Poster i enskild näringsverksamhet

Hur bokföringen avslutas?

I företagets bokföring ska man endast ta upp sådana tillgångar, skulder, inkomster och utgifter som hör till den enskilda näringsverksamheten. Den enskilda näringsidkarens privata ekonomi ska hållas skild från verksamhetens. När det gäller företagsformen enskild näringsverksamhet finns det ingen klar gräns mellan den enskilda näringsidkaren och verksamheten på samma sätt som när det gäller t.ex. aktiebolag. Vilka tillgångar och skulder som hör till den enskilda näringsidkaren beror på om man tillämpar reglerna om förenklat årsbokslut (BFNAR 2006:1) eller regelverket för årsbokslut (BFNAR 2017:3) .

K1: förenklat årsbokslut

I det allmänna rådet BFNAR 2006:1 Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut förtydligas gränsen mellan företagets ekonomi och företagarens privata ekonomi.

Tillgångar

Det finns allmänna bestämmelser om vilka tillgångar som ska eller får bokföras i företaget och särskilda bestämmelser för vissa tillgångstyper, t.ex. bilar. En tillgång ska antingen bokföras i sin helhet i företaget eller inte bokföras alls (BFNAR 2006:1 punkt 3.1). Andra tillgångar än sådana som man ska eller får bokföra i företaget är privata tillgångar som inte ska bokföras i företaget (BFNAR 2006:1 punkt 3.4).

Vissa tillgångar som företagaren äger ska alltid bokföras i företaget. Det är de tillgångar som avses i BFNAR 2006:1 punkt 3.2:

• Tillgångar som uteslutande eller så gott som uteslutande används i företaget. Dessa tillgångar användas i princip bara i företaget. Den privata användningen av tillgången är normalt väldigt liten.
• Tillgångar som är nödvändiga för att företaget i sin huvudsakliga verksamhet ska kunna generera inkomster. Det handlar om kärntillgångar. Dessa ska bokföras i företaget även om de används privat i betydande omfattning.

Vissa andra tillgångar som företagaren äger får bokföras i företaget om de förväntas tillföra företaget ekonomisk nytta (BFNAR 2006:1 punkt 3.3). Det handlar om tillgångar som man använder både privat och i företaget. Grundprincipen är att man får bokföra dessa tillgångar i företaget om man förväntar sig att de ger företaget ekonomisk nytta. Tillgången ska på något sätt bidra till att företaget får inkomster eller sparar utgifter. Tillgångar som fyller en funktion i företagets verksamhet får bokföras i företaget, även om det skulle kunna finnas andra sätt att fylla den funktionen på (BFNAR 2006:1 kommentaren till punkt 3.3).

Bilar

Bilar som företagaren äger och som används i företaget ska bokföras i företaget om det privata nyttjandet är av ringa omfattning (BFNAR 2006:1 punkt 3.5). Med ringa omfattning avses samma sak som vid beskattningen, d.v.s. ett fåtal tillfällen per år och en samlad körsträcka på högst 100 mil. En bil som man använder mer än i ringa omfattning får bokföras i företaget om den kan förväntas tillföra företaget ekonomisk nytta.

Fastigheter

Byggnader och mark som företagaren äger och som enligt inkomstskattelagen klassificeras som näringsfastighet ska bokföras i företaget till den del de avser näringsfastighet. Byggnader och mark som klassificeras som privatbostadsfastighet får å andra sidan inte till någon del bokföras i företaget. Detta oaktat om man använder dem i verksamheten. Klassificeringen av fastigheten ska göras vid föregående års utgång respektive vid förvärvstidpunkten (BFNAR 2006:1 punkt 3.6).

En fastighet som både är en näringsfastighet och en privatbostadsfastighet ska delas in i två kategorier. Fördelningen mellan privatbostadsfastighet och näringsfastighet görs utifrån taxeringsvärdet (BFNAR 2006:1 kommentaren till punkt 3.6).

