Beräkna avdraget vid tjänsteresa utomlands

Grundkrav för att få avdrag för ökade levnadskostnader

För att avdrag för ökade levnadskostnader ska medges måste den anställde göra en tjänsteresa

• med övernattning
• till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten (12 kap. 6 § IL).

Tjänsteresor till utlandet ska behandlas för sig vid prövning av avdrag för ökade levnadskostnader. Kostnadsökningen ska beräknas separat för varje enskild tjänsteresa.

Utlandstraktamenten

Om den anställde har fått dagtraktamente för en tjänsteresa utomlands medges avdrag för merkostnader för måltider och småutgifter för varje hel dag med ett normalbelopp och för varje halv dag med ett halvt normalbelopp. Om den anställde kan visa att kostnadsökningen under tjänsteresan varit större än normalbeloppet medges avdrag med belopp som motsvarar den faktiska utgiftsökningen (12 kap. 15 § IL).

Normalbelopp

Vid beräkningen av avdraget används för tjänsteresa i utlandet ett normalbelopp. Normalbeloppet för varje land motsvarar den normala ökningen av levnadskostnaderna under en hel dag för frukost, lunch och middag som består av en rätt på restaurang av normal standard samt för småutgifter. Om det finns särskilda skäl, får normalbeloppet avse ökade utgifter för måltider på en restaurang av bättre standard (12 kap. 11 § andra stycket IL).

Vid resa utomlands bör en större del av ökningen av levnadskostnaderna anses hänförlig till småutgifter, t.ex. för telefonsamtal. Normalbeloppet (hela eller delar av detta) för aktuellt land bör därför minskas med

• 85 procent för den som fått helt fri kost
• 70 procent för den som fått lunch och middag
• 35 procent för den som har fått lunch eller middag
• 15 procent för den som endast fått frukost (SKV A 2011:33).

Skatteverket utfärdar varje beskattningsår allmänna råd om normalbelopp för beräkning av avdrag för ökade levnadskostnader i utlandet vid tjänsteresa, tillfälligt arbete och dubbel bosättning. Storleken på normalbeloppet varierar från land till land beroende på kostnadsläget i respektive land ( SKV A 2013:27 för beskattningsåret 2014 och SKV A 2012:30 för beskattningsåret 2013).

Skillnad om man har fått traktamente eller inte

Vid beräkning av avdrag för ökade levnadskostnader för måltider och småutgifter görs viss skillnad på om den anställde har fått traktamente eller inte för tjänsteresan. Med arbetsgivare jämställs annan utbetalare av traktamente om den huvudsakliga delen av arbetet har utförts för denne (12 kap. 6 § tredje stycket IL).

Dagtraktamente har betalats ut

Om den anställde har fått ersättning för ökade utgifter för måltider och småutgifter (dagtraktamente) får han eller hon göra avdrag med ett normalbelopp för varje hel dag och med ett halvt normalbelopp för varje halv dag (12 kap. 15 § första stycket IL).

Den anställde får göra avdrag med ett helt normalbelopp för en hel dag även när han eller hon har fått dagtraktamente som är mindre än normalbeloppet för landet. Om tjänsteresan har varat en halv dag får den anställde på motsvarande vis göra avdrag med ett halvt normalbelopp. För att få det högre avdraget ska den anställde redovisa traktamentsersättningen i sin deklaration och göra avdrag för ett helt respektive halvt normalbelopp.

Den anställde kan i vissa fall få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med normalbeloppet. I så fall krävs att den anställde kan visa att utgiftsökningen under en tjänsteresa varit större än normalbeloppet (12 kap. 15 § andra stycket IL).

Dagtraktamente har inte betalats ut

Om den anställde inte har fått dagtraktamente men kan göra sannolikt att han eller hon har haft ökade utgifter för måltider och småutgifter får han eller hon avdrag för varje hel dag med ett normalbelopp och för varje halv dag med ett halvt normalbelopp (12 kap. 16 § första stycket IL).

Den anställde kan få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med normalbeloppet. I så fall krävs det att han eller hon visar att utgiftsökningen under en tjänsteresa varit större än normalbeloppet (12 kap. 16 § tredje stycket IL).

Avdrag efter tre månader

Om man är på tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten får man avdrag för ökade levnadskostnader under en tremånadersperiod. Därefter kan man fortfarande ha rätt till avdrag, men då med ett reducerat belopp. Rätten till avdrag bedöms då enligt reglerna om tillfälligt arbete.

Logikostnad

I första hand medges avdrag för logikostnad med belopp som motsvarar den faktiska utgiften.

Om den anställde inte kan visa den faktiska utgiften medges han eller hon avdrag enligt schablon med ett halvt normalbelopp per natt för det land där natten tillbringas (nattraktamente). För att avdrag ska kunna medges enligt schablon bör den anställde kunna styrka att han eller hon har övernattat på arbetsorten (12 kap. 13 § IL).

Förlängning av tjänsteresa

Förlängning av tjänsteresa kan ibland ske av privata skäl eller på arbetsgivarens initiativ. Anledningen till förlängningen och den totala kostnaden för tjänsteresan avgör om kostnaderna för resa, hotell och traktamente blir skattepliktiga när arbetsgivaren betalar dessa.

Vistelse i flera länder under samma dag

Om en anställd vistas i flera länder under samma dag medges avdrag med ett normalbelopp för det land där han eller hon har tillbringat längst del under tiden kl. 06:00–24:00 (12 kap. 12 § IL).

Om den anställde vistas största delen av tiden för tjänsteresan i Sverige under avrese- eller hemkomstdagen medges avdrag enligt reglerna för tjänsteresa i Sverige.

När det gäller att avgöra i vilket land den anställde har vistats den längsta delen av en dag ska tiden för följande delar av en internationell resa inte räknas:

• tiden för resa med båt eller flygplan från hamnen eller flygplatsen i ett land till hamnen eller flygplatsen i ett annat land
• tiden för mellanlandning för tankning eller liknande
• tiden för byte till eller från inrikesflyg.

Den som tillbringar hela dagen (kl. 06:00-24:00) på transportmedel som går i internationell trafik medges avdrag med belopp som motsvarar helt maximibelopp för resa i Sverige, d.v.s. 220 kr. Anledningen till detta är att priset på varor och tjänster ombord på transportmedlet inte direkt beror på prisläget i något visst land.

När man reser mellan orter som inte ligger i samma tidszon beräknas vistelsetiden med utgångspunkt i den lokala tiden för respektive ort (SKV A 2011:33).

Den anställde får avdrag med samma lands normalbelopp (eller maximibelopp om det är Sverige) både för natten och dagen under ett dygn. Det kan medföra att den anställde får avdrag med nattschablonen för ett annat land än det där han eller hon faktiskt övernattar. Detta kan bli aktuellt t.ex. för en lastbilschaufför som övernattar (kl. 24:00-06:00) i land A och sedan tillbringar större delen av dagen (kl. 06:00-24:00) i land B.