Befrielse från kontrollavgift

När ska Skatteverket befria från kontrollavgiften?

Om det är oskäligt att ta ut en kontrollavgift med fullt belopp ska Skatteverket besluta om hel eller delvis befrielse från avgiften (51 kap. 1 § SFL). Befrielse ska alltså medges om någon omständighet eller något förhållande i det enskilda fallet gör att kontrollavgiften skulle vara oskälig. Bedömningen ska vara nyanserad och inte alltför restriktiv (prop.2006/07:105 s. 72). I paragrafen ges exempel på vad som särskilt ska beaktas vid bedömningen av om det är oskäligt att ta ut kontrollavgift med fullt belopp. Exemplifieringen är inte uttömmande så även andra omständigheter kan innebära att en kontrollavgift kan anses oskälig.

När det gäller kontrollavgifter kan följande befrielsegrunder bli aktuella av de som exemplifieras i paragrafen.

• Den felaktighet eller passivitet som har lett till avgiften kan antas ha berott på ålder, hälsa eller liknande förhållanden.
• Den felaktighet eller passivitet som har lett till avgiften kan antas ha berott på en felbedömning av en regel eller betydelsen av de faktiska förhållandena.
• Avgiften står inte i rimlig proportion till felaktigheten eller passiviteten.
• Det har gått oskäligt lång tid efter det att Skatteverket har funnit anledning att anta att en avgift ska tas ut, utan att den som avgiften gäller kan lastas för dröjsmålet.

Ringa, ursäktligt eller särskilda skäl

Före SFL fanns bestämmelserna om kontrollavgift i kassaregisterlagen. Enligt kassaregisterlagen skulle Skatteverket befria från kontrollavgift om överträdelsen var ringa, ursäktlig eller om det annars fanns särskilda skäl. Det som enligt kassaregisterlagen omfattades av befrielsegrunderna ringa, ursäktligt eller särskilda skäl faller numera in under uttrycket oskäligt i SFL. De exempel på situationer som nämns i förarbetena till kassaregisterlagen är fortfarande aktuella (prop. 2010/11:165 s. 964).

Ringa överträdelser

En överträdelse kan anses ringa t.ex. om ett företag dröjer några dagar med att anmäla ett kassaregister och det är ursäktligt med hänsyn till förhållandena. Överträdelser av registreringskravet eller kvittokravet kan också vara ringa om det rör sig om små kassadifferenser eller om företaget vid enstaka tillfällen inte har erbjudit en kund ett kvitto (prop. 2006/07:105 s. 75 och s. 96 f.).

Befrielse på grund av särskilda skäl

Befrielse kan medges om överträdelsen har legat helt utanför företagets kontroll. Så kan vara fallet om kassaregistret har förändrats på ett otillåtet sätt på grund av ett konstruktionsfel, eller om företaget kan styrka att överträdelsen beror på något som personalen gjort, t.ex. stöld, och företaget inte har kunnat förhindra överträdelsen genom bättre struktur och organisation av företaget.

Befrielse bör också kunna bli aktuellt när företaget exempelvis inte har kunnat registrera en försäljning på grund av oväntade händelser, som strömavbrott eller maskinhaverier. Det måste dock kunna konstateras att det varit faktiskt omöjligt att registrera försäljningen i kassaregistret.

Ålder, hälsa eller liknande förhållande

Hög eller låg ålder hos näringsidkaren kan endast undantagsvis medföra befrielse från kontrollavgift. En förutsättning för att bestämmelserna om kassaregister ska bli tillämpliga är att näringsidkaren bedriver en verksamhet av mer än obetydlig omfattning. Den som driver en sådan verksamhet får oavsett ålder förväntas känna till de grundläggande reglerna om kassaregister.

Befrielse från kontrollavgift kan komma ifråga om bristande hälsa eller liknande förhållanden kan antas ha påverkat näringsidkarens förmåga att fullgöra sina skyldigheter för kassaregister. För kontrollavgifter torde denna befrielsegrund bara bli tillämplig i sällsynta fall.

Felbedömning av en regel eller betydelsen av de faktiska förhållandena

Det är i de flesta fall inte något skäl för befrielse om ett företag felaktigt har bedömt att verksamheten inte omfattas av bestämmelserna om kassaregister. Omständigheterna i det enskilda fallet kan dock i enstaka fall vara sådana att det är svårt att avgöra om verksamheten omfattas eller inte omfattas av bestämmelserna. I sådana fall kan befrielse medges.

