Presentation i registreringsordning och systematisk ordning

Visa verksamhetens förlopp, ställning och resultat

Genom den löpande bokföringen samlas och sammanställs information om ett företags affärshändelser. Med löpande bokföring menas att bokföringen ska göras på ett sådant sätt att affärshändelserna kan presenteras i såväl den ordning som posterna har registrerats som i systematisk ordning efter art. Den löpande bokföringen ska göras på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera att bokföringsposterna är fullständiga. Det ska även gå att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat (5 kap. 1 § BFL).

Tillsammans ska presentationen i registreringsordning och systematisk ordning göra det möjligt att överblicka verksamhetens förlopp. Med verksamhetens förlopp menas hur företagets ställning och resultat vid ett visst tillfälle har uppstått. Presentationen i registreringsordning och systematisk ordning ska visa när de olika affärshändelserna har inträffat under räkenskapsåret och hur de har påverkat verksamhetens ställning och resultat. Om affärshändelserna bokförs inom rätt tid och hänförs till rätt redovisningsperiod samt om övriga bestämmelser i kapitel 2 och 3 i det allmänna rådet följs, kan förloppet överblickas (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.2).

När är en affärshändelse bokförd?

Bokföringen ska göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt (BFNAR 2013:2 punkt 2.1). För att affärshändelser, rättelser och bokslutstransaktioner ska anses vara bokförda måste bokföringsposterna vara gjorda på ett varaktigt sätt. Det är först när noteringarna i grundboken och huvudboken är gjorda på ett varaktigt sätt som affärshändelserna m.m. är bokförda.

I en manuell bokföring är noteringarna gjorda på ett varaktigt sätt när affärshändelsen t.ex. har noterats med bläck. I ett bokföringsprogram är bokföringen varaktig om registreringarna inte kan ändras eller tas bort. Så länge posten kan ändras eller tas bort är den inte bokförd. En affärshändelse som har noterats med blyerts i en manuell bokföring eller registrerats i ett kalkylprogram är inte bokförd eftersom bokföringsposten inte är varaktig (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.1). Om företaget behöver rätta en bokförd post gäller bestämmelserna om rättelser.

Kravet på varaktighet gäller inte endast bokföringen i registreringsordning och i systematisk ordning utan även i den sidoordnade bokföringen t.ex. ett anläggningsregister.

Presentation i registreringsordning (grundbokföring)

Affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (5 kap. 1 § BFL). Presentation i registreringsordning visar i vilken ordning bokföringsposterna har tillförts bokföringssystemet och kallas även grundbokföring. Presentationen gör det möjligt att dels kontrollera fullständigheten i den upprättade bokföringen, dels att i efterhand kontrollera bokförda poster mot verifikationer.

Presentation i tidsordning

Kontrollen av att bokföringen är fullständig underlättas av att affärshändelserna i möjligaste mån presenteras i kronologisk ordning, d.v.s. i den tidsföljd de har inträffat. Genom att affärshändelserna enligt huvudregeln ska bokföras så snart det kan ske kommer registreringsordningen att ganska väl återspegla den ordning som affärshändelserna inträffade i.

Även om bokföringen sker enligt kontantmetoden eller senareläggs kommer den kronologiska ordningsföljden till viss del att upprätthållas eftersom verifikationerna ska ordnas i takt med att de tas emot eller sammanställs av företaget (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.2). Läs mer om hur verifikationerna ska ordnas när bokföringen senareläggs på sidan Tidpunkten för bokföring.

Ingen information om saldo

Presentationen i registreringsordning ger ingen information om saldona på de enskilda bokföringskontona. Saldot framgår i stället av presentationen i systematisk ordning (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.2).

Utformas beroende på bokföringssystemets uppbyggnad

Utformningen av presentationen i registreringsordning är beroende av hur bokföringssystemet är uppbyggt. I ett bokföringssystem utan delsystem kan ett företags samtliga bokförda affärshändelser presenteras post för post i ordningsföljd. I ett bokföringssystem med delsystem framgår registreringsordningen i de olika enskilda delsystemen. Använder företaget olika verifikationsnummerserier framgår registreringsordningen inom varje enskild verifikationsnummerserie (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.2).

