Äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna

När ska lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter tillämpas?

Skatteverket ska föra ett äktenskapsregister. Registret ska vara gemensamt för hela landet. Registret ska innehålla uppgifter som ska registreras enligt äktenskapsbalken eller som ska tas in i registret enligt andra bestämmelser. Även domar i äktenskapsmål ska registreras, om ett äktenskap har förklarats vara ogiltigt, samt domar om äktenskapsskillnad (16 kap. 1 § ÄktB).

Skatteverket handlägger och registrerar också bouppteckningar och förvarar dödsboanmälningar (20 kap. ÄB).

När Skatteverket behandlar personuppgifter automatiserat i äktenskapsregisterverksamheten eller i bouppteckningsverksamheten ska Skatteverket tillämpa

• EU:s dataskyddsförordning (samt den kompletterande dataskyddslagen och den kompletterande dataskyddsförordningen)
• lagen (2015:898) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter
• förordningen (2015:905) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

De särskilda bestämmelserna om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter ska tillämpas om uppgifterna behandlas helt eller delvis automatiserat. De ska även tillämpas om uppgifterna ingår i – eller kommer att ingå i – en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier (2 § andra stycket lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Vissa av bestämmelserna gäller även när Skatteverket behandlar uppgifter om avlidna personer i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna (2 § tredje stycket lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter). Bestämmelserna som gäller för behandling av uppgifter om avlidna avser följande:

• personuppgiftsansvar
• ändamål för behandlingen
• behandling av känsliga personuppgifter
• begränsningen av sökbegrepp
• utlämnande av personuppgifter på medium för automatiserad behandling.

Hur förhåller sig lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter till de allmänna dataskyddsbestämmelserna?

I EU:s dataskyddsförordning finns allmänna dataskyddsbestämmelser för när och hur man får behandla personuppgifter och dessa bestämmelser kan i vissa fall kompletteras av nationella författningar. I Sverige har vi

• den kompletterande dataskyddslagen
• den kompletterande dataskyddsförordningen
• lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter
• förordningen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

Det innebär att Skatteverket alltid ska tillämpa EU:s dataskyddsförordning och i tillämpliga fall kompletterande nationella dataskyddsbestämmelser.

Om det i en annan lag eller förordning finns dataskyddsbestämmelser som avviker från den kompletterande dataskyddslagen, ska man tillämpa dessa bestämmelser i stället (1 kap. 6 § kompletterande dataskyddslag). Om det finns någon avvikande bestämmelse i lagen (2015:898) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter eller förordningen (2015:905) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter ska de tillämpas och inte den kompletterande dataskyddslagen eller den kompletterande dataskyddsförordningen eftersom de är subsidiära.

Utgångspunkten är att EU:s dataskyddsförordning alltid ska tillämpas eftersom nationella författningar kompletterar EU-förordningen. I vissa fall kan dock en medlemsstat begränsa den registrerades rättigheter genom författning med stöd av artikel 23 i EU:s dataskyddsförordning.

När ska lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter inte tillämpas?

Vid behandling av personuppgifter för administrativa ändamål i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna ska Skatteverket tillämpa de allmänna dataskyddsbestämmelserna och inte lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

Uppgifter som behandlas för administrativa ändamål är sådana uppgifter som hänför sig till Skatteverkets interna verksamhet och inte till den enskilde som är föremål för Skatteverkets åtgärder.

Exempel på uppgifter som behandlas för administrativa ändamål är uppgifter om

• vem som handlägger ett visst ärende
• vilken enhet inom Skatteverket som ett ärende hör till.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen

Skatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som Skatteverket utför i myndighetens äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter (5 § lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Tillåten behandling av personuppgifter

Ramarna för hur Skatteverket får behandla personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna anges i lagen och förordningen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

En tillåten behandling av personuppgifter får göras även om den registrerade personen gör en invändning enligt artikel 21.1 EU:s dataskyddsförordning (10 § lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter). Detta eftersom behandlingen är nödvändig för att Skatteverket ska kunna uppfylla den rättsliga förpliktelsen i enlighet med instruktionen för Skatteverket.

Skatteverket får bara behandla personuppgifter för vissa ändamål

Skatteverket får bara behandla personuppgifter för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål (artikel 5.1 b i EU:s dataskyddsförordning).

Skatteverket får behandla personuppgifter om det behövs i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Skatteverket får även behandla personuppgifter om det behövs för att lämna ut uppgifter i enlighet med bestämmelser i en lag eller förordning (6 § lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Vilka uppgifter som Skatteverket behöver behandla i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna och på vilket sätt styrs i mycket hög grad av bestämmelser i andra författningar än lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Det styrs främst av äktenskapsbalken, ärvdabalken och arvsförordningen (prop. 2015/16:28 s. 37).

Ändamålsbegränsning

Skatteverket får bara samla in personuppgifter för särskilda, i förväg uttryckligt bestämda och berättigade ändamål. Skatteverket måste alltså bestämma ändamålet med behandlingen redan innan behandlingen påbörjas, dvs. innan personuppgifterna börjar samlas in. Personuppgifterna får sedan inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål (artikel 5.1 b i EU:s dataskyddsförordning).

Begränsning av möjligheten att behandla känsliga personuppgifter

Skatteverket får behandla känsliga personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna enbart om någon av följande förutsättningar är uppfyllda (7 § lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter):

• Uppgifterna finns i en handling som har lämnats i ett ärende.
• Uppgifterna är nödvändiga för handläggningen av ärendet.

