Friskvårdsbidrag – proportionering utifrån arbetstid

1 Sammanfattning

En arbetsgivare som erbjuder personalen motion och annan friskvård via ett årligt bidrag, s.k. friskvårdsbidrag, bör med bibehållen skattefrihet kunna proportionera bidraget utifrån de anställdas arbetstid. Anställda som t.ex. arbetar deltid till 50 % kan således erbjudas 50 % av det fulla värdet av bidraget, och samma villkor ska då gälla för hela personalen. Sådan proportionering eller annan fördelning av bidrag kan dock inte göras utifrån kriterier som lönenivå, tjänsteställning eller arbetsort. Inte heller bör minskad arbetstid eller ledighet på grund av sjukskrivning eller föräldraledighet medföra reducerat friskvårdsbidrag.

En arbetsgivare som har anställda på olika orter och som inte tillämpar friskvårdsbidrag utan i stället erbjuder de anställda andra motionsmöjligheter, t.ex. gym i egna lokaler, bör göra detta på alla orterna men det kan då vara skiftande arrangemang. En arbetsgivare som har personal på arbetsplatser på olika orter, varav enbart några av arbetsplatserna omfattar egna gym eller annat friskvårdsalternativ, bör erbjuda även personalen på de andra orterna någon form av friskvård, t.ex. i form av friskvårdsbidrag som motsvarar kostnaden för gym etc.

En arbetsgivare kan ersätta en anställds utlägg för utgifter enbart för sådan friskvård som den anställde betalar under anställningstiden, och som matchar motsvarande tid. Om som exempel någon som har anställts tillfälligt för sex månader köper ett årskort på ett gym första dagen, bör arbetsgivaren enbart kunna ersätta hälften av årskostnaden. En anställd som fått ett sådant utlägg ersatt och som sedan slutar i förtid behöver dock inte återbetala något även om utlägget då delvis kommer att avse tid efter anställningen har upphört.

2 Frågeställning

Olika frågor har uppkommit kring vilka regler en arbetsgivare bör tillämpa för skattefri motion och friskvård.

• Kan en arbetsgivare som erbjuder sina anställda ett visst årligt friskvårdsbidrag med bibehållen skattefrihet proportionera bidraget utifrån de anställdas arbetstid eller på annan grund?
• Kan en arbetsgivare som har anställda på olika orter erbjuda skilda former av friskvård, t.ex. på vissa orter erbjuda motionsmöjligheter i eget gym och på andra orter erbjuda friskvårdsbidrag?
• I vilken mån ska en anställds utgifter för motion och friskvård matcha anställningstiden hos arbetsgivaren?

3 Gällande rätt m.m.

Personalvårdsförmåner är skattefria, och då avses förmåner av mindre värde som består av enklare åtgärder för att skapa trivsel i arbetet och liknande, och som riktar sig till hela personalen. Hit räknas bl.a. möjlighet till enklare slag av motion och annan friskvård, 11 kap. 11–12 §§ inkomstskattelagen (1999:1229), IL.

Om arbetsgivaren erbjuder friskvårdsförmåner utöver vad regelverket medger kan det få till följd att förmånerna blir skattepliktiga för hela eller för del av personalen.

En lagreglering om skattefria personalvårdsförmåner, bl.a. i form av arbetsgivarstödd motionsverksamhet, infördes 1988 i dåvarande kommunalskattelagen. Av förarbetena framgår att förmånen ska rikta sig till hela personalen, och att förmånen blir skattepliktig om den utformas på ett sådant sätt att den i praktiken riktar sig till en liten grupp anställda, t.ex. de högre tjänstemännen (prop. 1987/88:52 s. 71). Lagregleringen reformerades senast år 2003 då vissa förenklingar och förtydliganden gjordes, se prop. 2002/03:123 s. 12 ff. Bl.a. slopades då bort villkoret att arbetsgivaren skulle betala direkt till tillhandahållaren av motionen osv. Vidare anges (s. 15) att:

