Arkivering

Arkivera på betryggande sätt

Arkiveringen ska ske på betryggande sätt (7 kap. 2 § BFL). Det innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sådant sätt att den inte riskerar att förstöras eller förkomma (BFNAR 2013:2 punkt 8.1). Av kommentaren till punkten framgår att det inte finns något generellt krav på att räkenskapsinformation ska förvaras i ett säkerhetsskåp. Det räcker att informationen förvaras på ett sätt som en normalt aktsam person förvarar viktiga handlingar. Förvaring i en fastighet som normalt inte står under regelbunden uppsikt, t.ex. en fritidsfastighet, är inte en godtagbar förvaringsplats. Arkiveringen anses vanligtvis betryggande om förvaringsplatsen inte är mer utsatt för risk för brand, översvämning, stöld eller liknande, än andra platser som normalt kan komma ifråga för förvaring av räkenskapsinformation.

Av kommentaren till punkt 8.1 framgår att en bedömning i det enskilda fallet ska göras utifrån arten av räkenskapsinformation, företaget och platsen för förvaring. Bedömningen kan då påverkas av om räkenskapsinformationen är av särskild betydelse för företaget och av möjligheten att återskapa informationen. För t.ex. krypteringsnycklar är kravet på säkerhet hög. Bedömningen påverkas även av om det finns en förhöjd risk för brand eller liknande beroende på företagets verksamhet, som t.ex. kemisk–teknisk verksamhet.

Transportera räkenskapsinformation

Kravet på att räkenskaperna ska arkiveras på ett betryggande sätt gäller även när man transporterar räkenskapsinformationen. I normalfallet kan räkenskapsinformation skickas med vanlig post, men kravet på säkerhet måste anpassas efter vilken typ av räkenskapsinformation som skickas och efter möjligheten att återskapa den (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 8.1).

Elektronisk räkenskapsinformation

Även för elektronisk räkenskapsinformation gäller de generella kraven att den ska förvaras och transporteras på ett betryggande sätt (BFNAR 2013:2 punkt 8.2). Vid bedömningen av om förvaringen sker på ett betryggande sätt kan man även behöva ta hänsyn till lagringsmediets allmänna kvalitet, d.v.s. till om det finns risk för att informationen försvinner eller inte ska gå att läsa.

Räkenskapsinformation som lagras på maskinläsbart medium och som fortfarande används i den löpande bokföringen ska säkerhetskopieras. Kravet på att materialet ska säkerhetskopieras gäller även för räkenskapsinformation som inte längre används i den löpande bokföringen, men som lagras på ett lagringsmedium som uppdateras eller till vilket data läggs till (BFNAR 2013:2 punkt 8.2). Av kommentaren till punkten framgår att det bl.a. beror på verksamhetens omfattning och intensitet hur ofta man ska säkerhetskopiera. I företag med många affärshändelser kan säkerhetskopiering behöva göras varje dag. I mycket små företag med få verifikationer kan det vara tillräckligt att säkerhetskopiera en gång i månaden eller i samband med bokföringen, om den har senarelagts i enlighet med punkterna 3.7–3.9 i det allmänna rådet.

Arkivering på ett överskådligt och åtkomligt sätt samt i ordnat skick

Räkenskapsinformationen ska vara lätt åtkomlig och den ska förvaras på ett överskådligt sätt (7 kap. 2 § BFL). I kraven på åtkomlighet och överskådlighet ligger att räkenskapsinformationen ska förvaras så att t.ex. revisorer eller myndigheter utan svårighet ska kunna få tillgång till informationen.

Informationen ska kunna hittas inom skälig tid, vilket gäller oberoende av om informationen lagrats elektroniskt eller på annat sätt. Arkivet behöver inte vara organiserat så att en utomstående granskare genast kan hitta all information utan att ta hjälp av den arkiveringsskyldige. Däremot måste arkiveringen skötas så att även en utomstående granskare ges möjlighet att omedelbart överblicka arkivets innehåll. I många fall är det därför nödvändigt att företaget upprättar en arkivplan.

En arkivplan ska innehålla uppgifter om vad som har arkiverats och var det förvaras. Om det behövs ska det även framgår hur arkivet är uppbyggt (BFNAR 2013:2 punkt 8.3).

