Personalliggare i verksamhetslokaler – begreppet verksam

1 Sammanfattning

Verksamma personer ska löpande dokumenteras i personalliggare. Vid bedömningen av om en person är verksam eller inte ska hänsyn tas till i vilken utsträckning arbetsinsatsen bidrar till näringsverksamhetens bedrivande och är av betydelse för verksamhetens arbetskrafts­behov. Är arbetsinsatsen obetydlig för verksamheten ska personen inte anses vara verksam.

En ytterligare omständighet att ta hänsyn till är var arbetet utförs. En person betraktas som verksam i detta sammanhang till den del arbetsuppgifterna utförs i den verksamhets­lokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs.

Även omständigheter såsom t.ex. klädsel och befogenhet att ta upp beställningar och betalning är av betydelse vid bedömningen av om en person är verksam eller inte.

En samlad bedömning av omständigheterna i det enskilda fallet måste göras för att avgöra om en person är verksam eller inte.

2 Frågeställning

I en personalliggare ska nödvändiga identifikationsuppgifter för de personer som är verk­samma i näringsverksamheten löpande dokumenteras. Kretsen av personer som ska om­fattas av dokumentationskravet på personalliggare utökas från och med den 1 juli 2018. Om en personalliggare ska föras, ska även nödvändiga identifikationsuppgifter för den enskilda näringsidkaren eller företagsledaren i ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag löpande dokumenteras i personalliggaren. Även uppgifter för näringsidkarens eller företagsledarens make/maka eller barn under 16 år ska löpande dokumenteras.

Lagändringen har resulterat i ett antal frågor om i vilka fall denna krets av personer ska dokumenteras i personalliggare.

Fråga uppkommer om vad som krävs för att en person ska bedömas vara verksam och alltså omfattas av dokumentationskravet på personalliggare.

Frågeställningen gäller inte personalliggare på byggarbetsplatser utan gäller bara personal­liggare i verksamhetslokaler.

3 Gällande rätt

3.1 Vem ska föra personalliggare?

Systemet med personalliggare har från och med den 1 juli 2018 utvidgats. Den som bedriver restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet ska föra en personalliggare (39 kap. 11 § första stycket skatteförfarandelagen [2011:1244], SFL). I 39 kap. 2 § första stycket SFL definieras dessa verksamheter.

Näringsverksamhet som huvudsakligen avser annan verksamhet än restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skön­hetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet anses inte som sådan verksamhet (39 kap. 2 § andra stycket SFL). I dessa fall finns inte någon skyldighet att föra personalliggare över­huvudtaget.

Skyldigheten att föra personalliggare gäller inte heller för enskild näringsverksamhet där bara näringsidkaren, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma, eller för fåmans­företag eller fåmanshandelsbolag där bara företagsledaren, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma (39 kap. 11 § andra stycket SFL).

3.2 Vad ska personalliggaren innehålla?

Den som ska föra en personalliggare ska i denna dokumentera nödvändiga identifikations­uppgifter för näringsidkaren. I personalliggaren ska även nödvändiga identifikationsuppgifter löpande dokumenteras för de personer som är verksamma i en verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare (39 kap. 11 § tredje stycket SFL).

Vad som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare har från och med den 1 juli 2018 utvidgats vid s.k. blandad verksamhet. Om en näringsidkare bedriver både verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare och annan verksamhet i samma verksam­hetslokal, ska nödvändiga identifikationsuppgifter löpande dokumenteras i personalliggaren även för de personer som är verksamma i den andra verksamheten (39 kap. 11 § tredje stycket SFL).

Med verksamhetslokal avses utrymmen som huvudsakligen används i verksamhet som medför eller kan antas medföra bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078) eller som bedrivs av en annan juridisk person än ett dödsbo. Med verksamhetslokal avses även markområden, transportmedel, förvaringsplatser och andra utrymmen som disponeras eller kan antas disponeras i verksamheten (3 kap. 18 § SFL).

Om en personalliggare ska föras, ska även nödvändiga identifikationsuppgifter för den enskilda näringsidkaren eller företagsledaren i ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag löpande dokumenteras i personalliggaren när denne är verksam i verksamheten. Även upp­gifter för näringsidkarens eller företagsledarens make/maka eller barn under 16 år som är verksamma i verksamheten ska löpande dokumenteras (39 kap. 11 § fjärde stycket SFL). Detta gäller från och med 1 juli 2018.