Presentation i systematisk ordning (huvudbokföring)

Affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i systematisk ordning vilket även kallas huvudbokföring (5 kap. 1 § BFL). Presentationen i systematisk ordning visar affärshändelserna sorterade utifrån deras art och utgör en koppling till årsbokslutet och årsredovisningen. Det är den systematiska bokföringen som gör det möjligt att löpande överblicka verksamhetens ställning och resultat under räkenskapsåret. Saldona på de olika bokföringskontona framgår av presentationen i systematisk ordning (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.2).

Krav på exakthet

Vilken grad av precision som kan krävas för att den systematiska sammanställningen ska göra det möjligt att överblicka verksamhetens ställning och resultat löpande under året får bedömas utifrån varje enskilt företag. Det finns inget krav på att den systematiska sammanställningen ska ge en exakt bild av verksamhetens resultat och ställning löpande under året. Det finns inte heller något krav på att periodiseringar av inkomster och utgifter ska ske under löpande år utan de kan göras i samband med bokslutet. Det är först i samband med att bokslutstransaktionerna bokförs som företagets ställning och resultat kan utläsas mer exakt (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.2).

Gemensam presentation för bokföringssystem med delsystem

För att bokföringen ska ge en samlad överblick av verksamhetens förlopp, ställning och resultat krävs att företaget har en samlad presentation i systematisk ordning. I bokföringssystem med delsystem ska uppgifterna från delsystemen därför bokföras och presenteras i en systematisk sammanställning som är gemensam för alla affärshändelser. Noteringarna i de olika delsystemen är bokföring för presentation i registreringsordning som sedan genom bokföring i systematisk ordning systematiseras. Även om ett delsystem kan presentera affärshändelser i systematisk ordning är det inte tillåtet att ha flera isolerade systematiska delsystem (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.2).

Inom den systematiska ordningen ska registreringsordningen framgå för varje enskilt bokföringskonto (BFNAR 2013:2 punkt 2.2).

Uppgifter i den löpande bokföringen

Bokföringslagen och det allmänna rådet anger inte i detalj hur den löpande bokföringen ska utformas, utan det finns utrymme för individuell anpassning. Fem uppgifter om varje bokföringspost ska dock alltid gå att utläsa av den löpande bokföringen, både av bokföringen för presentation i registreringsordning och i systematisk ordning. Uppgifterna ska framgå av den systematiska sammanställningen som helhet (BFNAR 2013:2 punkt 2.3). Uppgifterna är

• registreringsordning
• redovisningsperiod
• verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken
• kontering
• bokfört belopp.

Registreringsordning

Registreringsordningen visar i vilken ordning som bokföringsposterna har tillförts bokföringssystemet. Den framgår i de flesta fall av verifikationsnummerordningen. Det finns inget krav på att registreringsdag ska framgå av den löpande bokföringen. I en datorbaserad bokföring ska registreringsdag framgå av behandlingshistoriken (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.3 a).

Redovisningsperiod

En redovisningsperiod är vanligtvis en kalendermånad (BFNAR 2013:2 punkt 1.8). För att det ska vara möjligt att överblicka verksamhetens förlopp och underlätta kontrollen av fullständigheten i bokföringsposterna är det viktigt att affärshändelserna hänförs till rätt redovisningsperiod. Även om företaget bokför de affärshändelser som inträffat under en kalendermånad först månaden efter, ska affärshändelserna ändå hänföras till den månad de inträffade. Om företaget utnyttjar möjligheten till senareläggning av bokföringen till en gång i kvartalet, ska affärshändelserna ändå hänföras till den månad de inträffade. Affärshändelserna ska i möjligaste mån hänföras till det datum som de inträffade. I företag som bedriver verksamhet i mindre omfattning kan dock tillräcklig information ofta erhållas även om alla affärshändelser hänförs till en och samma dag under den aktuella redovisningsperioden (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.3 b).

Om arbetet med redovisningsperioden är avslutat får senare bokförda affärshändelser och rättelser inte ingå i periodens presentation.

Verifikationsnummer

För att man ska kunna fastställa sambandet mellan bokföringsposten och verifikationen ska verifikationsnumret framgå av den löpande bokföringen (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.3 c).