I kravet på åtkomlighet ligger också att ett företag inte får organisera arkiveringen så att företaget själv i realiteten inte har tillgång till räkenskapsinformationen, och därmed heller inte kan ge andra tillgång till den. Om företaget förvarar räkenskapsinformationen hos t.ex. ett arkiveringsföretag ska företaget genom ett avtal eller liknande säkerhetsställa att det har tillgång till informationen.

Var ska man arkivera?

Räkenskapsinformation och maskinutrusning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformation i vanlig läsbar form eller i mikroskrift ska förvaras i Sverige (7 kap. 2 § BFL).

Under vissa förutsättningar får maskinläsbara medier förvaras permanent utomlands. Även verifikationer i pappersform får tillfälligt förvaras utomlands.

Räkenskapsinformation och maskinutrusning och system som avser verksamhet som företaget bedriver genom en filial i utlandet behöver inte förvaras i Sverige om företaget är bokföringsskyldigt för filialens verksamhet i det andra landet (7 kap. 5 § BFL).

Anmäla förvaring av maskinläsbara medier m.m. utomlands

Även om huvudregeln är att arkiveringen av räkenskapsinformation ska ske i Sverige, kan företag förvara maskinläsbara medier och hålla maskinutrusning och system tillgängliga i ett annat land. Det ska vara ett land inom EU eller ett land utanför EU som Sverige har ingått avtal med om rättsligt instrument om ömsesidigt bistånd och administrativt samarbete med rättsverkningar som motsvarar EU-reglerna (7 kap. 3 a § BFL). Med de sistnämnda länderna avses Island, Norge och Lichtenstein.

Följande tre förutsättningar måste dock vara uppfyllda för att företaget ska få förvara maskinläsbara medier och utrustning utomlands:

• Platsen ska anmälas till Skatteverket, eller till Finansinspektionen om företaget står under den myndighetens tillsyn.
• Om Skatteverket eller Tullverket begär det ska företaget omedelbart medge elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under arkiveringstiden.
• Företaget ska genom omedelbar utskrift kunna ta fram räkenskapsinformationen i Sverige.

I anmälan bör företaget bl.a. uppge den adress i utlandet där maskinläsbara medier m.m. förvaras. Anmälan bör ske senast vid den tidpunkt då räkenskapsinformationen börjar förvaras i utlandet (SKV A 2004:17 och SKV M 2005:1).

Ansöka om tillstånd om förvaring av maskinläsbara medier m.m. utomlands

Om ett företag vill förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning och system utomlands och förutsättningarna i 7 kap. 3 a § BFL inte är uppfyllda måste företaget ansöka om tillstånd till sådan förvaring hos Skatteverket (7 kap. 4 § BFL).

För att man ska få tillstånd måste det finnas särskilda skäl. Skatteverket kan förena ett sådant tillstånd med villkor och tidsbegränsa det.

Kostnads- eller effektivitetsskäl bör inte ha någon avgörande betydelse vid bedömningen av om det föreligger särskilda skäl (SKV A 2004:16 och SKV M 2005:2).

Vidare bör man göra en lämplighetsbedömning av det ansökande företaget samt av de personer eller ägargrupper som står bakom företaget. Det bör också krävas att företaget har en betryggande datasäkerhet med väl inarbetade rutiner för drift och åtkomstmöjlighet till räkenskapsinformationen, för att ett tillstånd ska medges (SKV A 2004:16 och SKV M 2005:2).

Enligt det allmänna rådet får Skatteverket förena ett tillstånd med villkor, bl.a. att företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under arkiveringstiden och att företaget utan kostnad för Skatteverket eller Tullverket ska kunna tillhandahålla räkenskapsinformationen i form av en datafil (SKV A 2004:16 och SKV M 2005:2).

Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska ansöka om tillstånd där för att få förvara maskinläsbara medier, maskinutrustning och system i andra länder än EU-länder samt vissa andra länder (7 kap. 3 a § BFL).

Tillfällig förvaring utomlands av verifikationer i pappersform

Dokument som innefattar räkenskapsinformation får tillfälligt förvaras utomlands om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed (7 kap. 3 § BFL). Bestämmelsen om tillfällig förvaring omfattar endast verifikationer i pappersformat.

