Förutsättningar för att ta ut kontrollavgift

När ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift?

Ett företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort ska använda ett certifierat kassaregister. Det finns några undantag från denna huvudregel, bl.a. när kontantförsäljningen är av obetydlig omfattning. Med obetydlig omfattning avses normalt att försäljningen under ett beskattningsår uppgår till högst fyra prisbasbelopp.

Den som är skyldig att använda kassaregister ska i registret registrera all försäljning och annan löpande användning av kassaregistret. Företaget ska också vid varje försäljning ta fram och erbjuda kunden ett kvitto. Bestämmelser om kassaregister finns i bl.a. 7 kap. 3 och 4 §§, 39 kap. 4–10 och 17 §§ SFL och 9 kap. 2–4 §§ SFF. Skatteverket har utfärdat föreskrifter om kassaregister. Information om Skatteverkets föreskrifter finns på sidan Schematisk bild över Skatteverkets föreskrifter om kassaregister.

Skatteverket ska ta ut en kontrollavgift om verket vid en tillsyn eller ett kontrollbesök finner att den som är skyldig att använda ett kassaregister

• inte fullgör denna skyldighet, eller
• inte har lämnat någon uppgift om det kassaregister som finns i verksamheten (50 kap. 1 § SFL).

Andra punktsatsen ovan innebär att Skatteverket ska ta ut en kontrollavgift dels om ett företag som är skyldigt att använda kassaregister inte har anmält något kassaregister i samband med registreringen av verksamheten, dels om ett företag inte inom två veckor har anmält förändringar av tidigare lämnade uppgifter om kassaregister.

Innebörden av skyldigheten att använda kassaregister framgår dels av 39 kap. 4–8 §§ SFL, dels av Skatteverkets föreskrifter som utfärdats med stöd av 9 kap. 3 § SFF och 39 kap. 10 § SFL. Om ett kassaregister inte använts i enlighet med dessa bestämmelser finns grund för att ta ut kontrollavgift.

Det innebär att Skatteverket kan ta ut en kontrollavgift när

• företaget saknar kassaregister trots att företaget ska använda ett sådant
• kassaregistret inte uppfyller föreskrivna krav
• företaget inte registrerar en försäljning eller annan användning av kassaregistret
• företaget registrerar en försäljning felaktigt
• företaget inte tar fram och erbjuder kunden något kvitto
• kvittot saknar uppgifter eller innehåller felaktiga uppgifter
• företaget inte bevarar kontrollenheten när den avyttrats, skrotats eller bytts ut
• företaget inte har anmält kassaregistret eller förändring av sitt innehav

Det är också grund för kontrollavgift när företaget inte bevarar uppgifterna på kontrollremsan, i journalminnet eller på tömningskvittot i enlighet med 9 kap. 4 § SFF. Den bestämmelsen gäller dock bara när uppgifterna inte utgör räkenskapsinformation enligt bokföringslagen. Eftersom uppgifterna på kontrollremsan, i journalminnet eller på tömningskvittot normalt sett utgör räkenskapsinformation är det endast i undantagsfall grund för kontrollavgift om dessa uppgifter inte har bevarats. När uppgifterna utgör räkenskapsinformation ska uppgifterna istället bevaras enligt bokföringslagen.

Skatteverket anser att det saknas grund för att ta ut kontrollavgift när en Swishbetalning har registrerats i ett kassaregister som något annat betalningsmedel än Swish.

Skatteverket har bevisbördan för att grundförutsättningarna för att ta ut kontrollavgift är uppfyllda. Skatteverket ska kunna visa att det är mycket sannolikt att företaget har brustit i sin skyldighet att använda kassaregister eller inte anmält innehav eller förändringar av kassaregistret.

Det har inte någon betydelse om överträdelsen beror på ett användarfel eller på kassaregistrets egenskaper eller funktion. Det finns inga krav på att företaget ska ha brustit i sina skyldigheter med uppsåt eller av oaktsamhet för att Skatteverket ska kunna ta ut en kontrollavgift.

Skatteverket får bara ta ut kontrollavgifter för brister som verket konstaterar vid ett kontrollbesök eller en tillsyn. Det betyder att Skatteverket inte kan ta ut någon kontrollavgift för brister som framkommer vid t.ex. en skatterevision.

