Beräkna avdraget vid tjänsteresa utomlands

Grundkrav för att få avdrag för ökade levnadskostnader

För att avdrag för ökade levnadskostnader ska medges måste den anställda, enligt 12 kap. 6 § IL, göra en tjänsteresa

• med övernattning
• till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten.

Tjänsteresor till utlandet ska behandlas för sig vid prövning av avdrag för ökade levnadskostnader. Kostnadsökningen ska beräknas separat för varje enskild tjänsteresa.

Vad är traktamente?

Traktamente är den ersättning (kostnadsersättning) som en anställd kan få av sin arbetsgivare för att täcka ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Till ökade levnadskostnader räknas utgifter för måltider och diverse småutgifter (dagtraktamente) samt utgifter för logi (nattraktamente). Traktamentet är dock inte avsett att täcka hela kostnaden för måltiderna utan enbart den fördyring som beror på tjänsteresan.

Dag- och nattraktamenten och andra kostnadsersättningar, t.ex. bilersättningar, är skattepliktiga. En anställd har dock rätt till avdrag för ökade levnadskostnader när tjänsteresan har varit förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten, vilket normalt medges enligt en schablon (normalbelopp). För att underlätta för den anställda och för arbetsgivaren gör man en så kallad ”tyst kvittning” om ersättningen från arbetsgivaren motsvarar normalbeloppet eller är lägre än normalbeloppet. Kvittningen gör arbetsgivaren genom en kryssmarkering på arbetsgivardeklarationen på individnivå. Den anställda ska då inte redovisa ersättningen i sin inkomstdeklaration och får inte heller göra något avdrag.

Utlandstraktamenten

Om den anställda har fått dagtraktamente för en tjänsteresa utomlands medges avdrag för merkostnader för måltider och småutgifter för varje hel dag med ett normalbelopp och för varje halv dag med ett halvt normalbelopp. Om den anställda kan visa att kostnadsökningen under tjänsteresan varit större än normalbeloppet medges avdrag med belopp som motsvarar den faktiska utgiftsökningen (12 kap. 15 § IL).

Normalbelopp

Vid beräkningen av avdraget används för tjänsteresa i utlandet ett normalbelopp.

Avdrag kan medges med högst ett helt normalbelopp per dag. Om en ny tjänsteresa påbörjas senare på kvällen samma dag, som en annan tjänsteresa har avslutats efter kl. 19.00, kan avdrag därmed inte medges för denna kväll. Se exempel under Maximibelopp.

Normalbeloppet för varje land motsvarar den normala ökningen av levnadskostnaderna under en hel dag för frukost, lunch och middag som består av en rätt på restaurang av normal standard samt för småutgifter. Om det finns särskilda skäl, får normalbeloppet avse ökade utgifter för måltider på en restaurang av bättre standard (12 kap. 11 § andra stycket IL).

Vid resa utomlands bör en större del av ökningen av levnadskostnaderna anses hänförlig till småutgifter, t.ex. för telefonsamtal (SKV A 2023:14). Normalbeloppet (hela eller delar av detta) för aktuellt land bör därför minskas med

• 85 procent för den som har fått helt fri kost
• 70 procent för den som har fått lunch och middag
• 35 procent för den som har fått lunch eller middag
• 15 procent för den som endast har fått frukost

Skatteverket utfärdar varje beskattningsår allmänna råd om normalbelopp för beräkning av avdrag för ökade levnadskostnader i utlandet vid tjänsteresa, tillfälligt arbete och dubbel bosättning. Storleken på normalbeloppet varierar från land till land beroende på kostnadsläget i respektive land (SKV A 2023:18).

Skillnad om man har fått traktamente eller inte

Vid beräkning av avdrag för ökade levnadskostnader för måltider och småutgifter görs viss skillnad på om den anställda har fått traktamente eller inte för tjänsteresan. Med arbetsgivare jämställs annan utbetalare av traktamente om den huvudsakliga delen av arbetet har utförts för denne (12 kap. 6 § tredje stycket IL).

Dagtraktamente har betalats ut

Om den anställda har fått ersättning för ökade utgifter för måltider och småutgifter (dagtraktamente) får hen göra avdrag med ett normalbelopp för varje hel dag och med ett halvt normalbelopp för varje halv dag (12 kap. 15 § första stycket IL).

