K2: årsredovisning i mindre företag

Generella utgångspunkter

De företag som är skyldiga att upprätta en årsredovisning enligt 6 kap. 1 § BFL är av varierande storlek och företagsform. Redovisningsreglerna för mindre företag är ett steg för att förenkla redovisningen för dessa företag utifrån användarens behov och företagets storlek.

Huvudregelverket för ett företag som ska upprätta en årsredovisning är BFNAR 2012:1 om årsredovisning och koncernredovisning (K3). Företag som är mindre företag enligt 1 kap. 3 § första stycket 5 ÅRL får som alternativ tillämpa förenklingsregelverket BFNAR 2016:10 Årsredovisning i mindre företag (K2).

K2-regelverket får enligt BFNAR 2016:10 punkt 1.1 inte tillämpas av mindre företag som är något av följande:

• publika aktiebolag
• moderföretag i en större koncern
• moderföretag i en mindre koncern och som upprättar koncernredovisning
• fysiska personer eller dödsbon.

K2-regelverket är ett samlat regelverk för de flesta företagsformer som ska upprätta en årsredovisning och det finns särskilda regler för de olika företagsformerna i de flesta kapitel. Det allmänna rådet får inte tillämpas av enskilda näringsidkare. K2-regelverket ska tillämpas i sin helhet och utan avvikelse (BFNAR 2016:10 punkt 1.4). Det går inte att kombinera reglerna i det allmänna rådet med regler i annan normgivning om inte annat framgår av det allmänna rådet.

Reglerna präglas av förenkling och försiktighet

Reglerna präglas av förenkling, t.ex. ges möjlighet att välja schablonlösningar. En viktig utgångspunkt för K2-regelverket är försiktighetsprincipen. Det innebär bl.a. att det allmänna rådet bygger på värdering till anskaffningsvärde trots att värdering till verkligt värde i vissa fall är tillåtet enligt ÅRL. Egenupparbetade immateriella tillgångar får inte heller aktiveras. Det finns t.ex. beloppsgränser för när nedskrivning och avsättning ska göras.

Alla regler är samlade

Reglerna i K2 beaktar det samband som finns mellan redovisning och beskattning. Det blir lättare för företaget om redovisningsreglerna så långt som möjligt överensstämmer med de skattemässiga reglerna.

Det allmänna rådet är regelbaserat, vilket innebär att varje situation är noggrant beskriven. Det finns tabeller som beskriver olika situationer, t.ex. vid vilken tidpunkt som en inkomst blir en intäkt. Målet är att regelverket ska vara heltäckande och ge vägledning i samtliga situationer som företaget måste redovisa.

Samtliga regler som företaget behöver när årsredovisningen ska upprättas finns i huvudsak i det allmänna rådet med tillhörande vägledning. I några fall finns hänvisningar till andra allmänna råd som får tillämpas. Det är hänvisningar till det allmänna rådet om redovisning av fusion (BFNAR 2020:5) i BFNAR 2016:10 punkt 1.5 och 1.6.

För räkenskapsår som avslutas den 31 mars 2020 eller senare får företagen även tillämpa Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2020:1) om vissa redovisningsfrågor med anledning av coronaviruset (BFNAR 2016:10 punkt 1.4). Det är alltså ett avsteg från principen att K2-regelverket ska tillämpas i sin helhet.

Även uppställningsformen för årsredovisningen är noggrant beskriven och reglerad inom K2 för att det ska vara enkelt att uppfylla lagens krav (kapitel 4). ÅRL tillåter att resultaträkningen upprättas enligt en kostnadsslagsindelning eller en funktionsindelning (3 kap. 3 § ÅRL). K2 tillåter dock bara att resultaträkningen följer den kostnadslagsindelade uppställningsformen (BFNAR 2016:10 punkt 4.4) även om en resultaträkning i förkortad form får användas (BFNAR 2016:10 punkt 4.5).

Avsteg från årsredovisningslagen

I det allmänna rådet görs en rad avsteg från olika redovisningsmöjligheter som ges i ÅRL. Anledningen till detta är att reglerna ska vara enkla och att företagen inte ska behöva göra några svåra bedömningar. Av det allmänna rådet framgår när reglerna avviker från reglerna i ÅRL.

Avvikelser från periodiseringsprincipen

Det finns ett visst inslag av kontantmetoden i det allmänna rådet. Ett företag behöver inte periodisera inkomster och utgifter som var för sig understiger 5 000 kronor (BFNAR 2016:10 punkt 2.4). Regeln är en avvikelse från den grundläggande periodiseringsregeln i ÅRL som anger att intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret ska tas med i årsredovisningen oavsett tidpunkten för betalningen.

