Uppgifter ur en allmän handling

.

På begäran av en enskild

Reglerna i TF om att lämna ut allmänna handlingar kompletteras av bestämmelser i OSL om att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar.

En myndighet ska på begäran av en enskild lämna ut uppgifter ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten om inte uppgifterna är sekretessbelagda eller det skulle hindra arbetets behöriga gång (6 kap. 4 § OSL). Det är bara fråga om uppgifter som finns i en allmän handling som omfattas av bestämmelsen. Det finns enligt OSL ingen skyldighet för myndigheten i övrigt att lämna ut uppgifter till enskilda.

Om enskilda begär ut personuppgifter för vissa särskilda ändamål som exempelvis för direktreklam eller samhällsinformation ska de hänvisas till SPAR (6 § SparL).

Sekretessbelagda uppgifter får inte lämnas ut

Som framgår av 6 kap. 4 § OSL är en myndighet endast skyldig att lämna ut offentliga uppgifter. Vid en begäran om att få ta del av uppgifter ur en allmän handling ska myndigheten därför göra en sekretessprövning för att vara säker på att det endast är offentliga uppgifter som lämnas ut.

Myndigheten får ta hänsyn till arbetets behöriga gång

Vid en begäran om att få ta del av en uppgift ur en allmän handling får myndigheten ta hänsyn till arbetets behöriga gång. Det innebär att om en begäran om att få ta del av uppgifter hindrar myndighetens arbete i allt för stor utsträckning, så är det skäl för att det tar tid för myndigheten att tillmötesgå begäran. Exempel på sådana hinder är att en tjänsteman håller på att arbeta med handlingen eller att den enskildas begäran är så omfattande att myndigheten inte rimligen kan klara av den på en gång utan allvarliga störningar av det egna arbetet.

Att myndigheten får ta hänsyn till arbetets behöriga gång innebär att det inte ställs samma krav på snabbhet vid handläggningen som vid en begäran om att få ta del av en allmän handling. Däremot ligger det i sakens natur att det inte bör ta längre tid att lämna en uppgift än att lämna ut handlingen varifrån uppgiften hämtats (JO 1989/90 s. 371).

Det går inte att överklaga ett beslut om att inte lämna ut uppgifter ur en allmän handling

Bestämmelsen om överklagbara beslut i 6 kap. 7 § första stycket OSL gäller handlingar och inte uppgifter ur en handling. Det går därför inte att överklaga ett beslut om att inte lämna ut uppgifter ur en allmän handling.

Om det är oklart om en begäran avser uppgifter eller en handling, och det inte går att reda ut genom kommunikation med den enskilda, bör den av rättssäkerhetsskäl bedömas som en begäran om att få ta del av en handling (jfr JO 1061-2013).

På begäran av myndighet

Utöver bestämmelsen i 6 kap. 4 § OSL om att lämna ut uppgift ur en allmän handling till enskild så finns det en bestämmelse om skyldighet för en myndighet att på begäran av en annan myndighet lämna ut uppgift (6 kap. 5 § OSL). Denna skyldighet gäller även när begäran görs av en annan verksamhetsgren (8 kap. 2 § OSL). Skyldigheten gäller inte sekretessbelagda uppgifter och inte heller om utlämnandet skulle hindra arbetets behöriga gång. Bestämmelsen om utlämnande av uppgift till annan myndighet är inte begränsad till uppgifter som finns i en allmän handling utan att den omfattar varje uppgift som en myndighet förfogar över.

Det finns särskilda sekretessbrytande regler som i vissa fall gör det möjligt att lämna sekretessbelagda uppgifter mellan verksamhetsgrenar och uppgifter mellan myndigheter.

Skyndsamhetskrav vid utlämnande till en annan myndighet

En handläggare vid en överförmyndarnämnd begärde att få kopior av beslut som Migrationsverket hade fattat i fråga om en viss person. Det tog Migrationsverket fyra månader att besvara den begäran om kommit in. Handläggaren anmälde handläggningen till JO.

JO konstaterade att även om det saknas uttryckliga bestämmelser om hur lång tid en prövning enligt 6 kap. 5 § OSL får ta är utgångspunkten att detta ska ske med skyndsamhet. JO angav att det i detta fall bör finnas ett förhållandevis stort utrymme att beakta omständigheterna i det enskilda fallet vid bedömningen av hur skyndsam handläggningen ska vara. För att underlätta och snabba på hanteringen kan den begärande myndigheten enligt JO lämpligen ange hur fort den efterfrågade uppgiften eller handlingen behövs. Den myndighet som förvarar uppgifterna eller handlingen kan också fråga den begärande myndigheten om behovet och anpassa sin handläggning efter svaret.

JO fann vid sin prövning att det inte fanns några sådana beslut som handläggarens vid överförmyndarnämnden begärde att få del av och det hade inte heller gjorts gällande att det skulle hindra arbetets behöriga gång att behandla begäran. JO fann utifrån detta skäl till kritik mot Migrationsverket för den långsamma handläggningen (JO 9586-2020).