Svenska regler om dokumentation

Regler om dokumentationsskyldighet i SFL m.m.

Bestämmelser om dokumentationsskyldighet för prissättning av transaktioner mellan företag i intressegemenskap finns i 39 kap. 15-16 §§ SFL och i 9 kap. 9 § SFF. Skatteverket har även gett ut föreskrifter om dokumentationsskyldighet (SKVFS 2007:1) samt ytterligare information i form av ett meddelande (SKV M 2007:25). Sådana internationella transaktioner mellan två eller flera företag som omfattas av dokumentationsskyldigheten kallas för ”interna transaktioner” i Skatteverkets föreskrifter (1 § SKVFS). Samma beteckning används i detta avsnitt.

Syftet med dokumentationsreglerna

Det främsta syftet med dokumentationsreglerna är att säkerställa att dokumentationen kan ligga till grund för att bedöma om priser och andra villkor mellan koncernföretag motsvarar vad som skulle ha avtalats mellan oberoende näringsidkare (prop. 2005/06:169 s.103). Företagen var redan innan dessa regler infördes skyldiga att känna till om deras prissättning var armlängdsmässig och i praktiken var detta bara möjligt om företagen upprättade sådan dokumentation. Bara då kunde prissättningen utvärderas på ett tillförlitligt sätt (prop. 2005/06:169 s.102).

Vilka är dokumentationsskyldiga?

Den som är skattskyldig för inkomst av näringsverksamhet ska upprätta skriftlig dokumentation avseende transaktioner med ett företag som är begränsat skattskyldigt enligt IL. Bestämmelser om vilka företag som är skyldiga att upprätta dokumentation finns i 39 kap. 15 § SFL. Detta gäller dock bara om det är fråga om en sådan ekonomisk intressegemenskap som anges i 14 kap. 20 § IL.

Dokumentationskrav vid intressegemenskap genom kapitalinnehav

Om den ekonomiska intressegemenskapen uteslutande kan hänföras till ett företags direkta eller indirekta kapitalinnehav i ett eller flera andra företag så behöver dokumentation bara upprättas om kapitalandelen i varje led uppgår till mer än 50 procent. Vid indirekt ägande innebär detta att innehavarens andel av kapitalet bestäms med utgångspunkt i den lägsta kapitalandelen som förekommer i något led av ägarkedjan.

Dokumentationskrav vid intressegemenskap genom ledning och övervakning

Ekonomisk intressegemenskap kan även uppkomma genom ledning och övervakning av ett annat företag och i dessa fall kan det vara svårt att avgöra om det finns ett tillräckligt stort inflytande. För att öka förutsebarheten för de företag som inte uppfyller kravet på kapitalandel men som ändå berörs av dokumentationskraven begär Skatteverket bara att följande företag ska lämna dokumentation:

• Juridiska personer som äger eller ägs av andra juridiska personer under förhållanden som motsvarar de som anges i 1 kap. 11 § ABL för moderbolag och dotterföretag.
• Juridiska personer som på något annat sätt ingår i en intressegemenskap.

Bara aktiebolag kan vara moderbolag enligt definitionen i 1 kap. 11 § ABL. Enligt Skatteverkets synsätt föreligger dock sådan ekonomisk intressegemenskap som medför dokumentationsskyldighet om

• ägarföretaget är någon annan typ av juridisk person såsom handelsbolag, ekonomisk förening, stiftelse, utländsk juridisk person m.m., och
• ägarföretaget vid en prövning av villkoren i 1 kap. 11 § ABL skulle ha ansetts vara moderbolag.

Dokumentationskrav för oäkta koncerner m.fl.

Dokumentationsskyldighet kan föreligga även för en juridisk person som på något annat sätt ingår i en intressegemenskap. Med detta avses att en fysisk person, ensam eller tillsammans med sådana närstående personer som anges i 2 kap. 22 § IL, har det bestämmande inflytandet över två eller flera juridiska personer utan att dessa ingår i ett formellt koncernförhållande (en s.k. oäkta koncern). Även när en trust eller annan rättsfigur som inte är en juridisk person har det bestämmande inflytandet över två eller flera juridiska personer anser Skatteverket att dessa har en sådan ekonomisk intressegemenskap med varandra som medför dokumentationsskyldighet.