Vissa andra tillgångar

Vissa tillgångar som företagaren äger får enligt inkomstskattelagens regler inte ingå i en enskild näringsverksamhet (13 kap. 7 § IL). För att skapa enkla regler bör skattereglerna och redovisningsreglerna överensstämma på detta område.

Det innebär att vissa tillgångar som enligt 13 kap. 7 § IL inte är tillgångar i en enskild näringsverksamhet inte heller får bokföras som tillgångar i företaget (BFNAR 2006:1 punkt 3.7). Läs om vilka tillgångar som får ingå i en enskild näringsverksamhet enligt beskattningen.

Likvida medel

Likvida medel som företagaren äger räknas endast som tillgångar i verksamheten om de ska användas i företaget. Andra likvida medel är privata och ska inte bokföras i företaget (BFNAR 2006:1 punkt 3.8).

För att man ska få bokföra likvida medlen i företaget måste de dels ha genererats i företaget, eller ha satts in av företagaren, dels ska företagaren avse att använda dem i företaget. Medlen kan vara avsedda att användas för såväl löpande utgifter som för framtida investeringar. Medel som företagaren har satt in på ett upphovsmannakonto respektive skogskonto ska bokföras i företaget (BFNAR 2006:1 kommentaren till punkt 3.8).

Skulder

Alla skulder som uppstår i företaget ska bokföras i företaget. Företagarens privata skulder ska däremot inte bokföras i företaget (BFNAR 2006:1 punkt 3.13).

Det är hur man använder det lånade beloppet som är avgörande för om man ska hänföra lånet till näringsverksamheten eller inte. Säkerheten för lånet har ingen betydelse. Man ska även bokföra tvistiga skulder i företaget om de tillhör företaget och tvisten rör skuldens existens, belopp, kvalitet på det levererade eller liknande. Däremot ska man inte bokföra uppenbart grundlösa krav som riktas mot företaget (BFNAR 2006:1 kommentaren till punkterna 3.13-3.15).

Om man har använt de lånade pengarna både i företaget och privat, är det endast den delen av lånet som har använts i företaget som man ska bokföra som skuld i verksamheten (BFNAR 2006:1 punkt 3.14).

Eget kapital

Det egna kapitalet i en enskild näringsverksamhet definierar man som skillnaden mellan företagets sammanlagda tillgångar och skulder (BFNAR 2006:1 punkt 6.66). Saldot påverkas av företagets resultat och företagarens insättningar och uttag.

Om företagaren tar ut medel ur företaget ska det bokföras som en minskning av eget kapital. Det gäller oavsett om uttaget betecknas som lön eller liknande vid uttagstillfället. Det gäller även ersättningar till make, maka och barn om företagaren inte får göra ett skattemässigt avdrag för ersättningen (BFNAR 2006:1 punkt 3.9). När företagaren betalar sina privata utgifter med företagets medel ska det bokföras som ett uttag och en minskning av det egna kapitalet (BFNAR 2006:1 punkt 3.10). Ett exempel på det är när företagaren betalar sina egna skatter, t.ex. F-skatt, med företagets medel. De ska då bokföras som ett uttag.

Om företagaren däremot sätter in medel i företaget, ska det öka det egna kapitalet (BFNAR 2006:1 punkt 3.11). Detsamma gäller om företagaren betalar företagets utgifter med privata medel (BFNAR 2006:1 punkt 3.12).

Obeskattade reserver

En enskild näringsidkare som upprättar ett förenklat årsbokslut ska inte redovisa några obeskattade reserver i balansräkningen. Företagaren ska lämna upplysningar om obeskattade reserver i det förenklade årsbokslutet (BFNAR 2006:1 punkt 8.1).

En enskild näringsidkare ska inte göra några avsättningar för åtaganden som medför framtida utgifter (BFNAR 2006:1 punkt 6.67). Det som vid beskattningen räknas som avsättning till periodiseringsfond, expansionsfond, ersättningsfond och liknande påverkas inte och är därmed tillåtna (BFNAR 2006:1 kommentar till punkt 6.67).