Verifikation som behövs för bokföring m.m.

Som särskilda skäl för att tillfälligt förvara en handling utomlands anges i det allmänna rådet att handlingen behövs i utlandet för hantering, bearbetning eller bokföring (BFNAR 2013:2 punkt 8.5). Så är fallet om verifikationerna t.ex. skannas hos ett företag eller om reseräkningar skickas till en granskningscentral i ett annat land.

Återföra dokument som tillfälligt förvarats utomlands

När ett dokument som innefattar en verifikation tillfälligt förts utomlands för bokföring, måste dokumentet återföras till Sverige så snart arbetet med redovisningsperioden avslutats (BFNAR 2013:2 punkt 8.6). Med redovisningsperiod avses en kalendermånad eller liknande tidsperiod (BFNAR 2013:2 punkt 1.8). Om dokumentet tillfälligt har förvarats utomlands för bearbetning eller hantering ska verifikationen återföras till Sverige så snart dokumentet har tjänat sitt syfte (BFNAR 2013:2 punkt 8.6). Det innebär att det inte är tillåtet att förvara handlingen i ett annat land, t.ex. till dess att bokslutsarbetet är färdigt.

Senare återföring av dokument

Det finns en möjlighet att återföra dokumentet som förvarats utomlands senare än vad som anges i punkt 8.6, dock senast tre månader efter att handlingen fördes ut ur Sverige eller togs emot utomlands för företagets räkning (BFNAR 2013:2 punkt 8.7). För att detta ska vara möjligt krävs att följande fyra villkor är uppfyllda:

• Dokumentet förvaras i ett land inom EU eller i ett land som det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd med enligt 7 kap. 3 a § BFL.
• Det finns uppgifter om var dokumentet förvaras, t.ex. i företagets systemdokumentation.
• Företaget har omedelbar elektronisk åtkomst till dokumentet.
• Dokumentet kan vid behov omedelbart återföras till Sverige.

Om företaget senarelägger bokföringen enligt punkterna 3.6–3.9 och avser att tillfälligt förvara ett dokument utomlands med stöd av punkt 8.5 ska dokumentet förvaras i Sverige i avvaktan på bokföring, hantering och bearbetning utomlands (BFNAR 2013:2 punkt 8.8).

De särskilda skälen i punkt 8.5 omfattar inte att ett dokument som förvarats utomlands för t.ex. bokföring på nytt förs ut i samband med bokslutsarbetet. Behövs dokumentet på nytt utomlands får i stället en kopia skickas.

Verifikation som behövs för att återkräva skatt m.m.

Att en handling behövs för att man ska kunna återkräva skatt eller av något annat skäl behöver kunna uppvisas i original är särskilda skäl för att tillfälligt förvara en handling utomlands som anges i det allmänna rådet (BFNAR 2013:2 punkt 8.9). Om handlingen förs ut ska företaget spara en kopia av handlingen i Sverige. Det ska av kopian, eller på något annat sätt, framgå när och vart originalet skickades, samt i vilket syfte handlingen skickades (BFNAR 2013:2 punkt 8.10). Handlingen ska återföras till Sverige så snart den har tjänat sitt syfte (BFNAR 2013:2 punkt 8.11).

Sköta bokföringsarbetet från ett annat land

Att sköta sin bokföring i ett annat land än Sverige blir framför allt aktuellt om företaget har tillstånd av Skatteverket eller Finansinspektionen att förvara maskinläsbara medier utanför landet. Det finns emellertid vissa möjligheter att sköta det praktiska bokföringsarbetet i ett annat land även om företaget inte har något tillstånd. Det är förenligt med bokföringslagen att sköta bokföringsarbetet från en terminal i ett annat land så länge maskinutrustningen är placerad i Sverige (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 8.5–8.8).

Arkivering vid bokföring för flera verksamheter

Under vissa förutsättningar får ett företag, som avses i 6 kap. 1 § BFL, och som inte bedriver någon egen verksamhet utan som endast bedriver verksamhet gemensamt med andra företag ha en separat bokföring för varje enskild verksamhet (BFNAR 2013:2 punkt 8.12). Företaget ska löpande arkivera uppgifter om ställning och resultat i de olika verksamheterna på samma plats, men åtskild från de andra verksamheternas bokföring (BFNAR 2013:2 punkt 8.12).