Armlängdsprincipen gäller även om dokumentation inte krävs

På grund av de begränsningar som anges ovan kommer vissa företag att vara i ekonomisk intressegemenskap med varandra enligt 14 kap. 20 § IL utan att Skatteverket kräver att dokumentation ska upprättas. Detta innebär dock inte att dessa företag kan underlåta att tillämpa armlängdsprincipen i sina interna transaktioner. Om prissättningen i dessa fall skulle vara felaktig kan korrigering ske enligt korrigeringsregeln.

Inget dokumentationskrav för handelsbolag

Ett handelsbolag är inte skattskyldigt för inkomst av näringsverksamhet och behöver därför inte upprätta dokumentation. Skatteverket anser att ett aktiebolag som är delägare i ett handelsbolag inte behöver upprätta dokumentation för handelsbolagets transaktioner med utländska koncernföretag. Aktiebolaget är visserligen skattskyldigt för sin andel av handelsbolagets resultat men handelsbolaget är en egen juridisk person med eget ansvar för bokförings- och deklarationsunderlag.

Transaktioner med ett fast driftställe omfattas inte

Dokumentationsskyldigheten omfattar inte transaktioner mellan ett svenskt företags ”huvudkontor” och dess utländska fasta driftställe. Inte heller omfattas transaktioner mellan ett utländskt företag och dess fasta driftställe i Sverige. Ett svenskt företag med fast driftställe i utlandet är däremot skyldigt att upprätta dokumentation för transaktioner med ett utländskt närstående företag som är hänförliga till verksamheten i det fasta driftstället. Driftstället är en del av det svenska företaget och det är det svenska företaget som är motpart till det utländska företaget och därmed den som är skyldig att dokumentera interna transaktioner med det utländska företaget.

Skatteverket anser att ett svenskt företag inte är skyldigt att dokumentera transaktioner med ett utländskt koncernföretags fasta driftställe i Sverige, och som det utländska företaget är skattskyldigt för i Sverige.

Vad ska dokumentationen innehålla?

Dokumentationen ska enligt 9 kap. 9 § SFF innehålla

• en beskrivning av företaget, organisationen och verksamheten
• uppgift om arten och omfattningen av transaktionerna,
• en funktionsanalys
• en beskrivning av den valda prismetoden samt
• en jämförbarhetsanalys.

Dokumentationen ska ligga till grund för en rimlig bedömning

Dokumentationen behöver bara innehålla sådana uppgifter som behövs för att kunna göra en rimlig bedömning av om priser och andra villkor i interna transaktioner överensstämmer med armlängdsprincipen (2 § SKVFS 2007:1). När det gäller komplexa, svåröverskådliga och ovanliga transaktioner kan man i regel ställa högre krav på dokumentationen än vid enklare transaktioner av mer rutinmässig karaktär.

Mindre väsentliga transaktioner vars marknadsvärde är av liten betydelse för resultatet behöver inte dokumenteras. Vad som är en sådan mindre väsentlig transaktion får bedömas från fall till fall. Ett stort företag med hög omsättning och många transaktioner behöver i vissa fall inte dokumentera en transaktion som kanske hade behövt dokumenteras av ett mindre företag.

Juridisk och organisatorisk struktur ska beskrivas

Dokumentationen ska innehålla en beskrivning av koncernstrukturen där ägarförhållandena framgår. Även koncernens organisatoriska struktur av verksamheten ska beskrivas inklusive de väsentliga förändringar som gjorts under räkenskapsåret (3 § SKVFS 2007:1). Hur omfattande beskrivningen behöver vara kan variera från fall till fall. Ett svenskt dotterbolag i en multinationell koncern behöver emellertid inte lämna någon utförlig redovisning om de delar av koncernen som företaget inte har någon koppling till.

Finansiell information ska lämnas

Beskrivningen ska även innehålla sådan finansiell information som behövs för att kunna bedöma resultatet av den eller de prismetoder företaget använt under räkenskapsåret (4 § SKVFS 2007:1). Vilken information som behövs beror på vilken metod som använts. Om t.ex. nettomarginalmetoden tillämpats kan information om den utländske motparten behövas (se avsnitt 4.4.4 i SKV M 2007:25).

