Personalliggare i verksamhetslokaler – vad utgör en verksamhetslokal vid blandad verksamhet?

1 Sammanfattning

En näringsidkare som bedriver både verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare och annan verksamhet i samma verksamhetslokal, s.k. blandad verksamhet, ska löpande dokumentera nödvändiga identifikationsuppgifter i personalliggaren även för de personer som är verksamma i den andra verksamheten.

Frågan om vad som utgör en och samma verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § skatteförfarandelagen (2011:1244, SFL) ska avgöras genom en samlad bedömning av omständigheterna i det enskilda fallet. Skatteverket anser att avgränsningen ska göras på ett sådant sätt att Skatteverkets möjligheter till överblick vid ett kontrollbesök så långt som möjligt tillgodoses, men att kraven på dokumentation inte får innebära en orimlig administrativ börda för företagen. Vid bedömningen ska bl.a. beaktas utrymmenas fysiska utformning och hur utrymmena används.

Det är av betydelse hur tydligt det framgår om personer som är verksamma i de olika verksamheterna befinner sig i samma utrymme. Om det tydligt framgår att personer som är verksamma i den verksamhet som ligger till grund för skyldigheten att föra personalliggare befinner sig i vissa utrymmen, medan personer som är verksamma i den andra verksamheten befinner sig i andra utrymmen talar det för att det rör sig om olika verksamhetslokaler. Om det däremot inte enkelt går att avgöra om personer som är verksamma i de olika verksamheterna befinner sig i olika utrymmen, talar det för att utrymmena bör anses utgöra en och samma verksamhetslokal.

2 Frågeställning

I en personalliggare, som ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen, ska nödvändiga identifikationsuppgifter för de personer som är verksamma i näringsverksamheten löpande dokumenteras. Vad som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare vid blandad verksamhet har från och med den 1 juli 2018 utvidgats.

Lagändringarna har resulterat i ett antal frågor. En näringsidkare som bedriver både verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare och annan verksamhet i samma verksamhetslokal ska löpande dokumentera nödvändiga identifikationsuppgifter i personalliggaren även för de personer som är verksamma i den andra verksamheten. Fråga uppkommer då om vad som utgör en verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL vid blandad verksamhet.

Frågeställningen gäller inte personalliggare på byggarbetsplatser utan gäller bara personal-liggare i verksamhetslokaler.

3 Gällande rätt

3.1 Vem ska föra personalliggare?

Systemet med personalliggare har från och med den 1 juli 2018 utvidgats. Den som bedriver restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet ska föra en personalliggare (39 kap. 11 § första stycket SFL). I 39 kap. 2 § första stycket SFL definieras dessa verksamheter.

Näringsverksamhet som huvudsakligen avser annan verksamhet än restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skön-hetsvårdsverksamhet eller tvätteriverksamhet anses inte som sådan verksamhet (39 kap. 2 § andra stycket SFL). I dessa fall finns inte någon skyldighet att föra personalliggare över­huvudtaget. Med huvudsakligen avses ca 75 procent (prop. 2005/06:169 s. 125).

Skyldigheten att föra personalliggare gäller inte heller för enskild näringsverksamhet där bara näringsidkaren, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma, eller för fåmans-företag eller fåmanshandelsbolag där bara företagsledaren, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma (39 kap. 11 § andra stycket SFL).

3.2 Vad ska en personalliggare innehålla och var ska den placeras?

Den som ska föra en personalliggare ska i denna dokumentera nödvändiga identifikations-uppgifter för näringsidkaren. I personalliggaren ska även nödvändiga identifikationsuppgifter löpande dokumenteras för de personer som är verksamma i en verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare (39 kap. 11 § tredje stycket SFL).

Skyldigheten att föra personalliggare har från och med den 1 juli 2018 utvidgats vid blandad verksamhet. Med blandad verksamhet avses här att en näringsidkare bedriver både sådan verksamhet som medför skyldighet att föra personalliggare och annan verksamhet i samma verksamhetslokal (prop. 2017/18:82 s. 35). Om en näringsidkare bedriver både verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare och annan verksamhet i samma verksamhetslokal, ska nödvändiga identifikationsuppgifter löpande dokumenteras i personalliggaren även för de personer som är verksamma i den andra verksamheten (39 kap. 11 § tredje stycket SFL).

