Purchasing Card

1 Bakgrund

Riksskatteverket har vid ett möte den 14 mars 2001 mottagit en skriftlig förfrågan avseende mervärdesskatt vid användandet av ”Purchasing Card”. Under beredningen av ärendet har kompletterande uppgifter om det tänkta systemet med ”Purchasing Card” lämnats.

MasterCard (MC) och First Card (FC) vill kunna erbjuda sina företagskunder ett inköpskort som kan användas av företagets anställda för diverse inköp i tjänsten. Korten ställs ut av Nordea Finans (som äger varumärket FC) och kan användas överallt där MC fungerar. Kortet kan utfärdas med individuella inköpsgränser och ska användas av kortinnehavarna för att köpa olika varor och tjänster direkt av leverantörerna. Till att börja med kommer Purchasing Card systemet att omfatta endast ett fåtal utvalda leverantörer.

Syftet med Purchasing Card systemet är att förenkla den administrativa hanteringen av inköp och betalningen av fakturor. Företaget får en större faktura per månad med alla inköp som gjorts under månaden specificerade per anställd, typ av inköp och försäljningsställe.

Faktura och specifikation produceras inte av leverantören, i stället förs leverantörens uppgifter via ett datasystem över till FC som i sin tur sammanställer kortinnehavarens samtliga transaktioner. Med hjälp av leverantörens uppgifter producerar FC en faktura med kortinnehavarens alla transaktioner under en viss period, dock längst en kalendermånad. För de leverantörer som är anslutna till Purchasing Card systemet avser FC utfärda ett s.k. VAT dokument innehållande de erforderliga uppgifter som finns uppräknade i 11 kap. mervärdesskattelagen (ML). Under rubriken ”Beskrivning” anges även färdsträckor avseende inköpta resor. I den mån varuinköp förekommer anges leveransadress under rubriken ”Information”. I de fall fakturering sker i annan valuta än säljarens redovisningsvaluta anges mervärdesskattebeloppet i såväl faktureringsvaluta som redovisningsvaluta och växlingskursen samt valutadag anges i särskilt textfält.

Fakturan från FC kommer således att bestå av två delar, en traditionell kontokortsfaktura och ett VAT dokument avseende de leverantörer som är anslutna till Purchasing Card systemet.

Fakturorna kommer att produceras i fysisk form initialt men ambitionen är att samtliga av FC producerade dokument ska skickas till kortinnehavaren i elektronisk form.

När leverantörens uppgifter förs över till FC i samband med försäljningen kommer leverantören att erhålla betalning för transaktionen av Nordea Finans. För kortinnehavarens vidkommande ska betalning göras inom den tidsperiod som anges i fakturan som utfärdas av FC.

I insända handlingar har processen åskådliggjorts i ett flödesschema. De olika delmomenten har även kommenterats dels i de insända handlingarna dels muntligen. Processen kan sammanfattas i följande led avseende transaktion hänförlig till Purchasing Card systemet.

1. Kortinnehavaren beställer vara/tjänst hos leverantör som är ansluten till Purchasing Card systemet.
2. Vara/tjänst levereras till kortinnehavaren.
3. Leverantören översänder uppgifter om transaktionen elektroniskt till FC.
4. Leverantören erhåller betalning från FC via Nordea Finans.
5. FC sammanställer kortinnehavarens samtliga transaktioner under en viss period, dock längst en kalendermånad, och utfärdar en faktura. Fakturan består av två delar, dels en traditionell kontokortsfaktura dels ett VAT dokument.

2 Frågeställningar

Skrivelsen innehåller följande frågeställningar:

1. Kan det VAT dokument som produceras läggas till grund för avdrag för mervärdesskatt?
2. Kan elektronisk överföring av fakturan från FC till kortinnehavaren accepteras under de förutsättning som givits?

Ytterligare en fråga som uppkommer är när tidpunkten för redovisningsskyldigheten respektive avdragsrätten inträder.