Branschspecifika förhållanden ska framgå

Beskrivningen ska vidare innehålla uppgifter om branschspecifika förhållanden och den inriktning på verksamheten som påverkat företagets prissättning (4 § SKVFS 2007:1). Det kan exempelvis handla om konkurrenssituation, strategier för att erövra marknadsandelar eller en omstrukturering av verksamheten.

Transaktionerna ska beskrivas

En tillämpning av armlängdsprincipen innebär att man jämför villkoren vid en intern transaktion med villkoren i en transaktion mellan oberoende företag. En viktig del i denna jämförbarhetsanalys är att identifiera likheter och skillnader i de varor, tjänster m.m. som ska jämföras. Därför ska dokumentationen innehålla en beskrivning av företagets interna transaktioner i förhållande till vart och ett av de företag man haft transaktioner med (5 § SKVFS 2007:1). Notera att det i detta sammanhang endast är transaktioner som har betydelse för prissättningen som ska dokumenteras samt att vissa transaktioner kan dokumenteras på ett förenklat sätt. Beroende på typ av transaktion och beroende på villkoren mellan parterna kan transaktionerna antingen beskrivas var för sig eller tillsammans.

Exempel på vad beskrivningen ska innehålla finns i 5 § SKVFS 2007:1. Exempel på vad dokumentationen kan behöva innehålla finns i avsnitt 4.5.1.4 i SKV M 2007:25.

Avtal som är viktiga för prissättningen ska anges

Dokumentationen ska som utgångspunkt innehålla de avtal som är väsentliga för prissättningen eller en förteckning över dessa avtal. Om företaget har ett stort antal avtal kan man istället upprätta en beskrivning av vilka olika huvudkategorier av avtal som företaget ingått samt vilka prismetoder avtalen innehåller (6 § SKVFS 2007:1). Om muntliga avtal förekommer ska dessa också anges eller förtecknas om de är viktiga för prissättningen.

Aktuella prissättningsbesked ska redovisas

Om det finns förhandsbesked i prissättningsfrågor (Advance Pricing Arrangement, APA) mellan företaget och en eller flera skattemyndigheter ska de redovisas. Detta gäller även andra förhandsbesked eller beslut om internprissättning som berör företaget (6 § SKVFS 2007:1).

Funktionsanalys ska finnas med

Dokumentationen ska innehålla en funktionsanalys där parternas verksamheter beskrivs, vilka tillgångar (materiella och immateriella) som används samt vilka risker som är förknippade med verksamheten (7 § SKVFS 2007:1).

Den valda prismetoden ska redovisas

Dokumentationen ska innehålla en beskrivning av vilken prismetod som valts och hur den har tillämpats (8 § SKVFS 2007:1). Det finns däremot inget krav på att redovisa varför en viss metod har valts eller varför övriga metoder inte har valts.

En jämförbarhetsanalys ska finnas med

En jämförbarhetsanalys ska ingå i dokumentationen där man beskriver de interna och externa jämförelsetransaktioner som använts. Det ska även framgå hur urvalet av sådana transaktioner har gått till (9 § SKVFS 2007:1). När man gör jämförbarhetsanalysen ska följande jämförelsefaktorer beaktas

• varans, tillgångens eller tjänstens särskilda egenskaper
• funktionsanalys
• avtalsvillkor
• ekonomiska omständigheter
• affärsstrategier.

Om justeringar har gjorts för att öka jämförbarheten så ska dessa justeringar beskrivas. I de fall företaget inte har identifierat några jämförelsetransaktioner ska dokumentationen innehålla en beskrivning av hur företaget kommit fram till att den valda prismetodiken stämmer överens med armlängdsprincipen.

Förenklad redovisning för transaktioner av mindre värde

För interna transaktioner av mindre värde får dokumentationen innehålla en förenklad redovisning (10 § SKVFS 2007:1). Det förenklade förfarandet finns för att dokumentationskravet inte ska bli alltför betungande för företagen. Med transaktioner av mindre värde avses varor till ett sammanlagt marknadsvärde av högst 630 prisbasbelopp per företag i koncernen samt övriga transaktioner till ett sammanlagt marknadsvärde av högst 125 prisbasbelopp per företag i koncernen. Möjligheten till förenklad redovisning gäller dock inte överlåtelse av immateriella tillgångar.

