Avdrag för logiutgifter vid vistelse i hemmet

1 Sammanfattning

En anställd som under pågående tjänsteresa reser hem under veckoslutet, har rätt till avdrag för faktiska utgifter för logi som är föranledda av tjänsteresan även om han inte befinner sig på förrättningsorten under veckoslutet, förutsatt att han inte har kompenserats för kostnaden på annat sätt. Det sammanlagda avdraget får i sådant fall inte överstiga de faktiska kostnaderna för boendet under tjänsteresan.

"Skattefri" schablonersättning för logi kan däremot inte betalas ut för dagar den anställde inte övernattar på förrättningsorten.

Detta ställningstagande ersätter ett tidigare ställningstagande Avdrag för logiutgifter under hemresor (2004-10-25, dnr 599103-04/111).

2 Bakgrund och frågeställning

På grund av att en anställd hade utgifter för logi som var föranledda av en tjänsteresa även under helger, uppkom frågan om han kunde få avdrag även för de dagar som han inte befann sig på förrättningsorten, t.ex. under hemresor över helgen. Enligt traktamentsreglerna kan "skattefritt" traktamente endast betalas ut vid tjänsteresor som medför övernattning. Någon motsvarande rätt till "skattefritt" traktamente under vistelse i hemmet finns alltså inte. Trots det anser Skatteverket att det är möjligt att kompensera en anställd för fasta utgifter för logi på förrättningsorten även under de dygn han vistas i hemmet (se Skatteverkets ställningstagande 2004-10-25, dnr 599103-04/111).

Det har visat sig att ställningstagandet har tolkats på ett sätt som inte har varit avsett. Av det skälet behöver den tidigare skrivelsen ersättas. En absolut förutsättning för att arbetsgivaren ska kunna betala ut "skattefritt" traktamente även när anställda inte övernattar på förrättningsorten, är att de även för dessa dagar har faktiska kostnader för logi som de inte blivit kompenserade för. Resonemanget bygger på att hyreskostnaden fördelas på månadens alla dagar.

3 Gällande rätt m.m.

Av 12 kap. 6 § IL framgår att ökade levnadskostnader som den skattskyldige har på grund av att han i tjänsten vistas utanför sin vanliga verksamhetsort, är avdragsgilla i den utsträckning som följer av 7-17 §§. Avdrag ska bara göras vid resor som är förenade med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. Som ökade levnadskostnader räknas utgifter för logi, ökade utgifter för måltider samt diverse småutgifter.

Enligt 13 § får utgift för logi dras av. Kan den skattskyldige inte visa vilken utgift han har haft, får ett halvt maximibelopp per natt dras av vid tjänsteresa i Sverige, den s.k. nattschablonen (som för år 2010 och 2011 är 105 kr).

En arbetsgivare kan enligt 8 kap. 19 § skattebetalningslagen betala ut "skattefri" kostnadsersättning (traktamente) som motsvarar den anställdes avdragsrätt för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa.

4 Skatteverkets bedömning

Reglerna om avdrag för ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresa utgår från att en anställd inte ska stå för kostnader som är föranledda av en resa i tjänsten.

Någon ökning i utgifterna för måltider och småutgifter i anledning av tjänsteresan kan inte föreligga under tid då den anställde vistas i hemmet. Något "skattefritt" dagtraktamente kan därför inte betalas ut under hemresan.

En skattskyldig som rest hem över helgen kan däremot i vissa fall ha utgifter för logi som är föranledda av tjänsteresan även för tid han inte befinner sig på förrättningsorten. Detta gäller t.ex. om den skattskyldige hyrt en bostad eller en uppställningsplats för husvagn på månadsbasis. En förutsättning för att arbetsgivaren ska kunna betala ut "skattefritt" traktamente även när de anställda inte övernattar på förrättningsorten, är att de har faktiska kostnader för logi även för dessa dagar, som de inte blivit kompenserade för. Resonemanget bygger på att hyreskostnaden fördelas på månadens alla dagar.

Exempel 1

En person på tjänsteresa hyr en lägenhet på förrättningsorten för 5250 kr i månaden, dvs. 175 kr per dag (5 250/30). Han har kostnader för lägenheten alla dagar i månaden - även när han är hemma på helgen. Arbetsgivaren kan betala "skattefri" kostnadsersättning med ett engångsbelopp på 5 250 kr eller med 175 kr för varje dag i månaden, dvs. totalt vad lägenheten kostar.

Skulle arbetsgivaren i stället fördela hela hyreskostnaden på de arbetsdagar som är förenade med övernattning, finns ingen ytterligare avdragsrätt för logi. Om nattraktamente betalas ut under helgerna är det således skattepliktigt som lön.

Exempel 2

Fyra personer på tjänsteresa hyr tillsammans en lägenhet på förrättningsorten för 9 600 kr i månaden, dvs. 2 400 kr per person och månad eller 80 kr per person och dag. De har kostnader för lägenheten alla dagar i månaden - även när de är hemma på helgerna. Arbetsgivaren kan alltså betala ut "skattefritt" nattraktamente med 80 kr per person och dag – även om de befinner sig utanför förrättningsorten.

Om arbetsgivaren i stället betalar ut nattschablonen för var och en av dem, vilket han har möjlighet att göra, är schablonersättningen skattefri endast under arbetsveckorna då de anställda övernattar i lägenheten. Har han betalat ut sådan ersättning även under de dagar då den anställde vistas i hemmet, ska den behandlas som lön.

Om en bostad hyrs dag för dag, vilket mestadels är fallet med hotell- eller pensionatboende, kan avdrag för logiutgifter under helgen aldrig medges om hemresa sker. Avdrag kan inte heller medges om den månadsbaserade boendekostnaden fördelas endast på de dagar som förenats med övernattning. Den anställde blir därigenom fullt kompenserad för boendekostnaden. Inte heller kan "skattefri" schablonersättning för logi betalas ut för dagar den anställde inte övernattar på förrättningsorten.

Det bör för avdragsrätt krävas att den anställde visar att han haft utgifter för logi även om han rest hem under helgen, t.ex. genom att han bifogar hyresräkningen som underlag. Arbetsgivaren kan i dessa fall betala ut "skattefritt" traktamente som motsvarar den anställdes avdragsrätt, dvs. upp till de faktiska kostnaderna för boendet, men inget därutöver.

Traktamentsbroschyren (SKV 354) justerades 2011 för att tydligare markera vad som gäller.