Skatteverket kan inte kräva att ett företag ska kontrollera att ett kassaregister i varje detalj överensstämmer med Skatteverkets föreskrifter. Om företaget har saknat anledning att anta att kassaregistret inte överensstämmer med kraven i föreskrifterna kan det ses som ett exempel på när befrielse ska ske på grund av en felbedömning av betydelsen av de faktiska förhållandena.

Utrymmet för befrielse minskar dock när bristerna gäller funktioner hos kassaregistret som typiskt sett ökar risken för skatteundandragande. Om exempelvis flera kvittokopior kan skrivas ut i en verksamhet med många försäljningar av produkter eller tjänster till samma pris bör därför befrielse normalt inte medges på grund av en felbedömning av betydelsen av de faktiska förhållandena.

Rimlig proportion

Befrielse ska alltid medges om kontrollavgiften i det enskilda fallet inte står i rimlig proportion till överträdelsen.

Oskäligt lång tid

Skatteverket ska medge befrielse om det, utan att företaget kan lastas för det, tar oskäligt lång tid innan företaget får slutligt besked om kontrollavgiften. Bestämmelsen avser både handläggningen hos Skatteverket och en eventuell domstolsprövning. Handläggningstiden ska räknas från det att Skatteverket har övervägt att ta ut en kontrollavgift till Skatteverkets beslut eller, om beslutet överklagats, till den slutliga domen är tillgänglig för företaget. Vad som är acceptabel tid får avgöras i det enskilda fallet med hänsyn till bl.a. hur komplicerat ärendet är. Ärenden gällande kontrollavgift torde sällan vara så komplicerade att en längre handläggningstid kan vara befogad av den anledningen.

Betydelse av risken för skatteundandragande

Risk för skatteundandragande är inte någon förutsättning för att Skatteverket ska kunna ta ut en kontrollavgift. Däremot kan risken för skatteundandragande ha betydelse när Skatteverket prövar frågan om befrielse från kontrollavgift. Kassaregisterlagen infördes för att minska möjligheten till skatteundandragande och för att öka Skatteverkets kontrollmöjligheter. En överträdelse som medför risk för skatteundandragande är därför normalt sett av allvarlig karaktär.

Ett företag som inte har ett certifierat kassaregister eller inte har anmält sitt kassaregister är enligt Skatteverkets uppfattning exempel på överträdelser som innebär en risk för skatteundandragande. Vid sådana överträdelser blir det därför sällan aktuellt att befria från kontrollavgiften.

Nivåer vid delvis befrielse från kontrollavgift

Det finns inga fasta nivåer vid delvis befrielse. Det innebär att Skatteverket kan medge befrielse till en valfri nivå eller till ett valfritt belopp. Av prop. 2010/11:165 s. 477 framgår att fasta hållpunkter bör finnas och att det är nödvändigt att vissa schabloner ställs upp. Vidare konstateras att befrielse till hälften eller en fjärdedel i de flesta fall innebär en rimlig nyansering. Om nedsättningen till dessa nivåer däremot inte ger ett rimligt resultat är det möjligt att sätta ned kontrollavgiften på annat sätt.

Detta innebär att Skatteverket vid delvis befrielse från en kontrollavgift normalt ska hålla sig till hälften eller en fjärdedel. Det är först om detta inte innebär ett rimligt resultat som befrielse ska medges på något annat sätt.

Prövning av befrielse

Skatteverket ska alltid pröva om det finns någon grund för befrielse även om företaget inte har åberopat något skäl för det.

Exempel på befrielsebedömning

Här ges exempel på hur frågan om befrielse ska bedömas i situationer med anknytning till bestämmelserna om kassaregister.

Företaget registrerar inte sina försäljningar

Skatteverket bör medge befrielse vid mindre överträdelser av kravet att registrera försäljningar i kassaregistret. Normalt sett bör det krävas minst två oregistrerade eller felregistrerade försäljningar för att Skatteverket ska ta ut någon kontrollavgift. Detta gäller i vart fall när det inte är fråga om stora belopp. Om det är uppenbart att företaget medvetet låtit bli att registrera försäljningen bör Skatteverket ta ut en kontrollavgift även om det bara gäller en försäljning för ett mindre belopp.

Företaget erbjuder inte kunderna kvitton

Om ett företag inte tar fram och erbjuder kunden något kvitto, uppfyller företaget inte kvittokravet. Skatteverket kan då ta ut en kontrollavgift.

Av förarbetena framgår att Skatteverket ska medge befrielse från kontrollavgiften om felet bl.a. kan betraktas som ringa. Som exempel på ringa överträdelse nämns en eller enstaka överträdelser av kvittokravet och att endast regelmässiga överträdelser bör leda till kontrollavgift.

