor. Med kontantfaktura avses en faktura som ett företag upprättar och samtidigt tar kontant betalt för vid försäljningstillfället (även benämningen kontantnota är vanlig).

3 Gällande rätt m.m.

I 5 kap. BFL finns bestämmelser om löpande bokföring och verifikationer. Huvudregeln är att det för varje affärshändelse ska finnas en verifikation. Den ska innehålla uppgift om när den sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Flera likartade affärshändelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation.

Bokföringslagen innehåller inga närmare bestämmelser om numrering av fakturor. Av 5 kap. 1 § BFL framgår dock att affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning. Detta ska ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

Enligt 4 kap. 2 § BFL ska bokföringsskyldigheten fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Av förarbetena till BFL (prop. 1998/99:130, s. 181 ff. och s. 386) framgår hur god redovisningssed bör bestämmas. När traditionell lagtolkning inte räcker för att besvara en viss fråga måste en utfyllande tolkning göras. Denna tolkning bör grunda sig på en sammanvägning dels av faktiskt förekommande redovisning av god kvalitet, dels av uttalanden från normgivande organ på redovisningsområdet. Vad som utgör god redovisningssed bestäms i sista hand av domstol.

Det finns ingen nu gällande normgivning från Bokföringsnämnden (BFN) som behandlar numrering av fakturor. Följande citat från BFN:s handledning i bokföring, Att Föra Bok (upplaga 11:1, s. 12), är dock av intresse: "Av bokföringen ska det klart och tydligt framgå att alla dina leveranser har fakturerats och bokförts. Fakturor med förtryckta nummer är därför praktiskt. Skulle du skriva fel på en förnumrerad faktura, ska originalet sparas med påskrift om att den inte använts. I bokföringen ska nämligen nummerserien vara obruten. Om du numrerar fakturorna själv, ska numren vara i löpande följd."

4 Skatteverkets bedömning

Enligt 5 kap. 1 § BFL ska det vara möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna. När det gäller kundfakturor innebär detta, enligt Skatteverkets uppfattning, att det på ett tydligt sätt av redovisningen ska framgå att samtliga fakturerade varor och tjänster har blivit bokförda. En förutsättning för detta är att företaget har en tillförlitlig hantering av fakturorna. En tillförlitlig hantering kräver att fakturorna ska vara försedda med en löpande nummerserie som är obruten under hela räkenskapsåret. Nummerserien bör vara tryckt på fakturorna i förväg eller automatiskt skapad i redovisningssystemet.

Skatteverkets uppfattning sammanfaller med verkets erfarenhet av redovisningspraxis i kvalitativt representativa företag.

Någon annan bedömning ska inte göras för s.k. kontantfakturor, dvs. fakturor som både upprättas och betalas vid försäljningstillfället.