Upprättad hos en myndighet

Upprättad

En handling som skapas hos en myndighet kan sägas bli allmän handling när den har fått sin slutliga utformning. En handling anses upprättad hos en myndighet i följande fall (2 kap. 7 § TF):

• när myndigheten sänder iväg (expedierar) handlingen
• om den inte expedieras – när det ärende som handlingen hör till är slutbehandlat
• om den inte hör till ett bestämt ärende – när handlingen har justerats eller färdigställts på annat sätt.

Expediering

En handling anses upprättad när den har expedierats. Den anses vara expedierad så snart den har avsänts från myndigheten (2 kap. 7 § första stycket TF).

Ärendet slutbehandlat

Handlingar som inte ska expedieras anses upprättade när det ärende till vilket de hör är slutbehandlat hos myndigheten (2 kap. 7 § första stycket TF).

Justerad eller färdigställd

En handling som varken har expedierats eller hör till ett visst ärende anses upprättad när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Detta gäller t.ex. för protokoll och liknande anteckningar. Det krävs inte något formellt förfarande för att en handling utan ärendeanknytning ska anses vara färdigställd och därmed också upprättad (prop. 1975/76:160 s. 143). Enligt praxis krävs det dock att någon form av åtgärd vidtas som visar att en handling är färdigställd och därmed också upprättad (RÅ 1998 ref. 52).

Diarier och löpande förda förteckningar

Diarier, journaler och liknande handlingar som förs fortlöpande anses upprättade när handlingen har färdigställts för anteckning eller införing (2 kap. 7 § andra stycket 1 TF). Ett diarium anses alltså som upprättat så snart det har lagts upp.

Minnesanteckningar

En anteckning som har kommit till endast för ett ärendes föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon sakuppgift är en minnesanteckning (2 kap. 9 § första stycket TF). Minnesanteckningar kan t.ex. vara föredragningspromemorior och andra anteckningar som görs under beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet några sakuppgifter. Begreppet minnesanteckning i TF har en betydligt mer begränsad innebörd än i dagligt tal och ska inte förväxlas med tjänsteanteckning enligt 15 § FL. En tjänsteanteckning som upprättas vid telefonsamtal, personligt besök och liknande är inte en minnesanteckning enligt TF.

En minnesanteckning i ett ärende hos en myndighet ska normalt gallras innan ärendet arkiveras. Minnesanteckning blir då inte en allmän handling. Om minnesanteckningen däremot tas om hand för arkivering blir den en allmän handling eftersom den anses som upprättad (2 kap. 9 § TF).

Elektroniska arbetsgrupper

Inlägg och liknande som skrivs i myndighetsinterna elektroniska arbetsgrupper blir inte allmänna handlingar om de inte arkiveras.

Elektroniska kalendrar

Högsta förvaltningsdomstolen anser att elektroniska kalendrar i en myndighets datorsystem inte är att betrakta som sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande i den mening som avses i 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF. Kalendrarna var inte upprättade och de var därför inte allmänna handlingar (HFD 2015 ref. 4).

Telefonlistor

De telefonlistor som finns i exempelvis Skatteverkets interna informationssystem anses enligt Skatteverkets vara omhändertagna för arkivering och utgör därför allmänna handlingar (JO 2000/01:JO1 s. 529).

Utkast och andra mellanprodukter

En myndighet kan som ett led i sin interna beredning av ett ärende behöva skicka utkast eller koncept, s.k. mellanprodukter, med begäran om synpunkter till någon utomstående, exempelvis en annan myndighet eller en expert, utan att handlingarna blir allmänna. Utkast eller koncept till myndighets beslut eller en skrivelse och annan därmed jämställd handling som inte har expedierats anses inte vara allmän handling om de inte arkiveras (2 kap. 9 § andra stycket TF). Handlingen anses i dessa fall inte vara allmän hos den myndighet som har framställt den och inte heller hos en myndighet som har tagit emot den för preliminär granskning (prop. 1975/76:160 s. 170).

Remissförfarande m.m.

Handlingar som Skatteverket lämnar ifrån sig i informationssyfte eller handlingar som är föremål för remissförfarande enligt 13 § FL blir allmänna handlingar (prop. 1975/76:160 s. 170).

Rättsfall

• Uppgifter som hade skickats mellan en skattemyndighet och Riksskatteverket via e-post ansågs vara allmänna handlingar. Domstolen prövade även frågan om sådant utkast som avses i 2 kap. 9 § andra stycket TF och som sänts över till annan myndighet för synpunkter hade omhändertagits för arkivering (RÅ 1999 ref. 36).
• Blanketter för anmälan av myndighetspersonals bisysslor ansågs vara del av ärendehantering och därför upprättade först när ärendet slutbehandlats (RÅ 2004 ref. 49).
• En förteckning över e-post (e-postlogg) i en kommuns interna system var att betrakta som ett sådant diarium, register eller annan förteckning som förs löpande och som avses i 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF. E-postloggen var därför att betrakta som en allmän handling så snart den finns färdig för att ta emot och skicka iväg e-post (RÅ 1998 ref. 44).
• E-postmeddelanden utan ärendeanknytning som hade skickats mellan tjänstemän inom en myndighet ansågs inte vara färdigställda och således inte upprättade. Därmed var de inte allmänna handlingar (HFD 2013 ref. 86).
• Ett e-postmeddelande hade skickats från en enskild tjänsteman hos Skatteverket till ett antal handläggare vid verket efter ett möte där en viss skattefråga hade diskuterats. Meddelandet innehöll upplysningar om att frågan hade diskuterats, information till handläggarna, vissa instruktioner och information om att en viss delfråga ännu inte hade diskuterats färdigt. Kammarrätten konstaterade att skickandet av meddelandet i sig inte innebar att handlingen var färdigställd. Meddelandet hade inte godkänts av någon behörig befattningshavare, skrivits ut eller undertecknats av författaren i den mening som avses i HFD:s praxis. Det hade inte heller omhändertagits för förvaring eller på något annat sätt färdigställts. Det framgick klart att frågeställningarna som behandlats vid mötet ännu inte hade diskuterats färdigt då meddelandet skickades till handläggarna. Handlingen var därmed inte att betrakta som allmän (KRNS 2014-02-07, mål nr 7490-13).
• Fakturaunderlag var inte arbetsmaterial när faktureringsunderlaget var avslutat genom att en faktura hade skickats ut. Även underlaget var alltså en allmän handling (KRNS 2012-08-31, mål nr 4377-12).
• En historikfil, ibland kallad globalfil, skapas automatiskt av programmen för sökning på internet och är bl.a. ett hjälpmedel för att underlätta för den som uppsöker hemsidor på internet att hitta tillbaka till den aktuella sidan. Globalfilen förs kontinuerligt och för obestämd tid. Den är att anse som en sådan förteckning som förs fortlöpande och som avses i 2 kap. 7 § andra stycket TF. Den anses som upprättad i och med att den tekniskt är färdig för att påföras adresser till hemsidorna och är därmed allmän handling (RÅ 1999 ref. 18 II).

Kompletterande information

• Allmänna handlingar i elektronisk form (SOU 2010:4).