Förenklad arbetsgivardeklaration

Vem kan lämna en förenklad arbetsgivardeklaration?

Är det en fysisk person eller ett dödsbo som har betalat ut ersättning för arbete till en annan fysisk person, får utbetalaren lämna en förenklad arbetsgivardeklaration. Det gäller dock bara om ersättningen inte är en utgift i en näringsverksamhet som utbetalaren bedriver.

En utbetalare av ersättning ska bara lämna en förenklad arbetsgivardeklaration för de redovisningsperioder som det har betalats ut ersättning för (26 kap. 4 § SFL).

Vad ska en förenklad arbetsgivardeklaration innehålla?

De här uppgifterna ska finnas i en förenklad arbetsgivardeklaration:

• namn (utbetalare och betalningsmottagare)
• personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer (utbetalare och betalningsmottagare)*
• postadress (utbetalare och betalningsmottagare)
• uppgift om utländskt skatteregistreringsnummer eller motsvarande för betalningsmottagaren om hen är obegränsat skattskyldig i Sverige och har hemvist i en annan stat eller jurisdiktion
• underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag
• skatteavdraget
• arbetsgivaravgifter
• avdrag för preliminär skattereduktion för hushållsarbete som avses i 17 § första stycket 2 lagen (2009:194) om förfarandet vid skattereduktion för hushållsarbete.

Den förenklade arbetsgivardeklarationen ska innehålla uppgifter om mottagaren av ersättningen eftersom deklarationen också fungerar som en kontrolluppgift.

Om betalningsmottagaren inte har något personnummer eller samordningsnummer ska man från och med den 1 september 2023 lämna uppgift om personens födelsedatum, födelseort och medborgarskap (6 kap. 1 § andra stycket SFF).

De uppgifter som ska vara med i en förenklad arbetsgivardeklaration regleras i 26 kap. 18 och 20 §§ SFL samt i 6 kap. 1 § SFF.

Om ersättningen betalas ut till en begränsat skattskyldig ska fler uppgifter lämnas

Om en förenklad arbetsgivardeklaration avser en betalningsmottagare som är begränsat skattskyldig i Sverige, ska deklarationen även innehålla uppgifter om mottagarens

• utländska skatteregistreringsnummer eller motsvarande
• medborgarskap (6 kap. 2 § första stycket SFF).

Uppgifterna behöver inte lämnas om dessa saknar betydelse för

• bestämmande att ta ut avgifter och skatt enligt de lagar som anges i 14 kap. 1 § 1 SFL
• bestämmande av underlag för att ta ut egenavgifter
• registrering av skatteavdrag
• bestämmande av skattereduktion
• beräkning av PGI
• beskattning enligt SINK eller A-SINK
• Sveriges åtaganden inom det internationella utbytet av information (6 kap. 2 § andra stycket SFF).

Fastställt formulär och underskrift

Den förenklade arbetsgivardeklarationen ska lämnas på fastställt formulär och vara undertecknad av den uppgiftsskyldiga eller en behörig ställföreträdare. Uppgifterna får undertecknas av en dödsbodelägare i egenskap av ombud för dödsboet (38 kap. SFL)

När ska en förenklad arbetsgivardeklaration lämnas?

En förenklad arbetsgivardeklaration ska lämnas för den redovisningsperiod som ersättningen har betalats ut. Deklarationen ska ha kommit in till Skatteverket senast den 12:e i månaden efter utgången av redovisningsperioden, förutom i januari och augusti då den ska kommit in senast den 17:e (26 kap. 32 § SFL).