Redovisa en ersättningsfond

Den som är skyldig att upprätta en årsredovisning eller ett årsbokslut, enligt bokföringslagen får endast göra avdrag under förutsättning att motsvarande avsättning görs i räkenskaperna (31 kap. 3 § IL). Detta gäller dock inte för en ersättningsfond för mark. Läs om förutsättningarna för att göra en avsättning till en ersättningsfond skattemässigt.

För att uppfylla kravet ska företaget göra en avsättning för ersättningsfond i räkenskaperna. Ersättningsfonden bokförs på ett särskilt konto inom eget kapital med ett konto för avsättning för ersättningsfond som motkonto (resultatkonto). Den redovisas alltså inte som en obeskattad reserv utan ingår som en del av det egna kapitalet. Det vanliga är att man bokför det på ett underkonto inom eget kapital. När ersättningsfonden utnyttjas återförs beloppet.

Skatter och avgifter

Skatter som tillhör näringsverksamheten ska bokföras i företaget. Det gäller t.ex. mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter och preliminärskatt för anställda. Företagarens inkomstskatteskulder är däremot privata skulder som inte ska bokföras i företaget (BFNAR 2006:1 punkt 3.15).

Inkomster

Till inkomster i företaget räknas det som företaget tar emot för egen räkning. Ett belopp som företaget tar emot för någon annans räkning, t.ex. mervärdesskatt, ska man inte bokföra som inkomst i företaget (BFNAR 2006:1 punkt 3.16).

Som inkomster i företaget räknar man bl.a. ersättning vid försäljning av varor och tjänster, skadestånd och offentligt stöd (BFNAR 2006:1 punkt 3.17).

Man ska inte bokföra privata inkomster i företaget.

Utgifter

Till utgifter i företaget räknas endast det som företaget ger ut för något som tillkommer företaget. Ett belopp som företaget ger ut för någon annans räkning, t.ex. mervärdesskatt, är inte en utgift (BFNAR 2006:1 punkt 3.18).

Till utgifter i företaget räknas bl.a. utgifter för att förvärva eller bibehålla inkomster till den del de avser företaget, löner till anställda, varuinköp och skadestånd (BFNAR 2006:1 punkt 3.19).

Man ska inte bokföra privata utgifter i företaget.

Årsbokslut

I regelverket för årsbokslut (BFNAR 2017:3) finns tydliga regler om vilka tillgångar och skulder samt utgifter och inkomster som får ingå i en enskild näringsverksamhet.

Tillgångar

Det finns allmänna bestämmelser om vilka tillgångar som ska eller får bokföras i verksamheten och särskilda bestämmelser för vissa tillgångstyper, t.ex. bilar och näringsfastigheter. Dessa särskilda bestämmelser beskrivs utförligare nedan.

En tillgång ska antingen bokföras i sin helhet i verksamheten eller inte bokföras alls (BFNAR 2017:3 punkt 8.16). Andra tillgångar än sådana som man ska eller får bokföra i verksamheten är privata tillgångar som inte ska bokföras i verksamheten. Tillgångar som enligt 13 kap. 7 § IL inte får räknas som tillgångar i en näringsverksamhet får inte heller räknas med i den enskilda näringsverksamheten redovisningsmässigt, om det inte finns ett undantag i punkterna 8.19-8.22 i det allmänna rådet (BFNAR 2017:3 punkt 8.18). Läs mer om undantagen för vissa tillgångar.

Vissa tillgångar som den enskilda näringsidkaren äger ska alltid bokföras i verksamheten. Det är de tillgångar som avses i BFNAR 2017:3 punkt 8.17:

• Tillgångar som uteslutande eller så gott som uteslutande används i verksamheten. Dessa tillgångar användas i princip bara i verksamheten. Normalt används tillgången inte privat.
• Tillgångar som är nödvändiga för att verksamhet ska kunna generera inkomster. Dessa ska bokföras i verksamheten även om de används privat i betydande omfattning.

