Sidoordnad bokföring

När måste ett företag ha en sidoordnad bokföring?

En sidoordnad bokföring kan behövas för att ge överblick över förhållandet till enskilda leverantörer och kunder, löner och anläggningstillgångar i företaget (5 kap. 4 § BFL). Anläggningsregister och leverantörsreskontra är exempel på sidoordnad bokföring.

En sidoordnad bokföring är inte obligatorisk för alla företag utan behovet får bedömas utifrån bl.a. företagets storlek, verksamhetens omfattning och bokföringssystemets uppbyggnad. Om företaget har ett större antal kundfordringar kan dessa behöva specificeras för att de ska kunna överblickas och kontrolleras – vilka fakturor som har skickats, vilka som har betalats. Kundfakturor registreras i delsystemet för kundreskontra och, beroende på hur bokföringssystemet är uppbyggt, registreras de i registreringsordning i delsystemet (BFNAR 2013:2 kommentaren i 2 kap. till 5 kap. 4 § BFL under rubriken Sidoordnad bokföring). Affärshändelserna får sedan bokföras i sammandrag för att presenteras i systematisk ordning.

Den sidoordnade bokföringen är en del av den löpande bokföringen.

Anläggningsregister för anläggningstillgångar

Ett företags immateriella och materiella anläggningstillgångar kan i många fall behöva specificeras i en sidoordnad bokföring, i ett anläggningsregister. Det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick över företagets materiella och immateriella anläggningstillgångar.

Vem ska upprätta ett anläggningsregister?

Ett företag ska som huvudregel upprätta ett anläggningsregister. Om företaget endast har ett fåtal immateriella och materiella anläggningstillgångar och den löpande bokföringen är organiserad på ett sådant sätt att den ger en tillfredsställande kontroll och överblick över tillgångarna, behövs inget anläggningsregister (BFNAR 2013:2 punkt 4.2).

Vilka tillgångar ska finnas med i anläggningsregistret?

Ett anläggningsregister är en förteckning eller en annan samling med uppgifter om företagets samtliga materiella och immateriella anläggningstillgångar (BFNAR 2013:2 punkt 4.3). Ett anläggningsregister kan även bestå av kopior av inköpsfakturor ordnade kronologiskt och vid behov med ett tillhörande register. Inköpsfakturorna kan behöva kompletteras med uppgifter. Det gäller både tillgångar som ska skrivas av och som inte ska det, t.ex. mark. Tillgångar som är helt avskrivna, men som fortfarande finns kvar i företaget ska finnas kvar i registret (BFNAR 2013:2 punkt 4.3). Tillgångar som har sålts eller utrangerats under tidigare räkenskapsår ska däremot inte finnas med i registret (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 4.4).

Tillgångar som har kostnadsförts direkt i enlighet med god redovisningssed behöver inte tas med i anläggningsregistret (BFNAR 2013:2 punkt 4.11).

Vilka uppgifter ska ett anläggningsregister innehålla?

Ett anläggningsregister ska enligt BFNAR 2013:2 punkt 4.5 för varje enskild tillgång innehålla uppgifter

• som gör det möjligt att identifiera tillgången
• om anskaffningsvärde
• om anskaffningstidpunkt
• om beräknat restvärde
• om nyttjandeperiod
• ackumulerade avskrivningar
• omklassificeringar.

Komponenter

Om en tillgång delas upp i komponenter eller separata avskrivningsenheter ska uppgifterna enligt ovan framgå för varje komponent (BFNAR 2013:2 punkt 4.8). Om tillgångarna ska delas upp i olika komponenter framgår av den normgivning som företaget ska tillämpa när det upprättar årsredovisning respektive årsbokslut. Läs om när en tillgång ska delas upp i komponenter.

Överlåtelser och utrangeringar

Om en tillgång har överlåtits eller utrangerats under räkenskapsåret ska registret innehålla uppgifter om det (BFNAR 2013:2 punkt 4.7).

Tillgångar som får tas upp som en post

Likartade tillgångar som var och en har ett lågt värde och som har anskaffats vid samma tillfälle får tas upp som en post i anläggningsregistret (BFNAR 2013:2 punkt 4.9).

Tillgångar som funktionellt sett framstår som en enhet och där nyttjandeperioden är densamma för de olika tillgångarna får tas upp som en post (BFNAR 2013:2 punkt 4.10).

Uppdatera anläggningsregistret i samband med bokslutet

Ett anläggningsregister ska uppdateras senast i samband med bokslutet som upprättas per räkenskapsårets utgång. Samtliga uppgifter som anläggningsregistret innehåller ska vara uppdaterade. Anläggningsregister för såväl tidigare som aktuellt räkenskapsår utgör räkenskapsinformation och ska arkiveras (BFNAR 2013:2 punkt 4.4 med kommentar).

Förteckning över anläggningstillgångarna vid förenklat årsbokslut

Enskilda näringsidkare och ideella föreningar m.fl. som tillämpar reglerna om förenklat årsbokslut (BFNAR 2006:1 Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut respektive BFNAR 2010:1 Ideella föreningar och registrerade trossamfund som upprättar förenklat årsbokslut) behöver inte upprätta något anläggningsregister. De ska i stället upprätta en förteckning – som är mindre omfattande än ett anläggningsregister – över anläggningstillgångarna.

En sådan förteckning över anläggningstillgångarna ska innehålla uppgifter om

• anskaffningsvärde
• anskaffningstidpunkt
• uppskattad användningstid i företaget.

Förteckningen kan vara mycket enkel. Det räcker med ett handskrivet papper med uppgift om tillgången, anskaffningsdatum, anskaffningsvärde och nyttjandeperiod. Förteckningen kan också upprättas genom att kopior av fakturorna samlas i en pärm och kompletteras med de uppgifter som ska framgå av förteckningen (kommentaren till punkt 6.1 i BFNAR 2006:1 respektive punkt 6.1 i BFNAR 2010:1).

Om företaget endast har ett fåtal immateriella och materiella anläggningstillgångar, och den löpande bokföringen är organiserad på ett sådant sätt att den ger en tillfredsställande kontroll och överblick över tillgångarna, behövs ingen förteckning över tillgångarna (BFNAR 2006:1 punkt 6.1 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.1).