Kontering

Konteringen innebär att affärshändelsen klassificeras och gör det möjligt att presentera affärshändelsen i systematisk ordning. Genom konteringen anger man om affärshändelsen ger upphov till en tillgång, en skuld eller påverkar eget kapital, eller om den påverkar resultatet. Hur detaljerad klassificeringen av affärshändelserna behöver vara styrs i hög grad av kraven på precision i den systematiska sammanställningen och hur det enskilda företaget har organiserat bokföringen (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 2.3 d). Konteringen kan göras genom att man t.ex. anger kontots namn eller en sifferkombination vars betydelse förklaras i företagets kontoplan.

Bokföring i sammandrag – flera affärshändelser får bokföras och presenteras i en enda bokföringspost

Kravet på presentation i registreringsordning och i systematisk ordning omfattar alla affärshändelser (5 kap. 1 § BFL). Det innebär inte att varje affärshändelse ska kunna presenteras separat. I vissa fall kan flera affärshändelser bokföras och presenteras i en och samma bokföringspost, s.k. bokföring i sammandrag. Det finns fyra situationer när flera affärshändelser får bokföras och presenteras i en bokföringspost.

Affärshändelser som dokumenteras i en gemensam verifikation (situation ett)

Affärshändelser som dokumenteras i en gemensam verifikation får bokföras och presenteras i en bokföringspost. Läs mer om under vilka förutsättningar en gemensam verifikation får användas (BFNAR 2013:2 punkt 2.8).

Likartade affärshändelser som är hänförliga till en och samma dag (situation två)

Likartade affärshändelser som är hänförliga till en och samma dag och som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost. Man ska dock utan svårighet kunna klarlägga vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten (BFNAR 2013:2 punkt 2.9). Detta kan bli aktuellt vid kontantförsäljning om företaget upprättar en s.k. kontantfaktura eller vid försäljning i en internetbutik. Varje försäljning – affärshändelse – dokumenteras i en enskild verifikation. Dagens försäljning bokförs och presenteras i sammandrag i en bokföringspost.

Affärshändelser som ingår i en mottagen faktura och som dokumenteras genom flera verifikationer (situation tre)

Affärshändelser som ingår i en mottagen faktura eller motsvarande handling och som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost. Man ska dock utan svårighet kunna klarlägga vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten (BFNAR 2013:2 punkt 2.10). Så kan vara fallet när affärshändelser som ingår i en kontokortsfaktura och fakturan inte avser likartade affärshändelser och därför inte kan användas som gemensam verifikation.

Affärshändelser som bokförs och presenteras i registreringsordning i ett delsystem (situation fyra)

Affärshändelser som bokförs och presenteras i registreringsordning i ett delsystem får i den systematiska sammanställningen bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost (BFNAR 2013:2 punkt 2.11).

När får flera affärshändelser bokföras och presenteras som en affärshändelse?

Det finns två situationer då flera affärshändelser kan bokföras och presenteras som en affärshändelse.

Försäljning mot kontokort med efterföljande betalning från kontokortsföretaget (situation ett)

En försäljning mot kontokort, med efterföljande betalning från kontokortsföretaget, får bokföras och presenteras som en enda affärshändelse. Egentligen är det två affärshändelser; en vid försäljningen då fordran på kontokortsföretaget uppstår och en när betalningen från kontokortsföretaget görs. För att få bokföra och presentera dem som en affärshändelse krävs att säljföretaget dagligen redovisar kontokortsförsäljningen till kontokortsföretaget, och att betalningen enligt avtal ska vara säljföretaget tillhanda inom tre bankdagar (BFNAR 2013:2 punkt 2.12). Innebörden är att säljföretaget bokför försäljningen direkt mot bankkontot på försäljningsdagen.

In- och utbetalning via bankkonto med efterföljande automatisk överföring (situation två)

En in- eller utbetalning via ett bankkonto med efterföljande automatisk överföring till eller från ett annat bankkonto får bokföras och presenteras som en enda affärshändelse. För att detta ska kunna ske krävs att in- och utbetalningen sker samma dag som den automatiska överföringen, och att saldot på kontot med den automatiska överföringen vid dagens slut är noll (BFNAR 2013:2 punkt 2.13). Banker erbjuder ofta en tjänst med automatiska överföringar mellan olika bankkonton. Tjänsten innebär att inbetalningar till t.ex. plusgirokontot automatiskt överförs till bankkontot. Situationen innefattar två affärshändelser; en när betalningen till plusgirokontot görs och en när överföringen till bankkontot görs. Av praktiska skäl får dessa betalningar bokföras och presenteras som en enda affärshändelse direkt mot bankkontot.