Endast byggnader och mark kan skrivas upp

Uppskrivning av immateriella och materiella anläggningstillgångar får som huvudregel inte ske med särskilt reglerade undantag för byggnad och mark (BFNAR 2016:10 punkterna 10.40 och 10.42). Dessa regler är en inskränkning av 4 kap. 6 § ÅRL som även tillåter uppskrivning av andra anläggningstillgångar.

Immateriella tillgångar

Årsredovisningslagen ger möjlighet, under vissa förutsättningar, att redovisa utgifter för forskning och utveckling samt andra liknande arbeten som en tillgång (4 kap. 2 § ÅRL). Det kan ofta vara svårt att bedöma vilket värde en internt upparbetad immateriell tillgång har. I en strävan att reglerna i K2 ska vara enkla finns det därför ingen möjlighet att redovisa internt upparbetade immateriella tillgångar som en tillgångspost i balansräkningen (BFNAR 2016:10 punkt 10.4). Utgifter för dessa ska i stället kostnadsföras i resultaträkningen.

Däremot får immateriella tillgångar som förvärvas från någon annan tas upp som tillgångar i balansräkningen (BFNAR 2016:10 punkt 10.9).

Finansiella anläggningar får inte värderas till verkligt värde

Årsredovisningslagen ger möjlighet att värdera finansiella anläggningstillgångar till verkligt värde (4 kap. 14 a § ÅRL). En sådan värdering är inte möjlig enligt reglerna i K2 (BFNAR 2016:10 punkt 11.7).

Vissa avsättningar är inte tillåtna

Enligt reglerna i K2 får företag bara göra avsättningar för framtida utgifter för formella åtaganden. Formella åtaganden är åtaganden till följd av avtal eller offentligrättsliga regler. Någon möjlighet att göra en avsättning för informella åtaganden finns inte (BFNAR 2016:10 punkt 16.2 med kommentar).

Förenklingsregler

Det finns även andra förenklingsregler som innebär att det allmänna rådet ger beloppsgränser för när företaget kan vidta en viss redovisningsåtgärd.

Återkommande utgifter

Om samma slag av utgift återkommer varje räkenskapsår får utgiften redovisas som kostnad det räkenskapsår som företaget erhåller fakturan eller gör en utbetalning enligt ett avtal eller liknande handling. Förenklingsregeln kan användas för att minska antalet periodiseringar men perioden belastas ändå med en årskostnad. För att förenklingsregeln ska få användas krävs att utgiften kan antas variera med högst 20 procent mellan åren och att varje räkenskapsår belastas med en årskostnad. Regeln får inte användas för personalutgifter (BFNAR 2016:10 punkt 7.9).

Beloppsgränser

Det finns en rad beloppsgränser som innebär att en redovisningsåtgärd inte behöver ske förrän vid en viss gräns. Beloppsgränserna anger en schablon för när en förändring är väsentlig och därmed ska redovisas på ett visst sätt. Innan gränsen är överskriden är redovisningsåtgärden frivillig.

Ett företag behöver inte skriva ned finansiella anläggningstillgångar om tillgångens värde understiger det redovisade värdet med mindre än det lägsta av 25 000 kronor och 10 procent av det egna kapitlet vid årets ingång (BFNAR 2016:10 punkt 11.20).

En liknande regel finns även för avsättningar. Ett företag behöver inte redovisa åtaganden som avsättningar om summan av dessa kan antas understiga det lägsta av 25 000 kronor och 10 procent av det egna kapitlet vid årets ingång. Förenklingen får dock inte användas för pensionsåtaganden, inklusive särskild löneskatt (BFNAR 2016:10 punkt 16.6).

Hur ska en oreglerad fråga lösas?

Utgångspunkten för det allmänna rådet är att det ska vara heltäckande. Det innebär att det ska finnas regler som talar om hur redovisningen ska ske i alla situationer. Det kan dock finnas situationer som inte är reglerade.

Om en fråga inte är reglerad ska företaget enligt det allmänna rådet söka vägledning i följande ordning (BFNAR 2016:10 punkt 1.7):

1. regler i det allmänna rådet som behandlar liknande frågor
2. grundläggande redovisningsprinciper i 2 kap. 4 § första stycket ÅRL och det allmänna rådets grundläggande principer i kapitel 2.

Det innebär att man inte får söka vägledning i andra allmänna råd, rekommendationer eller specifika uttalanden.

Kompletterande information

• Gränsvärdena för att dela in större och mindre företag.
• När den löpande bokföringen ska avslutas med en årsredovisning.
• De grundläggande principerna inom redovisning.
• Hur de finansiella rapporterna ska utformas.