Vad som avses med nödvändiga identifikationsuppgifter framgår av skatteförfarande­förordningen (2011:1261). En personalliggare ska innehålla bl.a. namn och personnummer eller samordningsnummer för de personer som är verksamma i näringsverksamheten samt tidpunkten då respektive arbetspass påbörjas eller avslutas. Dessa uppgifter ska avse varje verksamhetsdag och ska dokumenteras i omedelbar anslutning till att arbetspasset påbörjas och avslutas. Uppgifterna ska bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut (9 kap. 5 § skatteförfarande­förordningen).

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (39 kap. 12 § första stycket SFL).

Skatteverket får besluta om kontrollbesök för att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att föra en personalliggare fullgör sina eventuella skyldigheter (42 kap. 8 § första stycket SFL). Kontrollavgift ska tas ut om Skatteverket vid kontrollbesök finner att den som är skyldig att dokumentera identifikationsuppgifter i en personalliggare inte fullgör sin skyl­dighet. Detsamma gäller om personalliggaren inte hålls tillgänglig för Skatteverket i verksam­hetslokalen (50 kap. 3 § SFL).

4 Bedömning

4.1 Syftet med personalliggare

Systemet med personalliggare för vissa verksamheter infördes den 1 januari 2007. Syftet med systemet med personalliggare är bl.a. att minska skattefusk och skatteundandragande (prop. 2005/06:169 s. 33 f. och prop. 2017/18:82 s. 19 f.). Dokumentation av arbetskraften genom en personalliggare är ett sätt att kunna kontrollera redovisade inkomster, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter (prop. 2005/06:169 s. 34). Skyldigheten att föra personalliggare har en allmänpreventiv effekt och utgör en åtgärd för att rätt uppgifter ska lämnas till Skatteverket och för Skatteverkets kontrollverksamhet i syfte att säkra ett korrekt uttag av skatter och avgifter (prop. 2017/18:82 s. 21).

Kontrollen bör inriktas på arbetskraften och äga rum där det svarta arbetet utförs, dvs. på arbetsplatserna (prop. 2005/06:169 s. 35).

Den nya bestämmelsen om att enskilda näringsidkare eller företagsledare och deras familje­medlemmar i vissa fall ska dokumenteras i personalliggare infördes för att Skatteverket skulle få betydligt bättre förutsättningar att fatta riktiga beskattningsbeslut. Skatteverkets bedöm­ning av ett företags arbetskraftsbehov påverkas av i vilken utsträckning näringsidkaren eller företagsledaren själv eller dennes familjemedlemmar deltar i verksamheten (prop. 2017/18:82 s. 38). Den nya bestämmelsen bedöms endast leda till marginella kostnader för företagen. Bestämmelsen antas vidare leda till effektivare och mindre tidskrävande kontroller i och med att Skatteverket inte måste ägna tid åt att slå fast vilka som bör ingå i personal­liggaren. Det blir också lättare att administrera personalliggaren när den ansvariga personen inte behöver fundera lika mycket över vilka som ska ingå (prop. 2017/18:82 s. 38 f.).

4.2 Vad avses med verksam?

Den som ska föra en personalliggare ska bl.a. dokumentera följande personer:

1. Personer som är verksamma i den verksamheten som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare.
2. Personer som är verksamma i en annan verksamhet som näringsidkaren bedriver i samma verksamhetslokal som den verksamheten som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare.
3. Näringsidkaren, dennes make/maka och barn under 16 år som är verksamma respektive företagsledaren, dennes make/maka och barn under 16 år som är verk­samma.

Av förarbetena framgår att det inte finns något krav på att en person, för att bedömas som verksam, ska vara anställd eller ens få någon ersättning. Begreppet verksamma omfattar alltså alla personer som på grund av någon form av överenskommelse mellan den som bedriver verksamheten och den verksamma personen deltar i bedrivandet. Detta innebär bl.a. att även personal från bemanningsföretag och personer som arbetar oavlönat ska antecknas.

För att omfattas av dokumentationsskyldigheten måste det dock finnas någon höjd på den verksamma personens aktivitet. Det är naturligtvis uteslutet att den person som i en brick­lunchservering efter avslutad måltid ställer ut sin lunchbricka i diskvagnen skulle kunna omfattas. Detsamma gäller en person som på eget initiativ, helt utan överenskommelse – uttrycklig eller tyst – mellan näringsidkaren och personen själv, röjer några bord som använts av andra gäster.