Med verksamhetslokal avses utrymmen som huvudsakligen används i verksamhet som medför eller kan antas medföra bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078) eller som bedrivs av en annan juridisk person än ett dödsbo. Med verksamhetslokal avses även markområden, transportmedel, förvaringsplatser och andra utrymmen som disponeras eller kan antas disponeras i verksamheten (3 kap. 18 § SFL). Transportmedel kan t.ex. vara bilar eller järnvägsvagnar. Exempel på förvaringsplatser är bankfack, förvaringsboxar och magasin. Till andra utrymmen hör t.ex. postbox (prop. 1993/94:151 s. 153).

Om en personalliggare ska föras, ska även nödvändiga identifikationsuppgifter för den en-skilda näringsidkaren eller företagsledaren i ett fåmansföretag eller ett fåmanshandelsbolag löpande dokumenteras i personalliggaren när denne är verksam i verksamheten. Även uppgifter för näringsidkarens eller företagsledarens make/maka eller barn under 16 år som är verksamma i verksamheten ska löpande dokumenteras (39 kap. 11 § fjärde stycket SFL). Detta gäller från och med den 1 juli 2018.

Vad som avses med nödvändiga identifikationsuppgifter framgår av skatteförfarande­förordningen (2011:1261). En personalliggare ska innehålla bl.a. namn och personnummer eller samordningsnummer för de personer som är verksamma i näringsverksamheten samt tidpunkten då respektive arbetspass påbörjas eller avslutas. Dessa uppgifter ska avse varje verksamhetsdag och ska dokumenteras i omedelbar anslutning till att arbetspasset påbörjas och avslutas. Uppgifterna ska bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut (9 kap. 5 § skatteförfarande-förordningen). Även andra uppgifter får antecknas i personalliggaren om detta inte hindrar Skatteverkets kontroll (5 § Skatteverkets föreskrifter [SKVFS 2015:6] om personalliggare).

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (39 kap. 12 § första stycket SFL). Skatteverket får besluta om kontrollbesök för att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att föra en personalliggare fullgör sina eventuella skyldigheter (42 kap. 8 § första stycket SFL). Kontrollavgift ska tas ut om Skatteverket vid kontroll­besök finner att den som är skyldig att dokumentera identifikationsuppgifter i en personal­liggare inte fullgör sin skyldighet. Detsamma gäller om personalliggaren inte hålls tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (50 kap. 3 § SFL).

4 Bedömning

4.1 Syftet med personalliggare

Systemet med personalliggare för vissa verksamheter infördes den 1 januari 2007. Syftet med systemet är bl.a. att minska skattefusk och skatteundandragande (prop. 2005/06:169 s. 33 f. och prop. 2017/18:82 s. 19 f.). Dokumentation av arbetskraften genom en personalliggare är ett sätt att kunna kontrollera redovisade inkomster, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter (prop. 2005/06:169 s. 34). Skyldigheten att föra personalliggare har en allmänpreventiv effekt och utgör en åtgärd för att rätt uppgifter ska lämnas till Skatteverket och för Skatte­verkets kontrollverksamhet i syfte att säkra ett korrekt uttag av skatter och avgifter (prop. 2017/18:82 s. 21).

Kontrollen bör inriktas på arbetskraften och äga rum där det svarta arbetet utförs, d.v.s. på arbetsplatserna (prop. 2005/06:169 s. 35). Syftet med Skatteverkets kontrollbesök är att kontrollera att det finns en personalliggare tillgänglig i verksamheten som uppfyller före­skrivna krav. I det ligger att Skatteverket ska kontrollera att de personer som vid kontroll­besöket är verksamma också är upptagna i personalliggaren. Det handlar alltså om att få en omedelbar bild av om dokumentationsskyldigheten efterlevs (prop. 2010/11:165 s. 877).