Om företaget även bedriver egen verksamhet ska arkiveringen göras i anslutning till bokföringen för en sådan verksamhet (4 kap. 4 § BFL).

Hur länge ska räkenskapsinformationen sparas?

Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lättåtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § BFL). Det innebär att företaget under hela arkiveringstiden ska hålla utrustning och system för att kunna läsa räkenskapsinformationen tillgänglig i Sverige, och kunna presentera den i vanlig läsbar form eller mikroskrift.

Av kommentaren till 7 kap. 2 § BFL i 8 kap. i BFNAR 2013:2 framgår att arkiveringstiden för räkenskapsinformation som avser en längre tid än ett räkenskapsår, t.ex. avtal, räknas från utgången av det sista räkenskapsåret som informationen avser.

Förtida förstöring kräver tillstånd

Om det finns särskilda skäl får Skatteverket tillåta att ett företag förstör dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation före utgången av den lagstadgade arkiveringstiden på sju år. Skatteverkets beslut kan förenas med villkor. Skatteverket har gett ut allmänna råd och meddelande som utvecklar vad som avses med särskilda skäl.

Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska ansöka hos dem om tillstånd att få förstöra räkenskapsinformationen i förtid (7 kap. 7 § BFL).

Inträffade skador som företag inte kunnat råda över

Tillstånd att förstöra bör medges om sådana skador inträffat som företaget inte kunnat råda över, t.ex. vattenskada eller brandskada. I dessa fall krävs normalt inte att räkenskapsinformationen ska bevaras på något annat sätt (SKV A 2014:5 och SKV M 2014:5).

Räkenskapsinformation som är av särskild betydelse

För räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för att man ska kunna bedöma företagets ekonomiska förhållanden, t.ex. årsbokslut, viktiga avtal, styrelse- och bolagsstämmoprotokoll, bör tillstånd normalt inte medges (SKV A 2014:5 och SKV M 2014:5).

Tillstånd för kommuner m.fl. att förstöra räkenskapsinformation i förtid

Om det finns särskilda skäl får Skatteverket tillåta att en kommun, ett kommunalförbund eller ett landsting förstöra räkenskapsinformation före utgången av den lagstadgade arkiveringstiden på tio år (2 kap. 13 § lagen [1997:614] om kommunal redovisning).

Inträffade skador som kommunen m.fl. inte kunnat råda över

Tillstånd att förstöra material bör medges vid sådana inträffade skador som kommunen m.fl. inte kunnat råda över, t.ex. vattenskada eller brandskada. I dessa fall krävs inte att räkenskapsinformationen ska bevaras på något annat sätt (SKV A 2005:30 och SKV M 2005:26).

Arkiveringsutrymmen som medför onormalt höga arkiveringskostnader

Med särskilda skäl avses enligt det allmänna rådet bl.a. att räkenskapsinformationen för kommunen m.fl. kräver mer betydande arkiveringsutrymmen som medför onormalt höga arkiveringskostnader.

För räkenskapsinformation som förvaras på maskinläsbart medium bör man normalt inte medge tillstånd till förstöring i förtid (SKV A 2005:30 och SKV M 2005:26).

Räkenskapsinformation som är av särskild betydelse när man ska bedöma ekonomiska förhållanden

För sådan räkenskapsinformation som är av särskild betydelse när man ska bedöma kommunens, kommunalförbundets eller lanstingets ekonomiska förhållanden, t.ex. årsbokslut, viktiga avtal och styrelseprotokoll, bör tillstånd normalt inte medges (SKV A 2005:30).

Av det allmänna rådet framgår att ett tillstånd att förstöra räkenskapsinformation normalt bör förenas med krav på att uppgifterna bevaras på annat sätt under betryggande former, t.ex. på ett maskinläsbart medium, och under minst tre år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (SKV A 2005:30).

Kravet på att uppgifterna ska bevaras på ett annat sätt bör inte ställas på kassakontrollremsor och liknande räkenskapsmaterial. I dessa fall bör tillstånd om förstöring medges först sex år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (SKV A 2005:30).

Vem ansvarar för arkiveringen?