”Utredningen har också föreslagit att det skall räcka med att förmånserbjudandet riktar sig till den stadigvarande personalen. Möjligheten till motion och annan friskvård har stor betydelse för hela personalens fysiska och psykiska välbefinnande. Det bör även ligga i arbetsgivarens intresse att hela personalen ges möjlighet att delta i sådana aktiviteter. Regeringen finner därför inte skäl att ändra det grundläggande villkoret att förmånen måste rikta sig till hela personalen. Det bör dock framhållas att det är själva aktiviteten som sådan, t.ex. motionen, som skall erbjudas hela personalen. Formerna för hur detta kommer de anställda till del är således normalt av underordnad betydelse. Genom slopandet av de särskilda villkoren bör det skapas större utrymme att hitta former som tillgodoser kravet på att en förmån skall rikta sig till hela personalen, t.ex. särskilda arrangemang för tillfälligt anställda.”

Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) har år 2001 bedömt ett fall där ett företag hade utformat en motionsförmån, ett årskort på ett gym, på så sätt att den begränsat sig till en liten grupp av anställda, fyra stycken av totalt 151, och därför var skattepliktigt, se RÅ 2001 ref. 44. HFD klargjorde då att uttrycket ”hela personalen” inte kan förstås på annat sätt än att det omfattar samtliga anställda oavsett anställningsvillkor. I domen uttalade HFD även att ett årskort som kostade 2 940 kr (1992 års prisnivå) i och för sig kunde anses som en personalvårdsförmån av ”mindre värde”.

Vid sidan av skattelagstiftning finns i föräldraledighetslagen (1995:584) förbud mot missgynnande behandling som har samband med föräldraledighet när arbetsgivaren tillämpar löne- eller andra anställningsvillkor, såsom t.ex. friskvårdsförmåner, se 16 §.

4 Bedömning

4.1 Proportionering av friskvårdbidrag

Lagändringen 2003 öppnade upp för att arbetsgivare vid sidan av egna motionsanläggningar eller arrangemang kunde börja ge motion- och friskvårdsförmåner i form av ett beloppsmässigt fastställt bidrag, dvs. att arbetsgivaren helt eller delvis ersätter den anställdes utgifter med ett friskvårdsbidrag. Bidraget kan dock aldrig betalas ut kontant till den anställde, utan är enbart en beloppsmässig ram för vilka kostnader som arbetsgivaren betalar. Det bör påpekas att varken lagtext eller förarbeten tar upp begreppet friskvårdsbidrag. Bidraget har etablerats på marknaden som ett sätt att hantera förmånerna, ofta i form av värdekuponger som de anställda kan använda på olika motionsanläggningar och liknande som uppfyller kraven för skattefrihet.

Det är frivilligt för en arbetsgivare att erbjuda sina anställda subventionerad motion eller annan friskvård, och erbjudandet om friskvård kan variera på olika sätt mellan olika arbetsgivare. Detta kan gälla vilka aktiviteter som erbjuds och hur stort belopp som erbjuds. Ett grundläggande krav är dock att en arbetsgivare som vill ge sina anställda motions- eller friskvårdsförmåner måste erbjuda förmånen till hela personalen. Av förarbeten och rättspraxis framgår att med ”hela personalen” avses samtliga anställda oavsett anställningsform. En arbetsgivare får alltså inte utforma förmånen så att endast vissa anställda eller grupper av anställda på en arbetsplats kan utnyttja den, t.ex. enbart heltidsanställda eller viss enhet. Detta innebär att även vikarier och tillfälligt anställda ska kunna ta del av förmånen.

Som anges i förarbetena kan dock särskilda arrangemang godtas för tillfälligt anställda, dvs. de alternativa möjligheter att utöva motion och friskvård som erbjuds behöver inte vara exakt likadana för samtliga anställda. Ett sådant synsätt bör även kunna tillämpas av en arbetsgivare som tillämpar friskvårdsbidrag av visst årligt belopp. Om de heltidsanställda under ett helt år får ett bidrag på 3 000 kr kan arbetsgivaren ge den som enbart arbetar sex månader 1 500 kr. På motsvarande sätt bör arbetsgivaren kunna ge den som arbetar deltid på 50 % under hela året ett bidrag på 1 500 kr. Även för timanställda och projektanställda bör bidraget kunna proportioneras efter beräknad arbetstid. Vid beräkningen av arbetstid bör all arbetstid inräknas, även t.ex. arbete i bostaden. Enligt Skatteverkets uppfattning är kravet på att hela personalen erbjuds förmånen då uppfyllt. En anställd som arbetar deltid kan ju även ha en annan anställning med friskvårdsförmåner.