När olika verksamheter bedrivs i samma verksamhetslokal kan det vara mycket svårt för Skatteverket att vid ett kontrollbesök avgöra vilka personer som arbetar i respektive verksamhet. Det riskerar att leda till mer tidskrävande kontroller och minskad effektivitet av kontrollverksamheten. Även för berörda företag kan det vara svårt att hålla reda på vilken personal som vid varje tillfälle ska vara införd i personalliggaren. En ordning där en näringsidkare som bedriver blandad verksamhet ska föra en personalliggare för hela den samlade verksamheten förväntas effektivisera Skatteverkets kontrollverksamhet. Om verksamheten effektiviseras, kan Skatteverket göra fler kontrollbesök. En sådan ordning har också bedömts vara enklare för företagen (prop. 2017/18:82 s. 35).

4.2 Vad ska beaktas vid bedömningen av om blandad verksamhet bedrivs i en och samma verksamhetslokal?

Verksamhetslokaler kan vara utformade och avgränsade på olika sätt. Olika verksamheter bedrivs dessutom på olika sätt och utifrån olika förutsättningar. Detta påverkar verksamhets­lokalernas utformning och utbredning och innebär bl.a. att verksamhet, som hos en närings­idkare betraktas som bedriven i en och samma verksamhetslokal, hos en annan näringsidkare kan betraktas som bedriven i skilda verksamhetslokaler.

Omständigheterna i det enskilda fallet måste alltså avgöra om verksamheterna bedrivs i en och samma verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL. Vid bedömningen av vad som utgör en verksamhetslokal måste syftet med reglerna beaktas. Syftet med systemet med personalliggare är bl.a. att minska skattefusk och skatteundandragande samt ge Skatteverket ett verktyg för att kunna kontrollera beskattningen. Det nya kravet att föra personalliggare för alla personer som är verksamma när en näringsidkare bedriver blandad verksamhet i en och samma verksamhetslokal har införts för att underlätta för såväl Skatteverkets kontrollverksamhet som näringsidkarna som inte behöver hålla reda på vilken personal som vid varje tillfälle ska vara införd i personalliggaren. Skatteverket anser att avgränsningen ska göras på ett sådant sätt att Skatteverkets möjligheter till överblick vid ett kontrollbesök så långt som möjligt tillgodoses, men att kraven på dokumentation inte får innebära en orimlig administrativ börda för företagen.

Skatteverket lämnar i det följande sin syn på vilka omständigheter som bl.a. ska beaktas vid bedömningen.

4.2.1 Hur ser utrymmenas fysiska utformning ut?

Utrymmenas fysiska utformning ska beaktas vid bedömningen av om verksamheten bedrivs i en och samma verksamhetslokal.

Faktorer som talar för att det rör sig om en verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL är bl.a.:

• Öppen planlösning utan tydliga fysiska avgränsningar såsom väggar, dörrar, staket, stängsel eller annan naturlig avgränsning.
• Två eller flera utrymmen ligger i anslutning till varandra.
• Det är enkelt att förflytta sig mellan två eller flera utrymmen, exempelvis om det inte behövs nyckel, passerkort eller liknande för att ta sig mellan utrymmena.

4.2.2 Hur används utrymmena?

Hur utrymmena används ska också beaktas vid bedömningen. Om verksamheterna i viss omfattning använder samma utrymmen så talar detta för att verksamheterna bedrivs i samma verksamhetslokal. Så kan vara fallet när personer som är verksamma i de olika verksamheterna använder samma utrustning eller rör sig i samma utrymmen. Om personer som är verksamma i de olika verksamheterna har enhetliga arbetskläder talar det också för att det rör sig om samma verksamhetslokal.

Det är alltså av betydelse hur tydligt det framgår om personer som är verksamma i de olika verksamheterna befinner sig i samma utrymme, eftersom detta påverkar Skatteverkets möjligheter till överblick vid ett kontrollbesök. Om det tydligt framgår att personer som är verksamma i den verksamhet som ligger till grund för skyldigheten att föra personalliggare befinner sig i vissa utrymmen, medan personer som är verksamma i den andra verksamheten befinner sig i andra utrymmen, talar det för att det rör sig om olika verksamhetslokaler. Om det däremot inte enkelt går att avgöra om personer som är verksamma i de olika verksam­heterna befinner sig i olika utrymmen, talar det för att utrymmena bör anses utgöra en och samma verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL.

4.3 En samlad bedömning ska göras

En samlad bedömning av omständigheterna i det enskilda fallet måste göras för att avgöra om en näringsidkares verksamhet som omfattas av skyldigheten att föra personalliggare och annan verksamhet bedrivs i en och samma verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL. Nedan ges exempel på Skatteverkets bedömning i några olika situationer.