Undantag vid vitesföreläggande

Skatteverket får inte ta ut någon kontrollavgift för en överträdelse som omfattas av ett vitesföreläggande (50 kap. 5 § SFL). Skatteverket ska alltså inte ta ut någon kontrollavgift om verket har vitesförelagt ett företag att t.ex. skaffa ett certifierat kassaregister, och Skatteverket vid en tillsyn eller ett kontrollbesök konstaterar att företaget inte har följt föreläggandet. Skatteverket kan däremot förelägga ett företag med vite att skaffa ett kassaregister efter att företaget fått en kontrollavgift för att det inte har ett kassaregister (jfr prop. 2006/07:105 s. 60).

Kontrollavgiftens storlek

Kontrollavgiften är 12 500 kr för varje kontrolltillfälle (50 kap. 2 § första stycket SFL). Skatteverket ska bara ta ut en kontrollavgift vid varje kontrolltillfälle, oavsett om en eller flera överträdelser har konstaterats (prop. 2006/07:105 s. 96).

Förhöjd avgift

En förhöjd avgift på 25 000 kr gäller för en kontrollavgift som tas ut på grund av en överträdelse som har inträffat inom ett år från den dag då Skatteverket meddelade beslutet om den senaste kontrollavgiften (50 kap. 2 § andra stycket SFL). Det gäller oberoende av om överträdelsen avser samma brist eller om det är fråga om nya brister.

Kammarrätten har i en dom kommit fram till att en förhöjd avgift ska tas ut av ett aktiebolag när den första överträdelsen skett i en restaurangverksamhet och den andra överträdelsen i en hotellverksamhet som bedrevs på en annan plats. Det var aktiebolaget som drev båda verksamheterna. Att de olika verksamheterna ska bedömas var för sig när det gäller skyldigheten att använda kassaregister saknar betydelse (KRNS 2016-12-07, mål nr 3067-16). Skatteverket delar kammarrättens bedömning.

Om förhöjd kontrollavgift vid upprepade överträdelser ska tas ut beror alltså på om det är samma företag som har bedrivit verksamheterna oavsett om det är olika verksamhetsgrenar eller olika verksamhetsplatser.

Skälig tid för att avhjälpa en brist

Om Skatteverket har tagit ut en kontrollavgift får verket inte ta ut en ny kontrollavgift för samma brist innan företaget har fått skälig tid på sig att åtgärda bristen (50 kap. 6 § SFL). Företaget är givetvis skyldigt att följa reglerna även efter det att Skatteverket tagit ut en kontrollavgift. Skatteverket bör givetvis informera om denna skyldighet vid tillsynen eller kontrollbesöket, och en upplysning om detta kan lämpligen tas in i en bilaga till beslutet om kontrollavgift.

Det innebär följande om Skatteverket upptäcker brister vid två olika kontrollbesök. Om det gäller samma brist kan kontrollavgift för båda bristerna bara tas ut om Skatteverket vid det andra kontrollbesöket fattat beslut med anledning av det första kontrollbesöket och näringsidkaren har haft skälig tid på sig att åtgärda felet. Gäller det olika typer av brister finns det däremot inget hinder mot att ta ut en kontrollavgift för båda bristerna oavsett om det finns något beslut beträffande den först konstaterade bristen. Normalt fattar Skatteverket dock beslut med anledning av ett kontrollbesök innan ett nytt kontrollbesök görs.

Om Skatteverket t.ex. har beslutat om en kontrollavgift för att ett företag inte har något certifierat kassaregister, kan företaget alltså fortsätta bedriva verksamheten utan att riskera någon ytterligare kontrollavgift under den tid det tar att skaffa ett certifierat kassaregister.

Hur lång tid som ska anses skälig beror på vilka åtgärder företaget ska vidta efter Skatteverkets beslut. Att lämna uppgifter till Skatteverket om vilka kassaregister som finns i verksamheten bör inte kräva mer än ett par dagar. Vad som är en skälig tid för att åtgärda ett kassaregister som inte uppfyller kraven får bedömas utifrån kötider och dylikt. Att skaffa ett kassaregister bör normalt få ta någon eller några veckor i anspråk.

Andra brister är sådana att företaget kan åtgärda dem i det närmaste omgående efter Skatteverkets beslut. Det gäller kravet att registrera alla försäljningar och att erbjuda kvitto. Om bristen är att företaget inte har bevarat uppgifterna behövs inte heller någon längre tid för att vidta rättelse. Det handlar ju om att för framtiden följa kravet på bevarande och inte att rekonstruera tidigare uppgifter.

När ska Skatteverket meddela beslut?

Skatteverket ska meddela ett beslut om kontrollavgift inom två år från den dag då verket meddelade beslutet om tillsyn eller kontrollbesök (52 kap. 9 § SFL). Kontrollavgift får inte beslutas för en person som har avlidit (52 kap. 10 § SFL).