Representation

Förutsättningar för avdrag för representation

De regler för representation som gäller i inkomstslaget näringsverksamhet tillämpas även i inkomstslaget tjänst (12 kap. 1 § IL, se även 16 kap. 2 § IL och SKV A 2004:5).

Utgifter för representation och liknande ändamål är avdragsgilla om de har ett omedelbart samband med verksamheten, till exempel vid affärsförhandlingar eller liknande. Detta kallas extern representation. Det finns också intern representation som vid personalfester med mera. I inkomstslaget tjänst kan det bara vara fråga om avdrag för extern representation.

Praxis är restriktiv till avdrag för representationskostnader. Detta gäller i synnerhet sådana kostnader som gäller representation i hemmet. Det beror på att det är svårt att skilja mellan representation som ett normalt led i affärsförhandlingar eller motsvarande, och privat gästfrihet mot kollegor, affärsförbindelser eller personliga vänner.

Kostnaderna för representationen ska kunna styrkas med en restaurangnota eller liknande och genom löpande förda anteckningar. Noggranna anteckningar bör även föras över vilka personer och företag som representationen har utövats mot. När det gäller utgifter för representation i hemmet ska motsvarande uppgifter antecknas för varje representationstillfälle.

Avdragsram

Avdrag medges i det enskilda fallet inte med större belopp än som kan anses skäligt. Avdrag för måltidsutgifter för lunch, middag eller supé är högst 90 kr per person exklusive mervärdesskatt. För den som inte är skattskyldig till mervärdesskatt eller har rätt till återbetalning av mervärdesskatt ökas avdragsramen med mervärdesskatten på måltidsutgiften.

Ersättning från arbetsgivaren

Om en anställd har fått ersättning från arbetsgivaren för representation kan detta ses som ett tecken på att viss representationsskyldighet finns. En sådan ersättning ska tas upp som inkomst och avdrag får därefter yrkas enligt gällande regler för representation.

Utlägg – varken skatteplikt eller avdragrätt

I vissa fall kan arbetsgivaren ha en överenskommelse med den anställde att denne lägger ut kostnaden för representation och i relativt nära anslutning till representationstillfället får tillbaka sitt utlägg från arbetsgivaren mot överlämnande av kvittot. Om kvittot då kan anses vara företagets verifikation, i enlighet med bokföringslagens krav på hur en verifikation ska vara utformad, anses utgiften vara företagets, inte den anställdes. Företagets återbetalning av den anställdes utlägg är då inte skattepliktig. Givetvis får den anställde i detta fall inte avdrag för representationskostnaderna.

Rättsfall om riksdagsledamot

En riksdagledamot fick avdrag för representationskostnader som hade ett omedelbart samband med hans verksamhet som riksdagsledamot (RÅ 1989 ref. 26). Högsta förvaltningsdomstolen godtog kostnader för måltider och kaffe i samband med sammanträden och överläggningar som avdragsgilla representationskostnader. Däremot ansåg domstolen att kostnader för vissa måltider och blommor till personalen hade sin grund i personlig uppskattning eller personlig gästfrihet och de var därför inte avdragsgilla.