Exempel 1

Näringsidkaren Yngve bedriver hotellverksamhet och restaurangverksamhet i en byggnad. Restaurangverksamheten utgör mer än 25 procent av den totala näringsverksamheten. Det innebär att näringsverksamheten inte huvudsakligen avser annan verksamhet än bl.a. restaurangverksamhet. Yngve ska alltså föra personalliggare. Ska Yngve, förutom för personer som är verksamma i restaurangverksamheten, i nedanstående situationer även dokumentera uppgifter för personer som är verksamma i hotellverksamheten i personalliggaren?

1. En öppen planlösning inrymmer hotellreception och restaurang. Restaurangdelen består dels av sittplatser för restauranggästerna i direkt anslutning till hotellobbyn och dels av intilliggande köksutrymmen. Personer som är verksamma i restaurang­verksamheten vistas enbart i restaurangdelen och har kläder som skiljer sig från klädseln hos personer som är verksamma i hotellverksamheten.

Skatteverkets bedömning: Skatteverket anser att det i en kontrollsituation enkelt går att avgöra vilka personer som är verksamma i restaurangverksamheten, både genom deras klädsel och genom att det går att urskilja var personer som är verksamma befinner sig. Det är därför av underordnad betydelse att det är enkelt att röra sig mellan receptionen och restaurangen. Vid en samlad bedömning anser Skatteverket att restaurangverksamheten och hotellverksamheten inte bedrivs i samma verksam­hetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL. Yngve behöver därför bara dokumentera uppgifter för personer som är verksamma i restaurangverksamheten i personalliggaren.

2. En öppen planlösning inrymmer restaurang och en för verksamheterna gemensam bardisk. Bardisken fungerar även som hotellets reception. Personer som är verksamma har en enhetlig klädsel. Hotellrummen där hotellgästerna övernattar är belägna på våningsplanen ovanför restaurangen och receptionen.

Skatteverkets bedömning: I det här fallet är det svårt för Skatteverket att i en kontroll­situation avgöra vilka personer som är verksamma i restaurangverksamheten, eftersom båda verksamheterna använder sig av bardisken och personer som är verksamma har likadan klädsel. Skatteverket anser därför vid en samlad bedömning att hela rummet med den öppna planlösningen och övriga restaurangutrymmen utgör en verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL. Yngve ska därför dokumentera uppgifter för alla personer som är verksamma i rummet med den öppna planlösningen och övriga restaurangutrymmen i personalliggaren. Uppgifter för personer som exempelvis städar hotellrummen behöver endast dokumenteras i personalliggaren när personerna utför städning i rummet med den öppna planlösningen och övriga restaurangutrymmen.

Exempel 2

Näringsidkaren Greta bedriver fordonsserviceverksamhet och bilförsäljningsverksamhet i en byggnad. Fordonsserviceverksamheten utgör mer än 25 procent av den totala näringsverk­samheten. Greta ska alltså föra personalliggare.

Verkstaden, där underhåll och reparation av motordrivna fordon utförs, är avgränsad med en vägg med dörr in till en reception där kundmottagning sker för både bilförsäljningsverk­samheten och fordonsserviceverksamheten. Ska Greta, förutom personer som är verksamma i fordonsserviceverksamheten, även dokumentera uppgifter för personer som är verksamma i bilförsäljningsverksamheten?

Skatteverkets bedömning: Eftersom underhålls- och reparationsarbetet utförs i ett tydligt avgränsat utrymme anser Skatteverket att det i en kontrollsituation är enkelt att skilja ut de personer som är verksamma i fordonsserviceverksamheten. Att receptionen är gemensam för de båda verksamheterna måste anses vara av underordnad betydelse i detta sammanhang. Skatteverket anser vid en samlad bedömning att verkstaden får anses utgöra en egen verksamhetslokal i den mening som avses i 39 kap. 11 § SFL. Greta behöver därför bara dokumentera uppgifter för personer som är verksamma i fordonsserviceverksamheten i verkstadsutrymmena i personalliggaren.

Vid behov kommer Skatteverket att återkomma med ytterligare exempel.