3 RSV:s bedömning

RSV har tidigare i skrivelse den 16 december 1998 (dnr 2334-98/901, 10201-98/901) beskrivit verkets samlade bedömningar och krav för att förfarandet med s.k. Purchasing Card ska kunna accepteras. Kompletterande klargörande har lämnats i skrivelse den 11 oktober 1999 (dnr 5652-99/120). RSV har även i skrivelse den 8 mars 2001 (dnr 6353-00/120) besvarat frågor om vissa faktureringsrutiner m.m. i ett tilltänkt web-baserat faktureringssystem uppfyller de krav som följer av bokföringslagen och mervärdesskattelagen.

3.1 Faktura eller jämförlig handling

Bestämmelser om skyldighet att utfärda faktura och vad fakturan ska innehålla finns i 11 kap. ML. Av 8 kap. 17 § ML framgår att avdragsrätten ska styrkas genom faktura eller jämförlig handling som avses i 11 kap. ML. Vilka uppgifter en faktura eller jämförlig handling ska innehålla framgår av 11 kap. 5 § första stycket ML, dvs. följande uppgifter:

1. Ersättningen,
2. skattens belopp för varje skattesats,
3. utställarens och mottagarens namn och adress eller någon annan uppgift genom vilken de kan identifieras,
4. transaktionens art,
5. platsen för varans mottagande,
6. den skattskyldiges registreringsnummer enligt 14 kap. 24 § eller…och
7. övrigt som kan ha betydelse för bedömningen av skattskyldigheten och mottagarens avdragsrätt eller rätt till återbetalning.

För det fall fakturering sker i annan valuta än säljarens redovisningsvaluta ska mervärdesskattebeloppet, enligt 11 kap. 5 c § ML anges i båda valutorna (dvs. faktureringsvalutan och redovisningsvalutan) i fakturan. Dessutom ska den kurs som använts vid omräkningen anges i fakturan.

Boföringslagen (BFL) innehåller dessutom bestämmelser om verifikation och vilka uppgifter en verifikation ska innehålla.

Enligt 5 kap. 6 § BFL ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse. Med verifikation avses enligt 1 kap. 2 § BFL de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse.

Enligt 5 kap. 7 § BFL gäller följande avseende vilka uppgifter en verifikation ska innehålla.

Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga.

I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen utan svårighet skall kunna fastställas.

Mot bakgrund av ovanstående gäller enligt RSV följande

- för säljaren

I det ovan beskrivna Purchasing Card systemet utfärdar säljaren inte någon faktura eller därmed jämförlig handling utan det sker genom FC. RSV anser att en faktura eller därmed jämförlig handling får anses ha upprättats vid tidpunkten för elektronisk överföring av transaktionsupppgifter till FC, eftersom möjlighet då finns att ta fram en utskrift av översända uppgifter. Detta under förutsättning att uppgifterna uppfyller de krav på faktura eller därmed jämförlig handling som föreskrivs i 5 kap. 7 § BFL och 11 kap. 5 § ML. För det fall fakturering sker i annan valuta än säljarens redovisningsvaluta ska fakturan även innehålla de uppgifter som framgår av 11 kap. 5 c § ML.

- för köparen

RSV anser att det ovan beskrivna VAT dokument får anses uppfylla kraven på en faktura eller därmed jämförlig handling om den innehåller samtliga uppgifter som föreskrivs i 5 kap. 7 § BFL och 11 kap. 5 § ML. För det fall fakturering sker i annan valuta än säljarens redovisningsvaluta ska fakturan även innehålla de uppgifter som framgår av 11 kap. 5 c § ML. Av lämnad information framgår att VAT dokumentet kommer att innehålla de föreskrivna uppgifterna.

3.2 Redovisningsskyldighetens och avdragsrättens inträde

I 13 kap. ML regleras när redovisningsskyldigheten inträder, dvs. i vilken redovisningsperiod den utgående respektive den ingående skatten ska redovisas.

För redovisning av utgående skatt gäller enligt 13 kap. 6 § ML följande.