Detta bör vara en yttre ram för hur arbetsgivare kan välja att hantera friskvårdsbidraget till anställda. En arbetsgivare kan givetvis välja att erbjuda alla anställda på arbetsplatsen samma årliga belopp oavsett deras arbetstid. En arbetsgivare kan inte i övrigt differentiera friskvårdsbidraget beloppsmässigt utifrån lönenivå, tjänsteställning, organisatorisk tillhörighet eller arbetsort.

När det gäller anställda som är sjukskrivna eller föräldralediga så tillhör de fortfarande personalen och bör i detta sammanhang bedömas utifrån sin ordinarie arbetstid. Om en anställd som exempel har fullt friskvårdsbidrag när en period av föräldraledighet eller sjukskrivning inträder bör arbetsgivaren således inte reducera bidraget under perioden.

Exempel 1 – deltidsanställda

En arbetsgivare, som tillämpar ett årligt friskvårdsbidrag på 2 000 kr, har två tillsvidareanställda som arbetar deltid med 40 % resp. 75 % av full arbetstid. Ingen av deltiderna beror på föräldraledighet eller sjukskrivning. Arbetsgivaren kan med bibehållen skattefrihet välja att antingen ge båda deltidsanställda hela bidraget på 2 000 kr eller att proportionera bidraget för båda, dvs. så att de får bidrag med 800 kr (40 %) resp. 1 500 kr (75 %).

4.2 Olika friskvårdserbjudande på olika arbetsorter

En arbetsgivare som har anställda på olika orter och som inte tillämpar friskvårdsbidrag utan i stället erbjuder de anställda andra motionsmöjligheter, t.ex. gym i egna lokaler, bör göra detta på alla orterna men det kan då vara skiftande arrangemang. Som exempel bör en arbetsgivare som har personal på arbetsplatser på fem olika orter, varav enbart tre av arbetsplatserna omfattar egna gym, erbjuda även personalen på de andra två orterna någon form av friskvård. Detta kan som exempel ske i form av friskvårdsbidrag som motsvarar kostnaden för gym.

4.3 Matchning av friskvårdsbidrag och anställningstid

En arbetsgivare kan via friskvårdsbidrag enbart ersätta utgifter som den anställde själv har betalat under anställningstiden. Arbetsgivaren kan inte bekosta utgifter som den anställde har betalat innan anställningen påbörjades, även om de till viss del avser anställningstiden. En anställd som fått ett utlägg under anställningstiden ersatt och som sedan slutar i förtid behöver dock inte återbetala något även om utlägget då delvis kommer att avse tid efter anställningen har upphört.

Exempel 2 – tidsbegränsad anställning

Ann, som har fått en tidsbegränsad anställning på tre månader fr.o.m. den 1 januari, köper första dagen ett årskort för 3 600 kr på ett gym. Arbetsgivaren kan via friskvårdsbidrag bara ersätta 25 % (3/12 månader) av utgiften via friskvårdsbidrag, dvs. högst 900 kr.

Exempel 3 – anställningen upphör

Boris är tillsvidareanställd och har köpt ett årskort för 3 600 kr den 1 januari för sitt friskvårdsbidrag. Boris slutar oplanerat den 30 juni, men detta påverkar inte att årskortet är en skattefri förmån året ut. Om Boris får en ny arbetsgivare under året, t.ex. den 1 juli, kan denne inte ersätta någon del av årskortet eftersom detta inköpts av Boris innan den nya anställningen påbörjades.

Om Boris hade betalat sitt gym månadsvis kan den första arbetsgivaren betala avgiften till gymmet fram till och med juni, och den senare arbetsgivaren kan betala avgiften fr.o.m. juli.