När en handling räknas som inkommen till en myndighet

Huvudregeln

En handling anses komma in till en myndighet den dag då handlingen, eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till myndigheten eller kommer en behörig tjänsteman till handa (10 § första stycket FL).

Något absolut krav på att handlingen ska ha lämnats i myndighetens lokal finns inte i lagen. Det räcker med att en behörig tjänsteman tagit emot den vid t.ex. en förrättning. I rättspraxis har även godtagits att handlingen lämnats till behörig tjänsteman i dennes bostad. En överklagandehandling, som skulle ha ingetts till länsstyrelsen men lämnades till vederbörande landskamrerare i dennes bostad, på överklagandetidens sista dag – efter det att länsstyrelsens lokaler stängts för allmänheten – ansågs ha kommit in i rätt tid (RÅ 1957 ref. 46).

Vem som i det enskilda fallet ska räknas som behörig tjänsteman får avgöras bl.a. med ledning av myndighetens arbetsordning. Normalt tas handlingen emot av någon som på myndighetens vägnar har att utföra detta, exempelvis registratorn.

Om en myndighet särskilt underrättas om att ett telegram till myndigheten finns hos ett företag som driver televerksamhet anses telegrammet komma in redan när underrättelsen når en behörig tjänsteman (10 § första stycket FL). Hur denna underrättelse gått till saknar betydelse.

Ett elektroniskt meddelande (e-postmeddelande) anses normalt komma in när det når myndighetens elektroniska adress.

Kompletterande bevisregel

En handling kan ha anlänt till en myndighet efter expeditionstidens slut. Om det kan antas att handlingen eller avi om handlingen viss dag lämnats i myndighetens lokal eller avskilts för myndigheten på postanstalt ska den anses ha kommit in den dagen om den kommer behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag (10 § andra stycket FL). Det innebär att enskilds rätt inte går förlorad på grund av att myndigheten t.ex. dröjer med att hämta de försändelser som anlänt till en postanstalt en viss dag. Inte heller den omständigheten att en handling avlämnats i myndighetens lokal till någon som inte är behörig att ta emot den ska i allmänhet medföra att handlingen inte anses ha kommit in den dagen. Kommer handlingen i sistnämnda fall en behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag bör den anses ha kommit in den dag då den avlämnats.

Förfallotiden är kl. 24. Någon mera omfattande utredning för att konstatera om handlingen har funnits i myndighetens lokal före kl. 24 viss dag bör normalt inte företas. I stadgandet ges en tumregel som innebär att om det kan ”antas” att handlingen har kommit in före kl. 24 ska den anses ha kommit in den dagen. Det bör normalt räcka med att det inte framstår som osannolikt att så varit fallet (Hellners-Malmqvist, 2010, s. 130). I praktiken innebär detta att all post som finns hos myndigheten på morgonen ska anses ha kommit in till myndigheten föregående dag om ingenting talar emot det. Det innebär vidare att om t.ex. en poststämpel eller en anteckning på handlingen visar att den kommit in efter kl. 24 ska den anses ha kommit in för sent.

Även när det gäller att avgöra om en handling viss dag avskilts för myndigheten på postanstalt bör beviskravet sättas lågt. I förarbetena uttalas följande:

Det bör vara tillräckligt att det med hänsyn till förefintliga uppgifter om t.ex. dag för försändelsens poststämpling, försening av postgången och rutiner vid insortering av försändelser i postfack och postboxar inte framstår som osannolikt att handlingen viss dag funnits tillgänglig för myndigheten på postanstalt (prop. 1971:30 del 2 s. 370).

Avsändaren ansvarar för att en handling kommit in i rätt tid

I många situationer är det väsentligt att kunna bedöma när en handling har kommit in till en myndighet. För en självdeklaration som inte kommit in i rätt tid kan exempelvis förseningsavgift tas ut, en ansökan som kommit in för sent kanske inte prövas o.s.v.

Avsändaren ansvarar för att en handling kommer in i rätt tid (prop. 1971:30 del 2 s. 369). Detta innebär att om en handling, som exempelvis befordras som postförsändelse, inte når adressaten (myndigheten) i rätt tid kommer avsändaren att drabbas av den rättsföljd som följer av att handlingen inte kommit in till myndigheten i rätt tid.

Myndigheten kan kräva en bekräftelse

FL innehåller inte något krav på att ansökningar, överklaganden eller andra meddelanden till en myndighet ska vara undertecknade. Myndigheten får från fall till fall avgöra om ett inte underskrivet meddelande kan godtas eller om det behövs en bekräftelse på att meddelandet kommer från den angivna avsändaren. Telegram eller annat meddelande som inte är underskrivet ska bekräftas av avsändaren genom en egenhändigt undertecknad handling om myndigheten begär det (10 § tredje stycket FL). Skäl att begära bekräftelse kan exempelvis föreligga om det bedöms som väsentligt att få klarhet i om meddelandet faktiskt är avsänt av den som angetts som avsändare. Om myndigheten begär en sådan bekräftelse men denna inte kommer in får meddelandet anses som en inkommen inte undertecknad handling. Myndigheten måste då bedöma vilken verkan detta ska få. Frågan om det behövs en bekräftelse ska bedömas med beaktande av den allmänna regeln i 7 § FL om snabb och enkel handläggning.

Har det i tillämplig författning uttryckligt angetts att en handling ska vara undertecknad kan avvisning av parts talan bli aktuell.

Regeringsrätten har funnit att en telefaxkopia av en handling som är undertecknad med ett namn inte utgör en egenhändigt undertecknad handling (RÅ 1992 not. 571 och not. 572). Ett överklagande med elektronisk signatur har ansetts inte vara egenhändigt undertecknat (RÅ 2002 not. 206).

En åtgärd som inleder ett mål ska vara skriftlig, 3 § första stycket förvaltningsprocesslagen (FPL). Tidigare har i bestämmelsen även angetts att en ansökan eller ett överklagande från en enskild ska vara egenhändigt undertecknad. Det kravet har nu tagits bort (lag [2013:86] om ändring i FPL).

Ett överklagande ska ges in till den myndighet som har meddelat det beslut som överklagas. Det slopade underskriftskravet innebär att en enskild som vill överklaga till allmän förvaltningsdomstol kan sända in sitt överklagande på valfritt sätt till myndigheten, t.ex. genom e-post eller fax. I FPL har införts en regel om att en handling ska bekräftas av avsändaren om rätten anser att det behövs, 44 § tredje stycket FPL. Denna bestämmelse tillämpas av domstolen.

Inkommande handlingar på främmande språk

En handling som inte är skriven på svenska ska anses ha kommit in till myndigheten den dag den anlänt (prop. 1973:30 s. 71). När en eventuell översättning sker saknar således betydelse vid bedömningen av om en handling har kommit in i rätt tid eller inte.

Handlingar som anländer till myndigheten på helgdagar

I lagen (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid finns bestämmelser som reglerar när en handling i vissa fall ska ha kommit in. Om en handling ska ha kommit in senast ett visst datum och detta datum är en söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton, räknas närmast följande vardag som slutdag (2 § nämnda lag).