Företaget ska bevara all räkenskapsinformation, sådan utrustning och sådana system som behövs för att man ska kunna presentera räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form eller i mikroskrift (4 kap. 1 § BFL).

Arkiveringsansvarig i enskild näringsverksamhet

I en enskild näringsverksamhet är det alltid den fysiska personen som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation, utrustning och system. Om verksamheten överlåts behåller överlåtaren arkiveringsskyldigheten. Överförs räkenskapsinformationen till förvärvaren måste överlåtaren genom ett avtal försäkra sig om att han eller hon även i fortsättningen kan fullgöra sina skyldigheter mot externa granskare. Överlåtaren kan alltså inte avtala bort ansvaret för arkiveringen (BFNAR 2013:2 kommentaren till 4 kap. 1 § BFL).

Om den enskilda näringsverksamheten upphör kvarstår skyldigheten att arkivera räkenskapsinformationen m.m. till arkiveringstidens slut (BFNAR 2013:2 kommentaren till 4 kap. 1 § BFL).

Om den enskilda näringsidkaren flyttar utomlands får han eller hon inte ta med sig räkenskapsinformationen eftersom den ska förvaras i Sverige (BFNAR 2013:2 kommentaren till 4 kap. 1 § BFL). Däremot kan det finnas en möjlighet att förvara ett maskinläsbart medium, maskinutrustning och system utomlands.

Om den enskilda näringsidkaren dör övertar dödsboet ansvaret för arkiveringen. När dödsboet är skiftat finns det ingen som är ansvarig för arkiveringen av räkenskaperna (BFNAR 2013:2 kommentaren till 4 kap. 1 § BFL).

Arkiveringsansvarig i juridiska personer

I en juridisk person är det den juridiska personen som sådan som är ansvarig för arkiveringen av räkenskaperna. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personer som är ansvariga för att bokföringsskyldigheten fullgörs, t.ex. vd, styrelsen eller den som faktiskt har hanterat arkiveringen.

Utgångspunkten när andelarna i den juridiska personen överlåts är att räkenskapsinformationen följer med företaget. Företaget kan inte avtala bort ansvaret för arkiveringen. Om överlåtaren av andelarna behåller en del av räkenskapsinformationen måste företaget genom avtal säkra tillgången till räkenskapsinformationen för att fullgöra sin arkiveringsskyldighet. Även om företaget överlåter verksamheten, s.k. inkråmsöverlåtelse, behåller det överlåtande företaget räkenskapsinformationen.

Arkiveringen i ideella föreningar och stiftelser

I ideella föreningar och stiftelser och andra subjekt som är bokföringsskyldiga enligt 2 kap. 2 och 3 §§ BFL kan bokföringsskyldigheten enligt BFL upphöra även om företaget fortsätter sin verksamhet. Arkiveringsskyldigheten omfattar då tiden fram till dess att bokföringsskyldigheten upphörde. Räkenskapsinformationen ska sparas arkiveringstiden ut.

Ansvar vid likvidation

Om en juridisk person har upphört genom likvidation ansvarar likvidatorn som har medverkat vid likvidationen för räkenskapsinformationen. Om någon likvidator inte har medverkat vid likvidationen av ett handelsbolag ansvarar bolagsmännen för räkenskapsinformationen (BFNAR 2013:2 punkt 8.13).

Ansvar vid fusion

Vid en fusion mellan bolag övertar det övertagande bolaget arkiveringsskyldigheten för det överlåtande bolagets räkenskapsinformation på fusionsdagen (BFNAR 2003:2 punkt 12 och BFNAR 1999:1 punkt 25).

Ansvar vid konkurs

Ansvaret för arkiveringen av räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ligger hos konkursgäldenären. Räkenskapsinformationen för tiden före konkursen ska återlämnas till konkursgäldenären om det inte finns något hinder att göra detta (7 kap. 22 § KonkL).

Arkiveringsansvaret för räkenskapsinformationen som härrör från konkursboet ligger på konkursförvaltaren. Förvaltaren ska bevara räkenskapsmaterialet under minst sju år från utgången av det kalenderår då konkursen avslutades. I övrigt tillämpas 7 kap. bokföringslagen (7 kap. 19 § KonkL).