Det är storleken på transaktionerna som avgör om företaget kan lämna en förenklad redovisning och inte storleken på företaget. Prisbasbeloppet för 2016 har fastställts till 44 300 kr. Det innebär att ett företag kan dokumentera varutransaktioner på ett förenklat sätt för räkenskapsåret 2016 om transaktionerna för året uppgår till högst 27 909 000 kr per företag. Övriga transaktioner får uppgå till högst 5 537 500 kr per företag.

Vad den förenklade redovisningen ska innehålla framgår av bilagan till SKVFS 2007:1. Även om det till stora delar är samma typ av information som ska lämnas som i en fullständig dokumentation kan den förenklade redovisningen ske på ett mer kortfattat sätt. Den kan även redovisas i en uppställning eller i tabellform. Exempel på hur det kan se ut finns i bilaga 2 till SKV M 2007:25.

Underlag ska finnas för varje räkenskapsår

Interna handlingar och uppgifter som ingår i dokumentationen ska finnas för varje räkenskapsår (11 § SKVFS 2007:1). Om inga förändringar skett som påverkar prissättningen kan det räcka med en hänvisning till föregående års dokumentationsunderlag eller en uppgift om var materialet finns. Om man inte sätter armlängdspriser löpande måste företaget ha ett sådant underlag att det kan testa om de interna transaktioner man haft under året är förenliga med armlängdsprincipen.

Allt dokumentationsunderlag ska finnas senast vid den tidpunkt då deklarationen upprättas så att ett eventuellt pristest kan göras innan deklarationen ska lämnas in till Skatteverket.

Företaget måste ha rutiner för dokumentation

Företaget ska ha sådana rutiner att det är möjligt att sammanställa en dokumentation för varje räkenskapsår om Skatteverket begär det (11 § SKVFS 2007:1). Det finns dock inget krav på att det ska finnas ett färdigt och samlat ”paket” framtaget när deklarationen färdigställs.

Dokumentationen ska lämnas till Skatteverket på begäran

Dokumentationen ska inte bifogas deklarationen utan ska lämnas först när Skatteverket begär det (12 § SKVFS 2007:1). En sådan begäran, som kan avse hela eller delar av dokumentationen, får ske i samband med en revision av företaget och kan tidigast ske efter den tidpunkt då deklarationen ska lämnas in, inklusive tid för anstånd med deklarationsinlämnandet.

Företaget ska få rimlig tid på sig att ta fram dokumentation

Företaget ska ges rimlig tid att sammanställa sitt underlag till en fullständig dokumentation. En bedömning av vilken tid företaget kan behöva för att sammanställa dokumentationen får därför göras från fall till fall. Avgörandet beror på omfattningen av verksamheten samt företagets erfarenhet av dokumentationsfrågor. Enligt Skatteverket bör 30 dagar i normala fall tillämpas som utgångspunkt.

Vilket språk ska dokumentationen upprättas på?

Dokumentationen ska enligt 13 § SKVFS 2007:1 upprättas på något av följande språk

• svenska
• norska
• danska
• engelska.

Förvaring

Dokumentationen ska bevaras i tio år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (14 § SKVFS 2007:1 jfr även avsnitt 7.2 i SKV M 2007:25). Från och med 1 januari 2011 är arkiveringstiden sju år för räkenskapsmaterial enligt bokföringslagen (BFL). Denna arkiveringstid gäller även för bevarande av internprissättningsdokumentation.

Dokumentation upprättad enligt EUTPD uppfyller villkoren

Den dokumentationsskyldighet som SFL kräver anses uppfylld om dokumentationen har upprättats i enlighet med EUTPD (15 § SKVFS 2007:1). Även om dokumentationen är upprättad enligt EUTPD så ska bestämmelserna i 11-14 §§ SKVFS 2007:1 tillämpas om underlag för varje räkenskapsår, inlämnande, språk och förvaring.