Om inget annat följer av 7-15 §§, skall utgående skatt redovisas för den redovisningsperiod under vilken

1. den som enligt 1 kap. 2 § första stycker 1 omsätter en vara eller tjänst enligt god redovisningssed har bokfört eller borde ha bokfört omsättningen,
2. den som enligt 1 kapl 2 § första stycket 2-5 är skattskyldig för förvärv av en vara eller en tjänst enligt god redovisningssed har bokfört eller borde ha bokfört förvärvet, eller
3. den som anges i 1 eller 2 har tagit emot eller lämnat förskotts- eller à conto-betalning.

För redovisning av ingående skatt gäller enligt 13 kap. 16 § ML följande.

Om inget annat följer av 17-23 §§ eller av 9 a kap. 14 §, skall ingående skatt dras av för den redovisningsperiod under vilken

1. den som förvärvar en vara eller en tjänst eller för in en vara till landet enligt god redovisningssed har bokfört eller borde ha bokfört förvärvet eller importen, eller
2. den som förvärvar en vara eller en tjänst har lämnat förskotts- eller à conto-betalning.

Tidpunkten för redovisningsskyldighet och avdragsrätt är knuten till formuleringen ”enligt god redovisningssed har bokfört eller borde ha bokfört omsättningen/förvärvet”. Notera dock att denna princip bryts av kontantprincipen vid förskotts- eller à conto-betalningar även om leverans/tillhandahållande inte har skett.

Skatteredovisningen ska således ske efter bokföringsmässiga grunder i enlighet med BFL:s regler.

Redovisningsreglerna för bokföring av affärshändelser finns i 5 kap. BFL. I första stycket i 5 kap. 2 § BFL anges att andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar ska bokföras ”så snart det kan ske”. Bokföringsnämnden (BFN) har uttalat i BFNAR 2001:2 att begreppet ”så snart det kan ske” innebär att ”bokföring måste ske så snart företaget har tillgång till tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra affärshändelserna på ett godtagbart sätt. Frågan huruvida tillräckliga uppgifter kan anses föreligga får avgöras med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet”. BFN uttalar vidare att bokföring av fordringar och skulder ”får anstå till dess faktura eller motsvarande handling har utfärdats eller mottagits eller sådan handling enligt god affärssed borde ha förelegat”.

Mot bakgrund av ovanstående gäller enligt RSV följande.

- säljaren

Redovisningsskyldighet inträder under löpande år enligt faktureringsmetoden när faktura eller jämförlig handling, som uppfyller i avsnitt 4.1 angivna förutsättningar, utfärdats och bokförts eller borde ha bokförts.

I det ovan beskrivna Purchasing Card systemet utfärdar säljaren inte någon faktura utan det sker genom FC. RSV anser att en med faktura jämställda uppgifter har upprättats då leverantören översänder uppgifter om transaktionen elektroniskt till FC. Denna tidpunkt kan därmed, enligt RSV:s uppfattning, jämställas med BFN:s uttalande om tidpunkten för bokföring. Om säljaren grundbokför affärshändelsen senast vid den tidpunkt när leverantören till FC Card överför uppgifter om utförda leveranser har säljarens bokföring, enligt RSV:s mening, skett i rätt tid enligt 5 kap. 2 § BFL. RSV förutsätter att säljaren har tillgång till det fullständiga fakturaunderlaget.

- Köparen

Avdragsrätt inträder under löpande år enligt faktureringsmetoden, med RSV:s tolkning av nuvarande regler, när faktura eller jämförlig handling, som uppfyller i avsnitt 4.1 angivna förutsättningar, mottagits och bokförts eller borde ha bokförts.

3.3 Elektronisk överföring av fakturan

RSV har inget att invända mot elektronisk fakturering. Det är dock viktigt att påpeka vikten av att datasystemen är tillräckligt säkra så att redovisningen och underlagen håller en minst lika hög nivå som vid manuell hantering av fakturor.