Om arbetsgivaren har betalat ut dagtraktamente och genom en kryssmarkering på kontrolluppgiften upplyst om att den anställda har fått traktamente, ska den anställda i normalfallet inte göra ytterligare avdrag för ökade levnadskostnader för samma resa.

Om arbetsgivaren betalat ut dagtraktamente som är lägre än schablonen (normalbeloppet) kan ytterligare avdrag medges. Dagtraktamentet som den anställda fått ska då tas upp som inkomst i inkomstdeklarationen och avdrag kan då medges motsvarande schablonen (normalbeloppet).

Den anställda får göra avdrag med ett helt normalbelopp för en hel dag även när hen har fått dagtraktamente som är mindre än normalbeloppet för landet. Om avresedagen eller hemresedagen på tjänsteresan har varat en halv dag får den anställda på motsvarande vis göra avdrag med ett halvt normalbelopp. För att få det högre avdraget ska den anställda redovisa traktamentsersättningen i sin deklaration och göra avdrag för ett helt respektive halvt normalbelopp.

Den anställda kan i vissa fall få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med normalbeloppet. I så fall krävs att den anställda kan visa att utgiftsökningen under en tjänsteresa varit större än normalbeloppet (12 kap. 15 § andra stycket IL).

Dagtraktamente har inte betalats ut

Om den anställda inte har fått dagtraktamente men kan göra sannolikt att hen har haft ökade utgifter för måltider och småutgifter medges avdrag för varje hel dag med ett normalbelopp och för varje halv dag med ett halvt normalbelopp (12 kap. 16 § första stycket IL).

Av Skatteverkets allmänna råd SKV A 2023:14 framgår att för att avdrag ska medges för normalbelopp bör en tillfredställande utredning avseende förrättningarna lämnas. Uppgifter bör lämnas om

• datum för förrättningen,
• syftet med förrättningen,
• tidpunkt för avresa och hemkomst, samt
• förrättningsorter.

Om den anställda visar att utgiftsökningen under en tjänsteresa varit större än normalbeloppet medges avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för normalbeloppet (12 kap. 16 § tredje stycket IL).

Avdrag efter tre månader

Om man är på tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten får man avdrag för ökade levnadskostnader under en tremånadersperiod. Därefter kan man fortfarande ha rätt till avdrag, men då med ett reducerat belopp. Rätten till avdrag för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa bedöms då enligt reglerna om tillfälligt arbete.

Logikostnad

I första hand medges avdrag för logikostnad med belopp som motsvarar den faktiska utgiften.

Om den anställda inte kan visa den faktiska utgiften medges hen avdrag enligt schablon med ett halvt normalbelopp (nattraktamente).

Om den anställda vistas i flera länder under samma dygn, medges avdrag för logi med ett halvt normalbelopp för det land där hen vistats största delen av tiden mellan kl. 06.00 och kl. 24.00. Detta innebär att samma normalbelopp ska gälla för såväl måltider och småutgifter som för logi oavsett om övernattningen har skett i ett annat land.  

Exempel: vistats i flera länder under samma dygn

En förare börjar sin tjänsteresa kl. 07.00 dag 1 i Malmö. Resan går via Danmark och hen anländer med färjan till Tyskland. kl. 13.00 dag 1. Hen övernattar i Tyskland och påbörjar återresan dag 2. Hen anländer till Danmark kl. 14.00 och stannar i Köpenhamn för omlastning. Föraren lämnar Danmark kl. 23.00 och avslutar resan i Malmö kl. 24.00.

Föraren har rätt till avdrag för dag 1 med normalbeloppet för Tyskland där hen tillbringat längst tid av dagen. För dag 2 gäller normalbeloppet för Danmark där hen tillbringar längst tid. För natten till dag 2 har hen rätt till halva normalbeloppet för Danmark trots att han har övernattat i Tyskland.

För att avdrag ska kunna medges enligt schablon bör den anställda kunna styrka att hen har övernattat på arbetsorten (12 kap. 13 § IL).

Om arbetsgivaren har betalat ut ersättning för logi motsvarande nattraktamente eller motsvarande faktiska utgifter och genom en kryssmarkering på kontrolluppgiften upplyst om att den anställda har fått ersättning för logi, ska den anställda i normalfallet inte göra ytterligare avdrag för logi för samma resa.

