Anteckningsskyldighet

Vad är myndighetens skyldighet?

En myndighet är skyldig att anteckna alla uppgifter som den inte har fått skriftligt – uppgifter som den har fått ”på annat sätt än genom en handling” – och som kan ha betydelse för utgången i ärendet (15 § FL).

Bestämmelsen ska ses som ett komplement till reglerna i 14 § FL om muntlig handläggning. Att de antecknas är också nödvändigt för att trygga parters rätt att få del av uppgifter enligt 16 § och 17 § FL.

Gäller endast vid myndighetsutövning

Anteckningsskyldigheten är begränsad till ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild. Detta utesluter givetvis inte att uppgifter kan behöva dokumenteras även i andra ärenden.

Anteckningsskyldighetens omfattning

Anteckningsskyldigheten omfattar inte bara uppgifter från parter utan även uppgifter från t.ex. personer som en enskild refererar till och uppgifter som myndigheten självmant hämtar in från andra myndigheter vid telefonsamtal. Varje myndighet är vidare skyldig att dokumentera information som den får på något annat sätt än genom muntligt eller skriftligt uppgiftslämnande, t.ex. genom att den själv besiktigar en fastighet.

Sammandrag av uppgifter

Något krav på att anteckningarna ordagrant ska återge de inhämtade uppgifterna finns inte. Det räcker med ett sammandrag av uppgifterna. Anteckningarna bör dateras och undertecknas av den tjänsteman som gjort dem (prop. 1985/86:80 s. 66).

JO har framhållit att en anteckning enligt 15 § FL ska vara permanent utförd samt daterad och signerad (JO:s beslut, 2009-03-25, dnr 1769-2008).

JO ansåg i ett fall att en anteckning, som en dåvarande skattemyndighet upprättat med anledning av att muntliga upplysningar hämtats in från en förskola och en försäkringskassa, var bristfällig eftersom den inte var daterad och inte angav vilka personer som lämnat uppgifterna (JO 1998/99:JO1, s. 214).

Minnesanteckning eller anteckning enligt 15 § FL

En anteckning som har kommit till endast för ett ärendes föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon sakuppgift utgör en minnesanteckning enligt 2 kap. 9 § första stycket TF.

En anteckning enligt 15 § FL kallas ofta för tjänsteanteckning och ska finnas om det är fråga om en sakuppgift som tillförs ärendet och som kan ha betydelse för utgången i ärendet.

Det är viktigt att skilja på om en anteckning är en minnesanteckning eller en tjänsteanteckning.

Muntlig bekräftelse av lämnade uppgifter

Det kan vara praktiskt att uppgifter som fås vid samtal med en enskild antecknas direkt och att anteckningarna gås igenom med den enskilde innan samtalet avslutas.

Skriftlig bekräftelse av muntliga uppgifter

En myndighet kan begära att den som lämnat en uppgift muntligen bekräftar skriftligen att uppgiften är korrekt. Detta kan behöva göras om det är oklart om handläggaren hos myndigheten uppfattat uppgiftslämnaren korrekt, eller om det är oklart vem uppgiftslämnaren är. Detta görs lämpligen genom att tjänsteanteckningen skickas till den som lämnat uppgiften.

Muntlig återkallelse av överklagande

Ett exempel på fall där uppgiften bör bekräftas skriftligen är när någon återkaller ett överklagande per telefon. Högsta förvaltningsdomstolen har ansett att muntlig återkallelse av ett överklagande hos en länsstyrelse inte var laga grund för avskrivning (RÅ 1979 2:36).

Upptagning för automatiserad behandling

En upptagning för automatiserad behandling ska enligt 4 kap. 3 § OSL tillföras handlingarna i ärendet i läsbar form om myndigheten har använt sig av upptagningen vid handläggningen av ärendet och inte särskilda skäl föranleder annat.

Bestämmelsen gäller även andra ärenden än sådana som avser myndighetsutövning mot enskilda och ska tillämpas framför 15 § FL även i ärenden om myndighetsutövning (jfr 3 § första stycket FL).