Vid bedömningen av om någon är verksam eller inte, kan hänsyn bl.a. tas till om personen i fråga

• har tillträde till delar av lokalen som annars inte är tillgängliga för allmänheten,
• genom sin klädsel visar att han eller hon tillhör personalen, eller
• har befogenhet att ta upp beställningar, betalning eller liknande.

Det ankommer på i första hand Skatteverket att göra bedömningen om en person ska anses omfattad eller inte.

Vilka omständigheter som är avgörande för om en person ska anses verksam eller inte får avgöras i det enskilda fallet och blir ytterst en fråga för rättstillämpningen (prop. 2005/06:169 s. 44 och 126).

Med hänsyn till syftet med personalliggare, uttalanden i förarbetena om bl.a. höjden på den verksamma personens aktivitet och att utvidgningen av kretsen av personer som ska om­fattas av dokumentationskravet på personalliggare bedöms leda till marginella kostnader för företagen, anser Skatteverket att vid bedömningen av om en person är verksam eller inte ska hänsyn tas till i vilken utsträckning arbetsinsatsen bidrar till näringsverksamhetens be­drivande och är av betydelse för verksamhetens arbetskraftsbehov. Är arbetsinsatsen obe­tydlig för verksamheten ska personen inte anses vara verksam.

En ytterligare omständighet att ta hänsyn till är var arbetet utförs. En person betraktas som verksam i detta sammanhang till den del arbetsuppgifterna utförs i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs. Detta innebär att även exempelvis admini­strativ personal ska antecknas i de fall de utför sina arbetsuppgifter i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs.

En samlad bedömning av omständigheterna i det enskilda fallet måste göras för att avgöra om en person är verksam eller inte.

4.3 Exempel

I det följande ges exempel på Skatteverkets bedömning avseende begreppet verksam i några olika situationer. Vid behov avser Skatteverket att återkomma med ytterligare exempel.

4.3.1 Ej verksam – korta inhopp i verksamheten

Anna driver en restaurang med fem anställda. På eftermiddagarna sitter hennes 12-årige son Leo ofta i restauranglokalen och gör läxor. Det händer att han hjälper till med att duka av bord eller plocka disk. Är Leo verksam vid de tillfällena och ska uppgifter för honom dokumenteras i personalliggaren?

Skatteverkets bedömning: En bedömning får göras av arbetsinsatsens betydelse för verksam­hetens bedrivande. I de fall då barn gör korta inhopp i en verksamhet anser Skatteverket att det oftast rör sig om insatser som är av obetydlig betydelse för verksamheten. Leo är i det här fallet inte verksam och uppgifter för honom ska inte dokumenteras i personalliggaren.

4.3.2 Verksam – regelbundna eller mer varaktiga inhopp i verksamheten

Lilian är frisör och driver en salong med två anställda. Hennes dotter My, som är 15 år, arbetar tre timmar varje lördag med att bl.a. plocka upp varor i salongen. Är My verksam vid de tillfällena och ska uppgifter för henne dokumenteras i personalliggaren?

Skatteverkets bedömning: En bedömning får göras av arbetsinsatsens betydelse för verksam­hetens bedrivande. I det här fallet får Mys arbetsinsats anses vara av betydelse för verk­samheten. Hon utför regelbundet ett arbete som annars hade behövt utföras av någon annan. My är verksam vid de tillfällen då hon bl.a. plockar upp varor i salongen och uppgifter för henne ska dokumenteras i personalliggaren.

4.3.3 Ej verksam – näringsidkaren administrerar verksamheten hemifrån

Karin driver en bilverkstad med fyra anställda. På förmiddagarna väljer hon ofta att arbeta hemifrån med företagets affärskorrespondens och bokföring. När hon är klar med det går hon ner till verkstadslokalen för att arbeta där. Är Karin verksam när hon arbetar i hemmet och ska uppgifter för henne dokumenteras i personalliggaren?

Skatteverkets bedömning: För att en person ska anses verksam i detta sammanhang krävs att arbetsuppgifterna utförs i den verksamhetslokal där den personalliggarpliktiga verksamheten bedrivs, i det här fallet där fordonsservicen bedrivs. Karin är inte verksam den tid då hon sköter företagets administration i hemmet. När hon kommer till verkstadslokalen ska upp­gifter för henne dokumenteras i personalliggaren.