Vissa andra tillgångar som den enskilda näringsidkaren äger får bokföras i verksamheten om de förväntas tillföra verksamheten ekonomisk nytta (BFNAR 2017:3 punkt 8.17). Grundprincipen är att man får bokföra dessa tillgångar i verksamheten om man förväntar sig att de ger verksamheten ekonomisk nytta. Tillgången ska på något sätt bidra till att verksamheten får inkomster eller sparar utgifter. Tillgångar som fyller en funktion i verksamheten får bokföras i verksamheten, även om det skulle kunna finnas andra sätt att fylla den funktionen på. Det handlar om tillgångar som man använder både privat och i verksamheten ( BFNAR 2017:3 kommentaren till punkt 8.17).

Likvida medel

Likvida medel som den enskilda näringsidkaren äger räknas endast som tillgångar i verksamheten om de ska användas i verksamheten. Andra likvida medel är privata och ska inte bokföras i verksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 8.23).

För att man ska få bokföra likvida medlen i verksamheten måste de dels ha genererats i verksamheten, eller ha satts in av den enskilda näringsidkaren, dels ska näringsidkaren avse att använda dem i verksamheten. Medlen kan vara avsedda att användas för såväl löpande utgifter som för framtida investeringar (BFNAR 2017:3 kommentaren till punkt 8.23).

Bilar

Bilar som den enskilda näringsidkaren äger och som används i verksamheten ska bokföras i verksamheten om det privata nyttjandet är av ringa omfattning. Med ringa omfattning avses samma sak som vid beskattningen. En bil som man använder mer än i ringa omfattning får bokföras i verksamheten om den kan förväntas tillföra verksamheten ekonomisk nytta (BFNAR 2017:3 punkt 8.24).

Fastigheter

Byggnader och mark som den enskilda näringsidkaren äger och som enligt inkomstskattelagen klassificeras som näringsfastighet ska bokföras i verksamheten till den del de avser näringsfastighet. Byggnader och mark som klassificeras som privatbostadsfastighet får å andra sidan inte till någon del bokföras i verksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 8.25).

En fastighet som både är en näringsfastighet och en privatbostadsfastighet ska delas in i två kategorier (BFNAR 2017:3 kommentaren till punkt 8.25).

Andelar i privatbostadsföretag

Andelar i ett privatbostadsföretag ska redovisas i en enskild näringsverksamhet om de enligt beskattningen har klassificerats som näringsbostadsrätt (BFNAR 2017:3 punkt 8.26).

Vissa andra tillgångar

Vissa tillgångar som näringsidkaren äger får enligt inkomstskattelagens regler inte ingå i en enskild näringsverksamhet (13 kap. 7 § IL). Huvudregeln inom redovisning är att tillgångar som inte tillhör verksamheten enligt 13 kap. 7 § IL inte heller ska ingå som tillgång i verksamheten redovisningsmässigt (BFNAR 2017:3 punkt 8.18). Från denna huvudregel finns fyra undantag. Dessa undantag är:

• kapitalförsäkringar
• terminer
• optioner
• andelar i dotterföretag samt ägarintressen.

Dessa undantag beskrivs utförligare nedan.

Undantag 1: kapitalförsäkringar

En kapitalförsäkring ska redovisas som tillgång om det finns ett åtagande om pension till en anställd som uteslutande är beroende av värdet på kapitalförsäkringen. Dessutom måste förutsättningarna för att ta upp kapitalförsäkringen som en finansiellanläggningstillgång vara uppfyllda (BFNAR 2017:3 punkt 8.19).

Undantag 2: terminer

Terminer som avses i 44 kap. 11 § IL får redovisas som tillgång om terminerna avser tillgångar eller skulder i näringsverksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 8.20).

Undantag 3: optioner

Optioner som avses i 44 kap. 12 § IL som är lämpade för allmän omsättning får redovisas som tillgång om optionerna avser tillgångar eller skulder i näringsverksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 8.21).