Det är endast i de fall den anställda själv har haft en högre faktisk utgift för logi än vad arbetsgivaren ersatt, som ytterligare avdrag kan medges. Ersättningen för logi som den anställda fått ska då tas upp som inkomst i inkomstdeklarationen och avdrag kan då medges motsvarande den faktiska utgiften för logi.

Övernattning i egen bostad

Avdrag för logikostnader kan medges när övernattning sker i en egen bostad. Beroende på omständigheterna kan avdrag medges med schablonbelopp, hela kostnaden för bostaden eller viss del av kostnaden. Läs om omständigheterna under Övernattning i egen bostad på sidan om tjänsteresor i Sverige. Samma regler gäller vid övernattning inom och utanför Sverige; det är endast beloppen som varierar.

Exempel: tjänsteresor till Italien

Eva bor i Sverige och är anställd av ett svenskt AB och arbetar för bolaget i Sverige. Bolaget har ett dotterbolag i Italien där Eva är vd. Hon åker till bolaget i Italien ca 3–4 dagar i månaden. Hon får inte någon lön från det italienska bolaget. Hittills har hon bott på hotell när hon varit i Italien men ska eventuellt köpa en liten lägenhet för att bo i när hon är där. Eva har inte tänkt flytta till Italien. Har Eva rätt till avdrag för logikostnader med kostnaden för lägenheten?

Eva är i Italien på tjänsteresa ca 3–4 dagar per månad, vilket innebär 2–3 övernattningar. Eftersom Eva har så få övernattningar varje månad är köpet av en lägenhet i Italien inte motiverat av omfattningen av tjänsteresorna. Eva får därför anses köpa en lägenhet främst av privata skäl. Hon kan ändå antas få merkostnader p.g.a. övernattningarna så avdrag kan medges med ett halvt normalbelopp för Italien för de nätter hon övernattar p.g.a. tjänsteresorna.

Förlängning av tjänsteresa

En tjänsteresa kan ibland förlängas av privata skäl eller på arbetsgivarens initiativ. Anledningen till förlängningen och den totala kostnaden för tjänsteresan avgör om kostnaderna för resa, hotell och traktamente blir skattepliktiga när arbetsgivaren betalar dessa.

Vistelse i flera länder under samma dag

Om en anställd vistas i flera länder under samma dag medges avdrag med ett normalbelopp för det land där hen har tillbringat längst del under tiden kl. 06.00–24.00 (12 kap. 12 § IL).

Om den anställda vistas största delen av tiden för tjänsteresan i Sverige under avrese- eller hemkomstdagen medges avdrag enligt reglerna för tjänsteresa i Sverige.

När det gäller att avgöra i vilket land den anställda har vistats den längsta delen av en dag ska tiden för följande delar av en internationell resa inte räknas:

• tiden för resa med båt eller flygplan från hamnen eller flygplatsen i ett land till hamnen eller flygplatsen i ett annat land
• tiden för mellanlandning för tankning eller liknande.

Däremot ska tiden för förflyttningar och väntetider räknas med i vistelsetiden i ett land. Det kan t.ex. bli aktuellt vid byte till inrikesflyg inom destinationslandet. Vistelsetiden i destinationslandet räknas från den tidpunkt den anställda anländer till landet.

Den som tillbringar hela dagen (kl. 06.00–24.00) på transportmedel som går i internationell trafik medges avdrag med belopp som motsvarar helt maximibelopp för resa i Sverige, d.v.s. 290 kr. Anledningen till detta är att priset på varor och tjänster ombord på transportmedlet inte direkt beror på prisläget i något visst land.

När man reser mellan orter som inte ligger i samma tidszon beräknas vistelsetiden med utgångspunkt i den lokala tiden för respektive ort (SKV A 2023:14).

Den anställda får avdrag med samma lands normalbelopp (eller maximibelopp om det är Sverige) både för natten och dagen under ett dygn. Det kan medföra att den anställda får avdrag med nattschablonen för ett annat land än det där hen faktiskt övernattar. Detta kan bli aktuellt t.ex. för en lastbilschaufför som övernattar (kl. 24.00–06.00) i land A och sedan tillbringar större delen av dagen (kl. 06.00–24.00) i land B. Lastbilschauffören får alltså i det här fallet avdrag med normalbeloppet för land B både för natten och dagen.