Det ska normalt räknas som en regelmässig överträdelse om det kan konstateras att fyra kunder inte erbjuds kvitto. Det bör gälla oavsett om överträdelserna konstateras vid ett eller flera kontrolltillfällen.

Högsta förvaltningsdomstolen medgav inte befrielse för ett restaurangföretag som inte erbjöd kvitto till 5 av 16 kunder. HFD anförde att utgångspunkten är att kontrollavgift ska tas ut med samma belopp oberoende av överträdelsens karaktär. Att överträdelsen enbart gällde underlåtenhet att erbjuda kvitto var inte i sig skäl för att sätta ned kontrollavgiften. HFD ansåg också att underlåtenheten hade skett vid mer än enstaka tillfällen (HFD 2016 ref 81).

Felaktiga uppgifter på kvittot

Om det förekommer felaktiga uppgifter på kvittot är det en överträdelse som medför att Skatteverket kan ta ut en kontrollavgift. Exempelvis kan företagarens namn vara felstavat eller adressen kan vara felaktig. Om näringsidkaren kan identifieras med hjälp av andra uppgifter, t.ex. organisationsnummer, får risken för skatteundandragande anses liten. Ett sådant fel försvårar heller inte kontrollen vid kundräkning eller kontrollköp. Överträdelsen kan då anses som ringa och Skatteverket bör normalt medge hel befrielse.

Felaktigt organisationsnummer

Det är viktigt att rätt organisationsnummer anges på kvittot. Om organisationsnumret är felaktigt bör därför utgångspunkten vara att befrielse inte ska medges. Hel befrielse bör dock medges om det bara är någon siffra som är fel på organisationsnumret och det är fråga om ett misstag. En förutsättning för befrielse är att näringsidkaren går att identifiera genom andra uppgifter på kvittot samt att näringsidkaren inte är medveten om att organisationsnumret på kvittot är felaktigt.

Om ett företag kort före ett kontrollbesök har förvärvat ett kassaregister som innehåller den tidigare ägarens person eller organisationsnummer bör Skatteverket medge hel befrielse.

Fel artikelnamn eller antal sålda varor

Om artikelnamn eller antal sålda varor saknas eller är felaktiga på kvittot är detta normalt en ringa överträdelse som bör medföra hel befrielse från kontrollavgiften. Om felregistreringen av artikelnamnet innebär en risk för att företaget kommer att redovisa för låg utgående moms bör befrielse inte medges. Så kan t.ex. vara fallet när starköl, vin och sprit registreras som mat i en restaurangverksamhet.

Företaget har inte anmält något kassaregister

Den som avser att bedriva näringsverksamhet ska anmäla sig för registrering hos Skatteverket innan näringsverksamheten påbörjas eller övertas. Om den som ska anmäla sig för registrering är skyldig att använda kassaregister, ska anmälan innehålla uppgifter om de kassaregister som finns i verksamheten (7 kap. 3 § SFL). Om uppgifter ändras ska den registrerade underrätta Skatteverket om ändringen inom två veckor (7 kap. 4 § SFL).

Skatteverket bör medge hel befrielse vid kortare dröjsmål med anmälan (en vecka). Vid längre dröjsmål måste Skatteverket bedöma om dröjsmålet är ursäktligt i det enskilda fallet.

Om en verksamhet överlåts inom en familj bör kontrollavgiften sättas ned till en fjärdedel om verksamheten bedrivs på samma sätt och i samma lokaler som tidigare. Det gäller dock enbart om det kan antas vara fråga om ett misstag att inte anmäla kassaregistret. Samma bedömning bör göras när en enskild näringsverksamhet överförts till ett aktiebolag som ägs av samma person.

Företaget har inte avanmält kassaregistret

Hel befrielse från kontrollavgift bör medges om en näringsidkare inte avanmält sitt kassaregister. Det får ses som en ringa överträdelse.

Kassaregistret har upphört att fungera

Enligt förarbetena till kassaregisterlagen kan befrielse bli aktuellt vid maskinhaverier. Om ett kassaregister inte fungerar ska detta dokumenteras och företaget ska utan dröjsmål anmäla detta till Skatteverket (4 kap. 1 § SKVFS 2014:10).

En näringsidkare som har felanmält sitt kassaregister till Skatteverket har då skälig tid på sig att åtgärda felet innan någon kontrollavgift tas ut.

I förarbetena sägs följande om vad som avses med skälig tid:

Hur lång tid som ska anses skälig beror givetvis på vilka åtgärder som ska vidtas. Vad som är en skälig tid för att åtgärda ett kassaregister som inte uppfyller kraven får bedömas utifrån kötider och dylikt. Inköp av kassaregister bör normalt få ta någon eller några veckor i anspråk (prop. 2010/11:165 s. 961).