Undantag 4: andelar i dotterföretag samt ägarintressen

Andelar i dotterföretag, intresseföretag och gemensamt styrda företag samt ägarintressen i andra företag får redovisas som tillgångar om andelarna hör till näringsverksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 8.22).

Skulder

En enskild näringsidkare ska redovisa alla skulder som är hänförliga till näringsverksamheten. Privata skulder ska däremot inte bokföras i verksamheten. Om man har använt de lånade pengarna både i näringsverksamheten och privat, är det endast den delen av lånet som har använts i verksamheten som man ska bokföra som skuld i verksamheten (BFNAR 2017:3 punkterna 16.11 och 16.12).

Det är hur man använder det lånade beloppet som är avgörande för om man ska hänföra lånet till näringsverksamheten eller inte. Säkerheten för lånet har ingen betydelse.

Eget kapital

Eget kapital definieras som skillnaden mellan redovisade tillgångar och summan av redovisade skulder, avsättningar och obeskattade reserver (BFNAR 2017:3 punkt 14.2). Eget kapital påverkas av olika transaktioner med den enskilda näringsidkaren, t.ex. minskar eget kapital när näringsidkaren tar ut en tillgång ur verksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 14.5). När den enskilda näringsidkaren sätter in en tillgång i verksamheten ökar det egna kapitalet (BFNAR 2017:3 punkt 14.8).

Obeskattade reserver

Obeskattade reserver får endast redovisas om det i skattelagstiftningen finns regler som för avdragsrätten kräver att motsvarande belopp bokförs i redovisningen (BFNAR 2017:3 punkt 14.3). Det innebär att en enskild näringsidkare inte kan redovisas periodiseringsfonder som obeskattade reserver. Däremot kan ackumulerade överavskrivningar redovisas som obeskattad reserv.

Däremot får ett företag som har tagit en ersättningsfond i anspråk för avskrivning i enlighet med 31 kap. 10, 11 och 13 §§ IL redovisa ett motsvarande belopp som obeskattad reserv (BFNAR 2017:3 punkt 14.3). Läs hur man tar en ersättningsfond i anspråk på sidan Utnyttja en ersättningsfond.

Skatter och avgifter

Skatter och avgifter som ska dras av enligt 16 kap. 17 § IL och som omfattas av beslutet om slutlig skatt ska redovisas som kostnad i verksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 14.4). Det gäller t.ex. fastighetsskatt och kommunal fastighetsavgift på näringsfastighet.

Inkomstskatt och särskild löneskatt på egen pensionsförsäkring är exempel på skatter som inte avser näringsverksamheten och som inte ska redovisas i verksamheten

Inkomster

Inkomster är det som den enskilda näringsverksamheten tar emot eller kommer att ta emot för egen räkning till följd av en transaktion och som ökar det egna kapitalet. Insättningar från den enskilda näringsidkaren till verksamheten är inte en inkomst (BFNAR 2017:3 punkt 5.2). Endast inkomster som hör till näringsverksamheten ska ingå i redovisningen.

Uttag ur näringsverksamheten av en tillgång eller en tjänst som ska tas upp till beskattning enligt IL hos den enskilda näringsidkaren ska redovisas som en inkomst i näringsverksamheten (BFNAR 2017:3 punkt 5.33).

Utgifter

Utgifter är det som den enskilda näringsverksamheten lämnar eller kommer att lämna till följd av en transaktion och som minskar det egna kapitalet. En överföring till den enskilda näringsidkaren (uttag) som minskar det egna kapitalet i verksamheten är inte en utgift (BFNAR 2017:3 punkt 6.2).

I en enskild näringsverksamhet får användningen av den enskilda näringsidkarens privata tillgångar i näringsverksamheten redovisas som en utgift (BFNAR 2017:3 punkt 6.15). Även den enskilda näringsidkarens ökande levnadskostnader i samband med resor i näringsverksamheten får redovisas som utgift (BFNAR 2017:3 punkt 6.16).