Vägra lämna ut en allmän handling eller lämna ut den med förbehåll

Att vägra lämna ut allmän handling till enskild

När en myndighet ska vägra lämna ut en allmän handling till en enskild finns särskilda regler.

Meddelande och information

Om en allmän handling inte kan lämnas ut eller endast kan lämnas ut med förbehåll ska den sökande meddelas detta. Meddelandet kan vara muntligt eller skriftligt.

Samtidigt med avslaget måste sökanden få information om att han eller hon har rätt att få ett skriftligt beslut och att ett sådant beslut behövs för att kunna överklaga (6 kap. 3 § andra och tredje stycket OSL).

Om den sökande godtar att handlingen inte lämnas ut behöver Skatteverket inte fatta något avslagsbeslut.

Skriftligt avslagsbeslut

En begäran om att få ett skriftligt avslagsbeslut kan göras muntligt eller skriftligt av den sökande. En muntlig begäran ska dokumenteras i en tjänsteanteckning i utlämnandeärendet.

För att ett skriftligt avslagsbeslut ska bli överklagbart måste det fattas av den tjänsteman som är behörig enligt Skatteverkets arbetsordning. Beslutet föredras av den handläggare som har upprättat beslutet.

På Skatteverkets intranät finns en sekretessrutin som beskriver hur handläggare ska hantera dessa frågor.

Enskilda kan överklaga ett beslut att inte lämna ut allmän handling.

Att vägra lämna ut uppgifter ur en allmän handling

Det är viktigt att avgöra om en begäran om att få ta del av en handling verkligen avser en allmän handling i sin helhet eller enbart vissa uppgifter ur den. Skälet till det är att det inte går att överklaga ett beslut om att inte få ut uppgifter ur en allmän handling till en enskild (jfr 6 kap. 7 § första stycket OSL). Om det är oklart vad en begäran omfattar bör den av rättsäkerhetsskäl bedömas som en begäran om att få ut en allmän handling, eftersom ett avslagsbeslut avseende allmän handling går att överklaga.

Att vägra lämna ut allmän handling till annan myndighet

Även en annan myndighet har rätt att få ett överklagbart beslut om Skatteverket vägrar att lämna ut allmänna handlingar. Det är i dessa fall lämpligt att ta kontakt med myndigheten och informera om den ansvarige handläggarens bedömning. Om myndigheten godtar bedömningen behöver någon beslutshandling inte upprättas.

Myndigheter kan överklaga ett beslut att inte lämna ut allmän handling.

En myndighet kan däremot överklaga ett beslut att inte lämna ut uppgifter ur en allmän handling (6 kap. 7 § andra stycket OSL).

Förbehåll

Att lämna ut en allmän handling eller en uppgift ur en allmän handling med förbehåll innebär att man inskränker mottagarens rätt att förfoga över handlingen eller uppgiften. Skatteverket kan till exempel hindra mottagaren från att lämna handlingen eller uppgiften vidare eller inskränka hans eller hennes rätt att utnyttja handlingen eller uppgiften.

En allmän handling eller uppgift ur en allmän handling ska lämnas ut med förbehåll om förbehållet undanröjer den skada som skulle kunna uppstå om handlingen eller uppgiften lämnades ut utan förbehåll. Det innebär att om man vid en sekretessprövning gör bedömningen att en handling/uppgift inte kan lämnas ut utan risk för skada, men att skaderisken försvinner om man ställer upp ett förbehåll, så ska det ske (10 kap 14 § första stycket OSL).

Ett förbehåll från Skatteverkets sida kan bara ställas upp om sekretessregeln i fråga innehåller ett skaderekvisit.

Inom beskattningsverksamheten råder som huvudregel absolut sekretess. Det innebär att det sällan blir fråga om att lämna ut handlingar eller uppgifter med förbehåll inom denna verksamhetsgren.

Särskilda regler gäller för utlämnande med förbehåll i domstol.

Ett beslut att lämna ut en handling med förbehåll ska fattas av den som enligt arbetsordningen är behörig att göra det. Beslutet föredras av den som upprättat beslutet.

Förbehåll när den enskilde häver sekretess

En enskild kan i de flesta fall häva sekretess som gäller till skydd för honom eller henne själv (12 kap. 2 § första stycket OSL).

Om den enskilde vill häva sekretessen för en uppgift i förhållande till en annan enskild har han eller hon rätt att göra det i kombination med ett förbehåll. Skatteverket ska då ställa upp ett sådant förbehåll när uppgiften lämnas ut (12 kap. 2 § andra stycket OSL). Detta gäller även om sekretessen är absolut. Den enskilda kan bara kräva ett förbehåll om det gäller sekretess för uppgiften (prop. 1979/80:2 Del A s. 352).

Förbehåll vid utlämnande till part, ombud m.fl.

När Skatteverket lämnar ut en uppgift till en enskild part, ställföreträdare, ombud eller biträde enligt regeln om partsinsyn i OSL (10 kap. 3 § OSL) får myndigheten ställa upp förbehåll som inskränker mottagarens rätt att lämna uppgiften vidare eller utnyttja den när den lämnas. Förbehållet får inte innebära ett förbud att använda uppgiften i ett mål eller ärende eller mot att lämna muntlig upplysning till part, ställföreträdare, ombud eller biträde (10 kap. 4 § första stycket OSL).

Förbehåll vid utlämnande till konkursförvaltare

Sekretessbelagda uppgifter i ett ärende om revision får lämnas till konkursförvaltare i en reviderads konkurs. När sådana uppgifter lämnas ut får Skatteverket ställa upp förbehåll som inskränker konkursförvaltarens rätt att lämna uppgifterna vidare eller att utnyttja dem. Förbehållet får inte innebära ett förbud att utnyttja uppgiften om den behövs för att förvaltaren ska kunna fullgöra sina skyldigheter med anledning av konkursen (27 kap. 8 § första och tredje stycket OSL).

Skatteverket ska normalt sett ställa upp förbehåll när en konkursförvaltare får uppgifter ur ett revisionsärende med anledning av en konkurs. Förbehållet ska utformas så att konkursförvaltaren endast får använda de utlämnade uppgifterna i den utsträckning det behövs för att han eller hon ska kunna fullgöra sitt uppdrag.