Begränsning av vilka sökbegrepp som får användas

Inom äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna får Skatteverket enbart använda uppgifter som avses i 5 kap. 2 § OSL som sökbegrepp. För att söka efter en elektronisk handling får även namn, personnummer och samordningsnummer användas som sökbegrepp. Skatteverket får inte använda känsliga personuppgifter som sökbegrepp (8 § lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Allmänna krav på behandlingen av personuppgifter

Det finns inte några särskilda bestämmelser om t.ex. allmänna krav på behandlingen, säkerheten vid behandlingen eller överföring till tredje land i lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Skatteverket ska därför tillämpa de allmänna dataskyddsbestämmelserna om bland annat principer för

• behandling av personuppgifter
• laglig behandling av personuppgifter
• registrerades rättigheter
• säkerhet för personuppgifter
• överföring av personuppgifter till tredjeländer eller internationella organisationer.

Lämna ut personuppgifter

Att lämna ut personuppgifter som behandlas elektroniskt innebär i sig en behandling av uppgifterna. Skatteverket kan lämna ut uppgifter på olika sätt, exempelvis

• muntligt
• skriftligt på papper
• på medium för automatiserad behandling eller direktåtkomst (elektroniskt utlämnande).

Vid utlämnade i elektronisk form måste särskilt krav på säkerhet beaktas samt om det finns särskilda bestämmelser som reglerar hur ett utlämnande får ske.

Får Skatteverket lämna ut personuppgifter i elektronisk form?

Skatteverket får lämna ut personuppgifter från äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna på medium för automatiserad behandling (elektroniskt utlämnande) om det inte är olämpligt (9 § lagen [2015:898] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter). Lämplighetsprövningen är särskilt viktig när uppgifterna lämnas till enskilda och det finns anledning att befara att utlämnandet i förlängningen kan leda till integritetsrisker på grund av personuppgifternas art, antal eller någon annan särskild omständighet. Om Skatteverket skulle få indikationer på att uppgifter som har lämnats ut hanteras på ett olämpligt sätt kan Skatteverket sluta lämna ut personuppgifter i elektronisk form till en viss mottagare eller generellt (prop. 2015/16:28 s. 42).

Skatteverket får meddela föreskrifter som begränsar möjligheterna att lämna ut personuppgifter på medium för automatiserad behandling (2 § förordningen [2015:905] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Sekretessprövning av om uppgifterna kan lämnas ut

Innan Skatteverket lämnar ut några uppgifter ska Skatteverket göra en sekretessprövning för att ta ställning till om uppgifterna kan lämnas ut eller inte. Det finns inga specifika sekretessbestämmelser som gäller för uppgifter i äktenskapsregistret eller i bouppteckningsverksamheten. Dessa uppgifter är därför ofta offentliga. De sekretessbestämmelser som ändå kan bli aktuella för dessa uppgifter är sådana som är gemensamma för alla myndigheter.

Om uppgifterna innehåller personuppgifter måste Skatteverket även ta ställning till om mottagarens behandling av uppgifterna är förenlig med tillämplig dataskyddsreglering. Sekretess gäller för uppgifterna om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att personuppgifterna behandlas i strid med dataskyddsregleringen (21 kap. 7 § OSL).

Avgifter för att lämna ut uppgifter

Skatteverket får besluta om avgifter för att lämna ut uppgifter i elektronisk form från äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna (3 § förordningen [2015:905] om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Informera om behandling av personuppgifter

Skatteverket ska tillämpa de allmänna dataskyddsbestämmelserna om att informera om behandling av personuppgifter. Det finns inte några bestämmelser om detta i lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

Bevara eller gallra personuppgifter

Det finns inga särskilda bestämmelser om gallring. De grundläggande bestämmelserna om arkivering och gallring finns i

• arkivlagen (1990:782)
• arkivförordningen (1991:446)
• Riksarkivets föreskrifter, RA-FS och RA-MS.

I EU:s dataskyddsförordning finns en bestämmelse som anger att personuppgifter inte får bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen (artikel 5.1 e i EU:s dataskyddsförordning).

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om gallring i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna hos Skatteverket (RA-MS 2018:28 ändrad genom RA-MS 2021:31). I en bilaga till föreskriften ges detaljerade bestämmelser för bevarande och gallring av handlingar rörande äktenskapsregistret och bouppteckningsverksamheterna.

Registrerades rättigheter, skadestånd och överklagande

Det finns särskilda bestämmelser om den registrerades rättigheter i EU:s dataskyddsförordning för den skyldighet som en personuppgiftsansvarig exempelvis har att rätta felaktigt behandlade personuppgifter och för det skadeståndsansvar som den personuppgiftsansvarige har. Vissa beslut som Skatteverket fattar i egenskap av personuppgiftsansvarig får överklagas.

Registrerades rättigheter vid behandling av personuppgifter

Skatteverket ska tillämpa bestämmelserna om registrerades rättigheter i EU:s dataskyddsförordning vid behandling av personuppgifter enligt lagen om behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna och de allmänna dataskyddsbestämmelserna.

Betala skadestånd för felaktig behandlade personuppgifter

Skatteverket ska tillämpa artikel 82 i EU:s dataskyddsförordning om skadestånd vid behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna och de allmänna dataskyddsbestämmelserna (7 kap. 1 § kompletterande dataskyddslag).

Överklaga Skatteverkets beslut om den registrerades rättigheter i EU:s dataskyddsförordning

Beslut enligt artiklarna 12.5 och 15–21 i EU:s dataskyddsförordning som har meddelats av Skatteverket i egenskap av personuppgiftsansvarig får överklagas till en allmän förvaltningsdomstol.

Skatteverket ska tillämpa kompletterande dataskyddslags bestämmelser om överklagande (7 kap. 2 § kompletterande dataskyddslag).